Table de matières
Le Groupe Scolaire MAENDELEO est une école située en République Démocratique du Congo, dans la province du Sud-Kivu, dans la ville de Bukavu, dans la commune d’Ibanda, précisément dans le quartier Ndendere, dans l’Avenue Muhungu III à quelques mètres du terrain de Mukukwe en face de l’ISGEA.
Le Groupe Scolaire MAENDELEO est une école privée agréée créée en 1994 par MWENYEMALI KASILEMBO Zéphirin. A cette époque l’école avait commencée avec l’école primaire qui avait deux degrés : élémentaires et moyens (1ère, 2ème et 4ème ,5ème).
En 1995, elle parvient à ouvrier un nouveau degré, entre autre le degré final (5ème, 6ème) ;
En 2007, elle évolue et parvient à ouvrier une école secondaire avec les humanités pédagogiques ;
En 2015, elle finit par créer la section Sociale.
Vis-à-vis de sa personnalité juridique, cette école est agréée par l’arrêté ministériel MINEPSP/CABMIN/01/0040/94 du 3 Janvier 2006 pour le cycle d’orientation et par l’arrêté MINEPSP/CABMIN/0340/2006 du 9 Décembre 2006 pour la section Pédagogique.
L’école secondaire, où nous avions orienté notre sujet d’étude, est dirigée depuis sa création jusqu’à nos jours par le dénommé LUSAMBYE PASCAL.
Comme toute autre institution d’enseignement secondaire, l’institut du GS MAENDELEO se fixe comme objectif d’assurer la formation intégrale de la jeunesse en leur poussant à réfléchir intellectuellement, de faire acquérir à l’élève des connaissances générales et spécifiques afin de lui permettre d’appréhender les éléments du patrimoine culturel, national et international.
Lors de notre décente sur terrain, à l’institut du GS MAENDELEO, nous nous sommes rendus compte de c’est qui suis ;
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N° |
Désignation |
Nombres |
Etat |
Observation |
|
1 |
Salles de bureaux |
4 |
Bon |
Inachevée |
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2 |
Salles de classes |
13 |
Bon |
Inachevée |
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3 |
Installations sanitaires |
5 |
Bon |
Achevée |
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N° |
Désignation |
Nombres |
Etat |
Observation |
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1 |
Bancs |
400 |
Bon |
Inachevée |
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2 |
Tableaux |
13 |
Bon |
Achevée |
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3 |
Tables de bureaux |
4 |
Bon |
Achevée |
Vu l’organisation, l’importance et la nécessité de celle-ci, son choix organisationnel a été porté sur la structure scindée qui se traduit par l’organigramme suivant :
Nous remarquons qu’il existe une interdépendance entre les différents acteurs qui interviennent dans organigramme de l’école.
I.6.1. Description des tâches
Le promoteur est la personne qui a eu l’idée, a pris l’initiative et a mis en marche l’existence de l’école. Il contrôle le chef d’établissement et c’est lui qui a la dernière décision sur toutes les mesures prises au sein de l’institution, celui qui paie le personnel de son institution. Il répond à tous les besoins de l’institution, la politique de la mission, à des charges et autres impositions nécessitant son intervention quel que soit son absence à l’école
Il est l'autorité compétente officiellement reconnue pour gérer, administrer l'école avec l'assistance des autres membres du comité de direction et rendre compte au superviseur des écoles (entre autre l’école secondaire et l’école primaire).
Ses missions principales sont :
- Faire le suivi individualisé des élèves du point de vue éducatif et pédagogique, en liaison avec le conseiller principal d'éducation et le professeur principal ;
- Il coordonne toutes les activités au sein de l'école et veille à l'application des directives du Ministère de l'Education Nationale et de toutes les autorités hiérarchiques ;
- Il veille au respect de règles communes ;
- La coordination du travail éducatif et pédagogique en équipe ;
- La communication et mise en place du projet avec différents partenaires internes et externes à l'établissement scolaire ;
- Il est nommé et révoqué par le gestionnaire selon la loi sauf dispositions particulières ;
- Il assure le respect de l'ordre intérieur ainsi que le bon climat et la discipline au sein de l'école.
