Chapitre III : GUIDE DE L’UTILISATEUR

III.1. Définition

La programmation est définie comme étant l’ensemble d’activités orientées vers la conception, la réalisation, le test et la maintenance du programme.[1]

La programmation n’est  pas une tâche simple, car elle demande beaucoup d’efforts, de sacrifice, de patience, un examen de l’esprit ainsi que les aptitudes de pouvoir bien réfléchir afin d’arriver à réaliser un bon programme facile à utiliser.

Le but essentiel d’une application est de concevoir un ensemble des programmes. Cet ensemble doit constituer un outil capable de traiter automatiquement les données qui s’effectuaient manuellement. Lors de cet épisode, on conçoit un programme qui porte solution au problème qui se pose.

Le programme est une suite d’instructions capables de résoudre un problème bien déterminé et bien connu. Il traduit un algorithme écrit dans le langage informatique reconnu pour le traitement d’une information spécifique.

Il est important de signaler qu’un programmeur c’est toute personne spécialiste capable de traduire en langage compréhensible par l’ordinateur, à partir du dossier d’analyse organique, les instructions nécessaires au traitement de l’information, de procéder aux essais et à la mise au point de ce programme spécifique.

Une instruction est un ordre qu’un programmeur ordonne à l’ordinateur pour exécution d’une tâche.

III.2. Choix du langage de programmation

Vu le développement de la technologie et  la diversité des langages de programmation étudiés, nous avons  pris décision de concevoir notre application (Logiciel de gestion automatique des paies des frais scolaires) avec Visual basic for application(VBA) sous Access.

Nous avons choisi  ce langage car étant un système de gestion de base des données relationnel(SGBDR), VBA est de même un langage utilisant la procédure événementielle. Il se sert de plusieurs éléments comme : les tables, les formulaires, les requêtes, les Etats, etc.  Dans le Microsoft Access.

III.3. Mode de l’utilisation de l’application par  l’utilisateur

Pour permettre aux usagers de cette application de connaître son fonctionnement, nous avons jugés bon de présenter en expliquant  les   fonctionnements  de quelques objets  et autres constituant l’application.

De ce fait, pour ouvrir cette base de données, il suffit de cliquer ou double-cliquez  sur l’icône de la version Access intitulé « gestion de paie des frais scolaires à l’Institut UKARIMU/ BAGIRA» selon la configuration de la souris de votre machine.

Une fenêtre  de sécurité s’ouvre ;  et  là,  vous êtes obligé de saisir le mot de passe  qui est « 1989 » ; en cliquant sur « ok »  le chargement de données  va s’ouvrir.

Lors que le mot de passe entré est mal saisi, un message d’erreur s’affiche, cliquez sur ok pour avoir la possibilité de ressaisir le vrai mot de passe.

Si le mot de passe est inconnu,  vous cliquez  sur le bouton  « Abandonner »  une boite de dialogue va s’ouvrir, en cliquant sur « oui » l’Application se Ferme.

Mais,  si le mot de passe entré est correct, le chargement de l’application va s’ouvrir.

Lors que le compteur de la barre de progression  ou du Progress Bar  atteindra 100%,  le chargement cède la place au « menu principal » de la base données qui s’affiche comme suit :

En observant l’image ci-dessus, nous remarquons qu’il y a cinq boutons : « le bouton gestion des élèves », « celui  de la gestion des percepteurs des frais », « le bouton gestion des payes des frais », «  ensuite le bouton impression des Etats », et enfin, le bouton « quitter ».

En cliquant sur le bouton gestion des élèves, une fenêtre s’affiche :

Ici, on est en face d’une fenêtre  contenant des propriétés  que l’utilisateur doit se servir pour exécuter ses besoins. Etant dans l’enregistrement, on est en face de deux boutons : le bouton  « retour » et «  enregistrer ».

