CHAP. 2. ANALYSE DE L’EXISTANT (DEUXIEME PARTIE)

L’étude de l’opportunité appelée aussi l’étude préalable, permet de bien  comprendre le fonctionnement du système en place, pour s’y appuyer afin de justifier la réalisation de système futur.[1]

1. Présentation de la maternité

1.2.  Historique de la Maternité

L’initiative de créer une maternité à BINZA, était prise par un prêtre de la congrégation du Saint Sacrement qui, au mois de juin 1965 ; a proposé aux sœurs adoratrices du très Saint Sacrement qui étaient au service des patients atteints de la tuberculose au sanatorium ; sa proposition a été prouvée par la mère Téofana, Supérieure  Générale des sœurs adoratrices en 1966.

Les travaux de construction ont débuté au mois de septembre 1966 ; en même temps, une sœur est envoyée à l’I.S.T.M / Kinshasa, comme étudiante accoucheuse.

 En 1968, les travaux ont pris fin. Au mois d’Août 1968, la sœur Gertrude ouvre la maternité de BINZA et un médecin Italien offre gratuitement la supervision de cette structure ; la même année, une autre sœur Italienne arrive pour aider la sœur Gertrude.   En 1970, la sœur Epiphanie arrive pour rendre le même service.

 En 1972, la sœur Augusta arriva pour aider la sœur Gertrude qui tomba malade en 1974 et rentra en Italie d’urgence.

  En 1975, une demoiselle Italienne a remplacée la sœur Gertrude pour 6 mois ; au mois de décembre 1975, la sœur Gertrude à regagner son poste à la maternité.

  En 1976, la sœur Joséphine accoucheuse remplace la sœur Augusta. Vers les années 1991-1993, arriva la sœur Grazia Pensa, accoucheuse pour collaborer avec la sœur Joséphine.

Actuellement, la maternité de BINZA fonctionne en collaboration avec le Docteur LUYEYE et la sœur Justine.

1.3.  ASPECT PHYSIQUE ARCHITECTURE.

 La maternité est faite de deux grands bâtiments où se trouvent les chambres d’hospitalisation, la salle des bébés, salle d’accueil, salle  de travail, salle d’accouchement, salle de stérilisation, en plus il y a les bureaux, la buanderie, le vestiaire et le réfectoire.  Elle est bien entretenue et confortable.

1.4. CAPACITÉ D’ACCUEIL

Avec 16 salles ou chambres d’hospitalisation dont 8 salles en haut ayant chacune la capacité d’accueillir 3 personnes (3 lits par salle) ; ce qui fait  au total 24 lits. 9 lits au couloir pour couvrir le besoin des femmes qui accouchent au-delà du nombre habituel. En bas, 7 salles de 3 lits chacune ; 11 lits au couloire, une grande salle avec 7 lits ce qui fait  72 places.

1.5. Objectif de la maternité

 La maternité des sœurs adoratrices a pour but d’aider la population de NGALIEMA en particulier, et d’autres communes voisines en générale, d’accoucher à un prix vraiment raisonnable. 

1.6  Mission de la maternité

La maternité des sœurs  adoratrices a pour missions :

• d’ouvrir aux différents coins de la ville de Kinshasa, d’autres maternités mettre en place un corps médical compétent ;
• fixer un tarif raisonnable pour le traitement ;
• équiper la maternité des matériels performants.

1.7. Situation géographique

La maternité des sœurs adoratrices se  situe à BINZA – Delvaux dans la commune de NGALIEMA. Elle est limitée au nord par l’Université Pédagogique National (UPN) et Quartier Pigeon ; au sud par la route maternité, la paroisse Saint Sacrement, Institut BOBOKOLI, Météo et Palais des marbres ; à l’Est par la grande route de MATADI, Quartier SANGA-Mamba, DJELO BINZA et à l’Ouest par la chaîne de télévision DIGITAL Congo et le Quartier BOLIKANGO.

1. Gestion des Ressources

2.1. Les ressources Humaines

La maternité des sœurs adoratrices, accorde une importance  privilégiée à l’investissement humain, facteur important pour la réalisation de la mission définie préalablement par la haute hiérarchie ; l’homme demeure le moteur de la compétence, les capacités d’assimilation, et de compréhension d’orientation de gestion de maîtrise morale. Nous avons le tableau ci-après pour le décrire :

POSTES	EFFECTIF	NIVEAU D’ÉTUDE
Secrétariat	1	Gradué en science commercial
Accoucheuses  responsables	5	-   4 infirmières accoucheuses sont   A3 -        1 infirmière accoucheuse est A 2
Infirmières accoucheuses	11	- 3 infirmières accoucheuses sont A 1 -6 infirmières accoucheuses sont A 2 -4 infirmières accoucheuses sont de  A3
Filles de salle	16	-
Surveillants	12	-        1 gradué -        4 D 6 -        7 D 4