Il a comme tâches :
- Il met à jour les dossiers administratifs ;
- Il s'occupe de la réception et distribution des courriers ;
- Tenir à jour le suivi des tâches et exécuter toute autre tâche demandée à la hiérarchie ;
- Saisir et imprimer les lettres administratives ;
- Faire le rapport à la hiérarchie ;
- Indicatorier les lettres, donner des numéros aux lettres reçues et expédiées ;
- Codifier les lettres et classement des lettres ;
- Soumettre les lettres écrites au chef d'établissement pour signature.
Le service de la perception permet au chef d’Etablissement de :
Il a comme tâches :
- Il assiste/remplace le Préfet des Etudes en cas d'empêchement ;
- Il se charge d'office des tâches administratives et pédagogiques ;
- Il veille à ce que les enseignements soient bien donnés conformément au programme national ;
- Il tient aussi des réunions pédagogiques et contrôle l'enseignement au sein de l'école ;
- Le contrôle de l'application des décisions des instructions et des directives en matière d'organisation administrative ;
- L'élaboration et l'application des horaires des cours, des interrogations et des examens pour chaque année scolaire ;
- Les présences, les absences, les retards du personnel et élèves ;
- L'exécution des prévisions des matières ;
- L'organisation et l'animation des réunions pédagogiques après concertation avec le Préfet ;
- Le maintien de la discipline générale ainsi que de la propreté et de la sécurité au sein de l'école ;
- Le contrôle de la tenue des documents pédagogiques des enseignants.
Ses tâches sont les suivantes :
- Il est le patron de la discipline des élèves ;
- Il veille et maintient l'ordre et la discipline à l'école ;
- Il est secondé par des surveillants et des ouvriers pour garder la discipline une fois qu'il est empêché.
Dans ses responsabilités :
- Il est chargé de tout ce qui a trait à la discipline et rend compte au Directeur des Etudes ;
- Il veille à l'autodiscipline, c'est pourquoi la ponctualité, la conscience professionnelle, le sens de responsabilité et d'humanisme, la lucidité, la perspicacité et la compréhension lui sont exigés.
Leurs tâches sont :
- Ils ont la clé pour fournir un bon environnement pour les élèves ;
- Ils assurent un bon encadrement de leurs élèves ;
- Ils sont destinés à transmettre une connaissance de qualité aux élèves ;
- Ils doivent maintenir la discipline et l'ordre dans toute la classe ;
- Justifient les absences et retards à la direction avec d'entrer en classe ;
- Autorisent la sortie de la classe et non de l'école si les circonstances l'exigent.
Assument la propreté dans la cours ainsi que des salles de classes de cette institution, mais aussi, sont parmi eux chargé de la sécurité de l’école et de se biens pendent la nuit.
Bénéficières de l’éducation, de l’instruction et de la formation, considéré en plus en pédagogie comme étant agents principaux de l’éducation et de la formation intellectuelle, ils sont considérés comme matières premières sur lesquels les enseignants travaillent.
Le dictionnaire Le Grand Robert, encyclopédique encarta, ainsi que le dictionnaire électronique, le 36 Dictionnaires nous ont proposé les définitions ci – après, par rapport aux différents concepts débattu dans cette partie de notre travail :
- Payer : c'est réaliser une convention fixée par un accord ou par disposition légale entre deux parties et cela suivant un travail effectué par l'une de partie.
- Paiement : c'est l'action de payer.
- Frais : dépenses occasionnées par une opération quelconque.
