IV METHODOLOGIES

IV.1. Type d'étude

Il s'agit d'une étude transversale descriptive à visée évaluative.

IV.2. Population d'étude

La population d'étude est constituée par :

- Cibles primaires : l'ensemble des dépôts de médicaments des centres de santé publics ou semi-publics de la commune de Kpomassè ;

- Cibles secondaires : les responsables de la gestion des MEG des centres

de santé et les commis à la vente des MEG.

IV.3. Echantillonnage

IV.3.1. Méthode d'échantillonnage

L'échantillonnage est de type non probabiliste tant pour les cibles primaires que pour les cibles secondaires.

IV.3.2. Technique d'échantillonnage

Trois techniques d'échantillonnage ont été utilisées :

- le recensement pour les dépôts de médicaments ;

- le choix raisonné pour les responsables de la gestion des médicaments au niveau des centres de santé ;

- le choix par commodité pour les commis à la vente des médicaments.

IV.3.3. Taille de l'échantillon

La taille de notre échantillon est de :

- pour les dépôts de médicaments des centres de santé : 10

- pour les responsables de la gestion des médicaments des centres de santé : 10

- pour les commis à la vente des médicaments : 10

IV.4. Techniques et outils de collecte des données

Les techniques utilisées au cours de l'étude sont :

- l'exploitation des documents ;

- l'entretien individuel ;

- l'observation.

Les outils de collecte sont une adaptation de l'Outil d'Evaluation des Indicateurs

de la Logistique et de l'Outil d'Evaluation du Système Logistique de John Snow

[9,18].

Les outils utilisés sont :

- les fiches de dépouillement ;

- les guides d'entretien individuel ;

- les grilles d'observation.

IV.5. Les variables

IV.5.1. Définitions des variables

Système logistique

C'est le circuit physique du médicament. C'est l'ensemble des procédures administratives, de gestion de l'information et des ressources, des moyens de transport, des locaux et d'installations de stockage mis en place pour permettre

au client obtenir les médicaments en quantité et de qualité suffisantes au bon moment et au bon lieu.

Sélection

C'est le choix porté sur un médicament au moment de l'expression des besoins au niveau de la formation sanitaire. Ce choix d'une gamme limitée de médicaments a un impact sur la disponibilité et l'usage rationnel des médicaments dans les services de santé. Ceci est d'autant plus important dans un contexte où les ressources sont limitées.

Quantification

C'est la détermination de la quantité de médicaments à commander. Elle

est faite selon un mode de calcul qui tient compte des quantités consommées au cours de la période écoulée ou des besoins réels (morbidité) et des schémas thérapeutiques.

Acquisition-Transport

C'est un processus incluant les achats, le transport et la réception des médicaments au dépôt de vente. Elle débute depuis la passation de la commande

à l'entrée en stock du médicament.

Stockage

Elle est la manière dont les produits sont reçus, gardés et suivis afin d'être délivrés aux patients en toute sécurité. Des outils sont utilisés à cet effet. Il s'agit

de la fiche de stock, de la fiche de positionnement et d'inventaires périodiques réalisés pour un meilleur suivi de la gestion.

Distribution

C'est la cession de médicaments d'un centre de niveau supérieur à un autre de niveau inférieur. Dans notre étude c'est l'exécution d'une commande d'un centre de santé par la commune.

Utilisation

C'est la délivrance du médicament au client. A partir du moment où il est cédé, il est supposé consommé. Elle est faite sur la base d'une prescription médicale et consignée dans un registre.

Disponibilité des MEG

C'est la présence physique du médicament dans le dépôt de vente de médicaments durant une période. C'est l'absence de rupture de stock. Le médicament doit être non périmé et à la disposition des utilisateurs.

Elle est déterminée dans cette étude par la présence des principaux MEG dans

les dépôts de vente pendant la période de six (6) mois précédant notre enquête. Les fiches de stock permettent de déterminer la durée des ruptures de stock.

Tenue des outils de gestion

Dans notre étude il s'agit du remplissage et de l'archivage des supports de gestion des médicaments. Les supports concernés sont ceux utilisés depuis l'expression des besoins jusqu'à l'utilisation du médicament.

Taux de satisfaction des commandes

C'est le taux de concordance des commandes passées et des quantités de médicaments reçues des mêmes commandes au cours des six derniers mois précédents notre étude. C'est le rapport entre les quantités reçues et quantités commandées au cours des six derniers mois.

Qualité des données

C'est la précision des données inscrites sur les outils de gestion de stock. Elle est obtenue en comparant les données des bons de commande et celles des outils de gestion de stock. Si le centre n'a pas effectué de commande on remontera aux six mois suivants.

