HAPITRE II. ANALYSE PREALABLE

Dans ce chapitre nous allons montrer comment se déroule la perception des frais scolaires au sein de l’institut du groupe scolaire MAENDELEO, mais aussi nous allons présenter les différents documents qu’on utilise dans la perception des frais  et par la suite nous allons critiquer et proposer de pistes de solutions envisagé pour le bon déroulement de la perception des frais scolaires

II. 1. La perception des frais

L’institut du GS MAENDELEO perçoit trois sortes des frais, entre autre la prime, les frais divers et le frais annexe.

1. La prime

Au sein de cette école trois catégories des primes sont perçu par rapport au degré  de élevés. C’est ainsi que pour les classes de 1^ère et 2^ème constituent le degré élémentaire, leurs primes sont fixées à 45$ par trimestre ; pour les classes de 3^ème et 4^ème qui constituent le degré moyen, leurs primes sont fixées à 47$  par trimestres et en fin, pour les classes de 5^ème et 6^ème, qui constituent le degré terminal, leurs primes sont fixées à 50$ pour le classes de 5^ème et 55$ pour les classes de 6^ème années.

1. Les frais divers

Ces frais sont reparti en plusieurs frais qui sont, entre autre, les frais d’intervention ponctuel(AP), les frais de minéral et sonas, les frais de certains imprimés ; ainsi le montant est fixé 4000fc par élevé et par an.

1. les frais annexés

Ce sont les frais qui contiennent les frais de papiers d’examens et impression de questionnaires ; ils sont fixés à  100FC  par  semestre

II.2.  Déroulement de la perception

A l’institut du GS MAENDELEO, les frais scolaire sont perçus de la manière suivante :

Voici le schéma de circulation des informations en rapport avec la perception de frais au sein de cette institution :   

En observant le schéma tracé ci-haut, nous pouvons l’interpréter de la manière suivante :

1. L’élève ou le parent se présente auprès de la perceptrice / caisse pour verser les frais scolaire ;
2. La perceptrice, à son tour, revoir l’argent versé par l’élève ou le parent, elle complète tous les documents relatifs à cette perception, puis livre le reçu à l’élève pour preuve de paiement
3. La perceptrice présente à la fin de la journée au directeur des études, entre autre le Préfet, les sommes perçus pendent la journée ainsi que tous les documents relatifs à la perception
4. Le préfet accuse réception, contrôle puis remet les documents à l’agent percepteur.

Comme nous le savons très bien,  dans notre pays le respect de l’échéance a toujours était un problème sérieux, c’est ainsi pour le paiement des frais scolaire certains parents arrivent parfois à de passer l’a date fixée pour le paiement de frais, puis l’école est obligée  de passer au recouvrement.

Pour y arriver, le bureau chargé de la perception (la caisse) et beaucoup plus envahit par les élèves retardateurs qui font la queue devant la porte du bureau pour pouvoir payer.

C’est ainsi que pour essayer dessouder ce problème de fils d’entente et aider la perceptrice de s’en sortir, l’école disponibilité trois autre personnes charger de percevoir les frais scolaires, notamment, le préfet, qui se charge de recouvrir les frais pour les classes de 1^ère et 2^ème pour les degrés élémentaires ; le proviseur qui se charge de recouvrir les frais dans les classe de 3^ème et 4^ème pour le degré moyen et le superviseur qui se charge de recevoir le frais pour les classes de 5^ème et 6^ème pour le degré terminal.

Ainsi le flux des informations devient :

  Interprétation :

• La caisse / perceptrice remet les cahiers des de perception / recouvrement auprès des agents recouvreur ; et cela au début de la journée.
• L’élevés payent chez la perceptrice, comme d’habitude.
• La perceptrice reçoit l’argent, complète le reçu et reste avec la source comme preuve de paiement puis remet le reçu à l’élève.
• L’élève va aller auprès de l’agent recouvreur qui s’occupe de classe dans laquelle il fait partie pour l’enregistrement de sons reçu dans le cahier de recouvrement
• L’agent recouvreur, à la fin de la journée, remet le document et le compte rendu auprès de la perceptrice
• La perceptrice, à son tour, remet tous les documents relatif à la perception auprès du préfet ainsi que l’argent versés pendent la journée.
• Le préfet contrôle, accuse réception puis remet les documents chez la perceptrice.

II.3. Flux de circulation d’information

• Symboles utilisés

Pour un travail scientifique, le symbole est une série d’objet qui représente une chose abstraite et son usage est conventionnel pour résigner un élément ou un objet.