- Perception :
Sur le plan financier, percevoir n’est rien d’autre que recueillir une somme d’argent ou encore recevoir une somme d’argent dû. Dans notre cas, percevoir les rais scolaires signifie le moyen utilisé pour recueillir une certaine somme d’argent due par les parents pendant un periode déterminé, pour faire fonctionner l’école.
- Prime :
Etymologiquement, Ce concept signifie, une somme d’argent bien fixée que l’assuré doit à l’assureur, c’est une somme d’argent versée à un salarié en plus de son salaire à titre de gratification.
Dans le cas de la RDC le primé est depuis longtemps devenu le synonyme de salaire. C’est ainsi qu’une foule de prime constitue la prime dans toutes les institutions scolaires du pays.
- Minerval
C’est un montant à verser qui est exigé par le ministère de l’enseignement pour la réhabilitation des infrastructures pendent la rentrée scolaire ; le versement de ce montent se fait souvent pendent le mois de décembre à la coordination locale.
Sont des frais prévus pour pallier aux différents risques qui peuvent survenir à l’école, versés une fois l’an.
Action de recouvrer ce qui était perdu, de rentrer en possession de quelque chose qu’on n’avait plus ; de recette de sommes dues. En plongeant cette définition dans nôtres travail, nous remarquons en effet que, le recouvrement consiste à récolter les frais aux élevés qui doivent, ou qui ne sont pas encore en règle avec la prime.
C’est l’action d’enregistrer, Inscrire, mentionner, transcrire, Consigner par écrit ; Prendre bonne note de…, constater avec l'intention de se rappeler (un acte) sur un registre ; Transcrire et fixer sur un support matériel, à l'aide de techniques et appareils divers (un phénomène à étudier, une information à conserver et à reproduire)[2].
La perception des frais scolaires au sein d'une institution scolaire, est un service de finance. Comme tout service de finance, elle exige la tenue d'un certain nombre de documents afin d'assurer le suivi surtout que vu la conjoncture actuelle de la RDC, les parents sont dans l'obligation de payer en des petites tranches et par conséquent un suivi rigoureux de l'évolution de l'état d'avancement de la paie de chaque élève s'avère impérieux. Les percepteurs De l’institut du GS MAENDELEO ne se dérobent pas de ce principe, raison pour laquelle ils tiennent, dans l'exercice de leur fonction les documents ci-dessous pour une perception claire, aisée et transparente.
Le reçu est la pièce que le percepteur remet au parent/élève qui verse de l'agent pour le paiement. Le reçu a pour rôle de servir de preuve de paiement en cas de nécessité. Voici le modèle utilisé à l’institut du GS MAENDELEO :
Comme on le constater sur ce modèle de reçu, le percepteur est obligé de :
2, marquer la date de paiement,
L’institut du GS MAENDELEO est une grande institution d'enseignement. La centralisation de la perception des frais scolaire s'avère un plus difficile dans la mesure où cette centralisation pourrait créer une lourdeur et aussi un encombrement du bureau de perception vu le nombre d’élevés potentiels payeurs qui sont les élèves de la même institution. C'est partant de ce constat que les autorités, ont stratifié la perception des frais.
Animé du souci de bonne gestion, l'administration financière de l’institut du GS MAENDELEO prévoit que l’agent percepteur puisse faire un versement des fonds perçus pendent la journée chez le préfet des études. Pour s'assurer de la clarté dans ce versement, une fiche de perception est dotée à l’agent percepteur sur laquelle il indique soigneusement le nom de chaque élève qui paie, sa classe, le montant payé, le montant restant à payer, la date, et à la fin il fait un total de tout le montant perçu pour cette date et y appose sa signature. Cette fiche est établie en deux exemplaires, une pour le préfet des études et une autre gardée par le percepteur. Voici un modèle de la fiche de perception.
Ce document enregistre toutes les opérations d’entrées-sorties au sein de l’institut du GS MAENDELEO.
Ce présent document est tenu par le chef d’établissement pour effectuer les sorties de caisse en cas de nécessité.