IV.5.2. Aspects opérationnels des variables

Pour l'ensemble des variables nous nous sommes fixés des scores de cotation et des critères d'appréciation. La cotation d'un aspect est fonction de son importance parmi les aspects considérés. Elle varie de 0 à 3 ; le total des scores obtenus permettra d'apprécier la variable pour chaque centre.

Si un aspect n'est pas applicable ou nécessaire à un niveau donné on le considère comme rempli et on lui attribue le score maximum.

Pour l'ensemble de la commune, on retiendra d'abord la moyenne par aspect considéré et ensuite le total de ces moyennes donnera l'appréciation.

Sélection

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
Disponibilité de LNME	Oui=1 Non=0	2= Satisfaisant 1= Passable 0= Insatisfaisant
Utilisation de la LNME, de la CMM, ou de l'épidémiologie pour les commandes	Oui=1 Non=0

Quantification

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
Existence de supports standard	Oui=1 Non=0	7-8= Satisfaisant 5-6= Passable =4= Insatisfaisant
Utilisation de ces supports	Oui=1 Non=0
Prise en compte du SDU, des pertes, du niveau de stock	Oui=1 Non=0
Responsable de la quantification est le responsable de la gestion des MEG	Oui=1 Non=0
Périodicité des commandes (en mois)	1-3=2 <1=1 >3=0
Nombre de commandes d'urgence effectuées au cours des 6 derniers mois	0-1=2 2-3=1 >3=0

Acquisition-Transport

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
Fournisseurs agréés	Oui=1 Non=0	=8= Satisfaisant 6-7= Passable <6= Insatisfaisant
Visa des bons de commandes par le responsable du centre ou son intérimaire	Oui=1 Non=0
Satisfaction des commandes (quantités)	Oui=1 Non=0
Vérification de la quantité	Oui=1 Non=0
Vérification de la qualité	Oui=1 Non=0
Délai moyen de livraison	<7jours=1 >7jours=0
Praticabilité de la route en toute saison	Oui=1 Non=0
Transport assuré par le fournisseur ou le centre de santé	Oui=1 Non=0
Moyen de transport	Véhicule=1 Autres=0

Stockage

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
Utilisation de fiches de stock, de cahier d'inventaire, bordereau de livraison, procès verbaux de réception	Oui=3 Non=0
Rayonnage selon un type bien défini	Oui=3 Non=0
Inventaires périodiques au moins une fois par mois	Oui=3 Non=0
Nettoyage des locaux au moins 2 fois par semaine /mois (détail/gros stock)	Oui=3 Non=0
Nettoyage des étagères au moins 2 fois par semaine/mois (détail/gros stock)	Oui=3 Non=0
Suivi de la qualité des produits	Oui=1 Non=0
Existence d'une procédure de destruction des produits périmés	Oui=1 Non=0
Les produits sont disposés de telle manière que les étiquettes d'identification sont visibles	Oui=3 Non=0
Les produits sont stockés selon premier périmé premier sorti (PPPS)	Oui=3 Non=0
Les emballages sont en bon état	Oui=1 Non=0
Les produits sont à l'abri de la chaleur	Oui=1 Non=0
Les produits sont à l'abri de la lumière directe du soleil et en toute saison	Oui=1 Non=0
Les produits sont protégés de l'eau et de l'humidité	Oui=1 Non=0
Les produits endommagés et périmés sont séparés des bons produits	Oui=1 Non=0	43-45= Satisfaisant 39-42= Passable <39= Insatisfaisant
Les locaux sont exempts d'insectes et de rongeurs	Oui=1 Non=0
Les locaux sont sécurisés	Oui=1 Non=0
Existence d'une chaîne de froid fonctionnel pour les produits thermosensibles	Oui=3 Non=0
Le réfrigérateur est à 50 cm de tout objet environnant	Oui=1 Non=0
Les températures de stockage des produits sont adéquates	Oui=1 Non=0
La nature des étagères est adaptée	Oui=1 Non=0
L'espace et l'organisation sont suffisants pour permettre une bonne exécution des tâches	Oui=1 Non=0
Les produits sont rangés à 10cm au moins au dessus du sol	Oui=1 Non=0
Les produits sont rangés à 30 cm au moins des parois et des piles	Oui=1 Non=0
Les produits sont rangés sur une hauteur de 2,5 m au maximum	Oui=1 Non=0
Le matériel anti-incendie est disponible et accessible (tout article de lutte contre le feu compris)	Oui=1 Non=0
Les produits sont stockés séparément des insecticides et autres produits	Oui=1 Non=0
Existence de fiches de position	Oui=3 Non=0