Partant de ceci, nous ferons appel aux symboles reprisent dans le tableau suivants :

Symboles	Tâches
	Transmission à distance
	Document en plusieurs exemplaires
	Document en un seul exemplaire
	Tâche réalisée
	Archivage d’un document
	Transmission d’un document
	Arrivée d’un document
	Colis ou argent

ELEVE OU PARENT	AGENT OU PERCEPTEUR	PREFET DES ETUDES
100	200	300
101 Arrivée de l’élevé /parent au service de perception pour paiement de frais scolaire	201 Réception de l’élève au service de perception pour payement Archivage de frais payés	301 Réception de percepteur et de frais perçus Contrôle et Archivage des documents, signature sur les documents, pour acquise réception
102 Reception de reçu par l’élève	202 Elaboration et livraison du reçu à l’élève Conservation des souches et livraison à l’école	302 Versement des frais à la Banque
	203 Enregistrement de l’élève dans le registre de perception journalière
	204 Versement des frais à la prefecture par l’agent percepteur ainsi que la presentation des documents

• Description des tâches

Code	Poste de travail	Description
100 :	Elèves/Parents	101 : Arrivée de l’élève/Parent au service de perception pour paiement de frais 102 : Réception de reçu par l’élève/parent après paiement
200	Perception	201 : Réception de l’élève ainsi que de frais 202 : Elaboration et livraison de reçu à l’élève 203 : Enregistrement de l’élève dans le registre de perception journalière 204 : versement de frais perçu pendent la journée à la préfecture
300	Préfecture	301 : Réception du percepteur et les frais reçus, contrôle des documents 302 :   versement des frais à la banque

II.4. Critiques:

Le service de la perception de paiement de de frais scolaires au sein du groupe scolaire MAENDELEO éprouve d’énormes difficultés liées au manque des matérielles informatiques pour le traitement et le stockage des informations, en particulier les informations liées à la perception de frais scolaire.

Pendent notre décente sur terrain, nous avons pu constater que l’enregistrement de frais scolaires lors de la perception se faisait manuellement et cela dans différents  documents cités ci haut.

On a pu constater aussi que les  calculs des montants payés était fait grâce à une simple calculatrice qui  demandait quelque fois une sérieuse concentration pour éviter les erreurs de chiffres.

C’est ainsi que, nous avons constaté que lorsqu’un élève venait payer, il était obligé d’attendre que la perceptrice effectue toutes les opérations, notamment  le calcul de la somme via la calculette, l’enregistrement et la remise d’un reçu pour preuve de paiement.

En cas de réclamation suite à une erreur de la part de la perceptrice, on est obligé de parcourir tous les documents relatif à la perception, on doit, en ce moment vérifier nom par nom, classe par classe,… entrainant la fatigue et une perte de temps considérable. Si on constate un manque d’une somme d’argents, seule la perceptrice est tenu pour responsable et doit par conséquent tout rembourser vu que toutes les perceptions sont, d’office, centralisées  et passent par elle.

II.5. Solutions envisagées

• Solution Manuelle / Matérielle

Sachant que les frais scolaires constituent le nœud du bon fonctionnement de l’école, nous proposons aux autorités de l’institut du GS MAENDELEO d’améliorer les conditions de perception de fais scolaire d’où l’école doit être dotée d’un service informatique équipé d’outils informatiques en vue de faciliter les différentes opérations de perception des frais scolaires

• Solution informatique

Partant des réponses que nous avions proposées aux questions soulevées à l’introduction de notre travail, nous remarquons que l’institut du GS MAENDELEO à besoin de l’implantation d’une nouvelle technologie dans la gestion des frais scolaire payé par les élèves.

Compte tenu de l’importance de l’outil informatique dans le suivi et la bonne gestion de frais lors de la perception, nous proposons aux autorités compétentes du GS MAENDELEO de penser à l’achat d’un outil informatique, car l’usage de ce dernier permettra à l’école d’éviter et difficultés que connait l’agent percepteur dans l’exercice de ses fonctions et même toute l’école.

Ainsi la mise au point d’une base des données à implanter dans cet outil informatique permettra à cette école, en particulier le service de la perception de :

• Stocker tous les élèves inscrit dans cette école ;
• Faires la mise à jours de informations sur les élèves au début d’une nouvelle année ;
• Stocker les informations sur tous les frais scolaires payé durant l’année scolaire;
• Sauvegarder tous les données nécessaires relatives à la perception de frais scolaires ;
• Rechercher et retrouver plus rapidement les données nécessaires en cas de besoin ;
• Permettre la mise à jours des données lorsqu’il faut apporter une modification quelconque soit sur les frais à payer ;
• Effectuer des calculs le plus rapidement possible et sans erreurs

De ce fait, l’école doit penser à former ou à engager un personnel qualifié et maitrisant l’usage de ces outils matériel et logiciel pour la bonne gestion et le suivi de paiement de frais scolaires