Le but de cette étude est d’établir un diagnostic précis sur la procédure manuelle utilisée. Les défauts et les qualités doivent être réalisés, il ne s’agit pas de vouloir tout décrire sous prétexte que les nouvelles solutions seront envisagées.
- Le moyen humain :
Comme nous l’avions souligné dans les phrases précédentes, l’institut du GS MAENDELEO dispose d’un moyen humais suffisant et capable pour mener à bien les objectifs de cette institution.
- Le moyen matériel :
Pour ce qui est de matériel, l’institut du GS MAENDELEO dispose d’un bâtiment mais du grand regret, le bâtiment n’est pas achevé et ne possède pas de bibliothèque pour les élèves, mais plutôt possède quelques manuels restant dans le bureau du préfet des études et du proviseur et réservés aux professeurs.
C’est pourquoi les autorités de cette école doivent penser à construire une bibliothèque respectant les conditions dans lesquelles les élèves, et pourquoi pas les enseignants, pourront se documenter et faire des recherches.
Etant donné que le monde évolue au rythme de l’informatique, l’institut du GS MAENDELEO doit penser à acheter des ordinateurs pour gérer ses activités automatiquement et sur place, au lieu de faire recours ailleurs pour effectuer certains travaux administratifs.
- Le moyen financière :
Comme toute institution, publique que privée, de la République Démocratique du Congo, cette institution connait aussi un problème de manque des moyens financiers. De ce fait, l’Etat congolais doit prendre en charge l’éducation.
Cette institution dispose des documents pouvant véhiculer les informations non seulement en rapport avec la perception de frais scolaire, mais aussi d’autres informations administratives sensibles et confidentielles qui doivent êtres conserver correctement.
L’école devrais penser à toujours mettre l’en-tête sur ce derniers ; un en-tête uniforme offrant les renseignements sur l’école. Nous avons remarqué et en même temps nous avions été déçu de voir qu’au 21ème siècle, les documents étaient encore tenus manuellement, c’est qui sous entent les risques d’erreurs et de fatigue lors de la saisie.
C.1. Procédure de paiement
Les étapes qui interviennent dans la perception des frais scolaires au sein de cette institution sont :
C.2. Critique de circulation des informations
Partant de notre analyse du système existant, nous avions remarqué que les outils de gestion disponible au sein de cette institution scolaire ont un impact considérable dans la gestion, le suivi et la musculation des informations.
C’est ainsi qu’il est important de fournir d’avantage au service de la perception au sein de cette école d’autres outils (matériel et immatériel) de travail pour affronter les différents risques entourent en particulier ce service.
Dans le souci de parfaire tant soit peu le système actuel de perception des frais scolaire à l’institut du GS MAENDELEO en lieu et place de la fiche en usage, pour la clarté et la facilité, nous suggérons aux autorités de cette institution de bien vouloir mettre en place de fiches imprimés à la réception de certaines informations pour faciliter aux agent recouvreurs et les épargner de travaux de traçage manuelle de ce documents.
Voici ci-dessous le model que nous proposons à l’école :
Comme nous l’avions signalé bien avant dans l’introduction de ce travail, l’institut du GS MAENDELEO est une institution où la perception des frais scolaires n’est pas automatisée. Pourtant nous somme au 21ème Siècle dominé par la révolution et l’avancée technologique et grâce à cette innovation, il est possible de se procurer un outil facile à utiliser mis au point pour la perception et le suivi de paiement des frais scolaires au sein d’une institution scolaire.
[1] Archives du GS MAENDELEO
[2] Le dictionnaire Le Grand Robert
[3] Archives de l’institut du GS MAENDELEO
[4] Archives de l’institut du GS MAENDELEO
[5] Archives de l’institut du GS MAENDELEO
[6] Idem
Afric mémoire est une plateforme web pour le partage des mémoires et TFC entre étudiants du monde entier.
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