Pour enregistrer, il faut que l’utilisateur remplisse toutes les cases vides des propriétés de la fenêtre ; après l’entrée des données  et en respectant les types, cliquer sur le bouton « enregistrer »

Cliquez  sur « ok » pour valider l’enregistrement. Cette procédure est valable pour toutes les fenêtres de cette application  pendant les enregistrements des nouvelles données ou unités. Mais, s’il y a une propriété ou une case de la fenêtre qui est vide ou si toutes les cases sont vides, en cliquant sur enregistrer, un message de conversion s’affiche ; cliquer sur ok pour avoir la possibilité de la complétée et d’enregistrer.

Cette procédure est la même pour  toutes les fenêtres de l’application pendant l’enregistrement et la mise à jour  (modification et  la suppression) des données.

Après enregistrement des données, si celles-ci ont été effectuées sans attention et qu’il y a eu d’erreurs ;  là, on doit faire recours à la modification ; mais aussi, si les données qui étaient enregistrées n’ont plus d’importance ou valeur ; là, il faut faire appel à la suppression.

De ce fait, pour y parvenir cliquez sur le bouton onglet  « mis à jour » selon la gestion et le besoin, une fenêtre s’ouvre :

Ici, on n’enregistre pas car nous sommes en face deux  boutons : « modifier » et «  supprimer » et un « zone de liste déroulante ». Pour modifier ou supprimer, il faut choisir dans la zone de liste déroulant  soit l’élève, le percepteur ou le frais de l’élève. Etant  dans la gestion  de paie des frais scolaire, on a ce qui suit :

Après le choix du frais de l’élève, toutes les cases  sont remplies excepté ceux de l’élève et du percepteur. Pour les affichées,  cliquez sur la zone de liste « numéro élève » et choisisse le même numéro qui y été affiché et enfin, cliquez sur la zone de liste déroulant « numéro du percepteur » et faites la même procédure comme au numéro de l’élève.  Toutes les cases seront alors remplir ; là, vous pouvez modifier ou supprimer.

Si  vous voulez modifier, après correction des toutes les erreurs enregistrées avant, cliquez sur modifier un message de confirmation de la modification s’affiche

Cliquez sur « ok » pour valider ou confirmer la modification des données enregistrés du dit frais, élève ou percepteur selon le besoin.

Si la données n’a plus de valeur ou importance dans l’application, choisissez la dans la zone de liste de choix, après l’affichage de la dernière, cliquez sur le bouton « supprimer », un message de suppression de cette donnée s’affiche :

En cliquant sur ok, un autre message d’authenticité de la suppression  de la donnée s’affiche :

Cliquez  sur « ok » pour valider et confirmer l’authenticité de suppression de la donnée. De ce fait, le donnée sera donc supprimer définitivement  et totalement dans l’application.

Pour avoir sur papier les informations concernant la paie des frais scolaires, des élèves ou des percepteur des frais ;  cliquez sur le bouton «  impression des états » une fenêtre s’affiche comme suit :

En cliquant sur n’importe quel bouton de l’aperçu des états, on est en face d’une fenêtre contenant les informations à imprimer qui se présente comme suit :

Fermer cette fenêtre et en suite, pour avoir la possibilité d’imprimer ; cliquez sur n’importe quel bouton contenant l’image de l’imprimante selon votre besoin. Une fenêtre s’affiche comme suit :

Choisissez le numéro de l’imprimante, le nombre des pages à imprimer selon la demande, et en fin cliquez sur ok pour lancer l’impression ou imprimer.

Après impression, cliquer sur « retour » pour revenir au menu principal. S’il n’y a plus d’autres activités à effectuer avec l’application, cliquer sur « quitter » pour fermer l’application, un message d’interrogation s’affiche :

Cliquer sur « non » ou « annuler » pour refuser l’interrogation ou la fermeture de  l’application.

En cliquant sur « ok » une autre fenêtre s’affiche :

Lors que le compteur de la Progress Bar affichera 0%, l’application se ferme immédiatement et sans interruption.

[1] Prof.Dr.Saint-Jean DJUNGU, op.cit.