Distribution

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
Existence de véhicule pour les achats et la distribution	Oui=1 Non=0	9-10= Satisfaisant 8= Passable =7= Insatisfaisant
Etat de marche du véhicule	Bon=2 Passable=1 Mauvais=0
Nombre suffisant de véhicule	Oui=1 Non=0
Pannes du véhicule non fréquentes	Oui=1 Non=0
Existence d'un système de maintenance	Oui=1 Non=0
Définition et pratique d'un type de distribution	Oui=1 Non=0
Délai moyen d'achat des MEG aux fournisseurs	<3jours=3 >3jours=0

Utilisation

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
Utilisation des ordinogrammes et algorithmes de traitement	Oui=2 Non=0	9-10= Satisfaisant 7-8= Passable =6= Insatisfaisant
Délivrance des produits uniquement sur présentation d'une ordonnance médicale	Oui=3 Non=0
Respect des règles d'hygiène lors du reconditionnement	Oui=1 Non=0
Existence d'un mécanisme de fixation des prix des produits	Oui=1 Non=0
Conformité du mécanisme de fixation des prix avec les directives nationales	Oui=3 Non=0

Tenue des outils de gestion

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
Enregistrement sans surcharge	=90%=2 75-90%=1 <75%=0	3= Satisfaisant 2= Passable =1= Insatisfaisant
Archivage correct des outils	Oui=1 Non=0

Disponibilité des principaux MEG

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
[Nombre de jours de la période x 11- nombre total de jours de ruptures pendant les 6 derniers mois pour les 11 principaux médicaments /nombre de jours de la période x 11] x 100	=90%=2 75-90%=1 <75%=0	2= Satisfaisant 1= Passable 0= Insatisfaisant

Qualité des données

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
Concordance entre les écritures des bons de commandes et des fiches de stock des principaux MEG au cours des 6 derniers mois (voir formule ci-dessous)	=90%=2 75-90%=1 <75%=0	2= Satisfaisant 1= Passable 0= Insatisfaisant

Nombre de commandes du MEG - Nombre de discordances du MEG

x 100

Nombre total de commandes du MEG

Taux de satisfaction des commandes

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation
[Rapport entre quantités reçues et quantités commandées des principaux MEG au cours des 6 derniers mois] x 100	=90%=2 90-75%=1 <75%=0	2= Satisfaisant 1= Passable 0= Insatisfaisant

Opérationnalisation de la variable système logistique

Aspects de la variable	Score	Critères d'appréciation de la performance
Sélection	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0	16-20= Bonne performance 10-15= Moyenne performance 0-9= Faible performance
Quantification	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0
Acquisition-Transport	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0
Stockage	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0
Distribution	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0
Utilisation	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0
Tenue des outils de gestion	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0
Disponibilité des MEG	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0
Qualité des données	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0
Taux de satisfaction des commandes	Satisfaisant=2 Passable=1 Insatisfaisant=0

IV.6. Déroulement de la collecte

Les outils de collecte confectionnés ont été testés dans le centre de santé

et l'hôpital de zone de Ouidah. Les difficultés rencontrées ont été recensées et prises en compte lors de la correction des outils.

La collecte des données proprement dite s'est déroulée au cours de la deuxième quinzaine du mois d'octobre 2006.

IV.7. Traitement et analyse des données

Une fois les données collectées, les fiches ont été manuellement dépouillées.

Le traitement du texte s'est fait avec le logiciel Microsoft Word. Les données

ont été traitées et analysées avec les logiciels Microsoft Excel et Epi info version

6.04.

IV.8. Considérations éthiques et déontologiques

Les participants à cette étude ont été suffisamment informés sur l'objet de l'étude. Leur participation à l'étude s'est faite sur la base d'un choix éclairé. De plus toutes les mesures ont été prises pour ne pas violer l'anonymat.

Enfin, les résultats de l'étude seront publiés et portés à la connaissance du public

y compris les participants à l'étude.

IV.9. Limites de l'étude

Les médicaments considérés pour l'appréciation de la qualité des données,

la détermination de la disponibilité et le calcul du taux de satisfaction des commandes sont les MEG de « panier ». De plus la période considérée est celle des six derniers mois précédant l'enquête c'est-à-dire d'avril à septembre 2006.

IV.10. Difficultés rencontrées

La non disponibilité des personnes ressources dans certains centres nous a amené à faire plusieurs sorties dans les dits centres.

D'autre part, les outils de gestion dans certains centres de santé ne nous ont pas permis d'avoir le taux de satisfaction des commandes et nous avons eu recours à

la CAME.