2.2.  Les ressources matérielles

                        Matériel de l’accoucheuse

Lits, thermomètre,  bassins,  tensiomètre, bande cambrure (carton), bande hygiénique (carton) ,3 lits pour la sale d’accouchement, chaises, tables, seaux, 5 boîtes des gants pour la touchée, 10 boîtes des gants d’accouchement, ciseaux, champs stérile (habit porter  par les mamans pendant le travail), poupinelle (aide pour la stérilisation des matériels), autoclave (aide pour stériliser les linges), réchaud, les pinces,…

2.3. Les équipements Informatiques

• Une imprimante HP en couleur ;
• Un ordinateur  (Marque FUJITSU)
• Pentium IV,
• Processeur  : Dual- Core CPU  20 GHZ
• Disque Dur  : 300Go
• RAM     : 2.00 Go

2.4. Les Logiciels

• Système d’exploitation : Windows 7 entreprise 32 bits
• Microsoft Office 2007
• Anti-virus : Kaspersky Internet Security
• 36 Dictionnaires et Recueils de Correspondance

1. Organigramme Général

  Source : la  Sœur responsable de la maternité

1. Organigramme Spécifique

Source : la  Sœur responsable de la maternité

1. Description des Postes de Poste

 Présentation des postes

Dans cette étape,  nous allons décrire le fonctionnement de chaque poste ; la maternité  des sœurs adoratrices est ouverte tous les jours 24 heures sur 24  avec quatre équipes du personnel de catégories  différentes : 

POSTES	TACHE
la mère supérieure de la congrégation	A le pouvoir de la prise des décisions administratives et financières.
le médecin Directeur	Il coordonne les activités de la réception et de la maternité.
La sœur responsable	Elle supervise toutes les activités de la maternité.
Secrétariat	Permet l’élaboration des statistique de naissance journalier, mensuel et annuel ; il exécute les tâches administratives.
Comptabilité	Elle s’occupe des finances de la maternité.
Accoucheuse Responsable	Dirige l’équipe des infirmières accoucheuses et des filles de salle
Infirmière  accoucheuse	s’occupe de tout ce qui a trait à la femme et au nouveau – né.
Fille de salle	Aide l’infirmière accoucheuse et s’occupe de tout ce qui a trait à la femme.
Services généraux	Regroupe en son sein des garçons et des filles de chambre, chargé de l’aspect sanitaire et de la réception, de la maternité.

CHAP. 2. ANALYSE DE L’EXISTANT

2. 1. Les éléments du Schéma Directeur

Le Schéma Directeur « est un ensemble de propositions tendant, pour une période donnée (plan à terme), à maîtriser l’informatisation d’une entreprise en fonction de sa stratégie et ses moyens »[2]

Ainsi, le schéma directeur d'une organisation a pour but de donner les orientations stratégiques de manière prospective afin de définir grossièrement l'articulation de la réalisation des principaux  objectifs  dans le temps.

Il permet ainsi de définir des priorités en termes de réalisation des objectifs et de donner une visibilité sur les ambitions de l'organisation.  Le Schéma Directeur peut dans le cas de grosses structures se décliner sous la forme d'un Schéma Stratégique (parfois Schéma Directeur Général) fédérant plusieurs schémas directeurs distincts.

Le schéma directeur est élaboré par un Comité Directeur (ou Comité stratégique) regroupant les représentants de la direction générale de l'organisation. Le Comité Directeur représente donc la Direction générale de l'entreprise pour l'ensemble des projets.

Une d’objectif partiel ne suffit pas ; l’intérêt d’un système d’information évolué vient au contraire de ce qu’il tient compte des interdépendances entre les différents sous-ensembles. Ces sous – ensembles sont les suivants : (la gestion de naissance, la gestion de morts nés)

               2.1.1 Gestion de naissance

Le système d’enregistrement des  bébés accuse trop de retard par rapport aux normes internationales. L’absence de système intégré d’enregistrement des bébés  constitue un empêchement  aux efforts  de développement, et de disposer des données nécessaires à la gestion de naissance.

Le système de statistique de naissance manque de données pertinentes concernant la dynamique démographique. Il est temps pour que la maternité de sœurs adoratrice puisse briser le silence qui entoure l’enregistrement des naissances car une naissance non enregistré ne présente aucune garantie sur le plan juridique.

              2.1.2. Gestion de morts nés

Les responsables de la maternité ne disposent pas de données et de renseignements personnels de base, nécessaires à la gestion de mort né.  Cette situation est qualifiée de scandale de l’invisibilité, car l’absence de données fiables sur les décès et leurs causes fait que la majorité de morts nés  ne sont pas comptabilisé.

                 2.2. Etude des documents

      2.2.1. Recensement des documents

La maternité des sœurs adoratrices utilise les documents ci-après, pendant et après l’accouchement :

1. la carte de consultation prénatale (CPN)
2. le cahier de registre de naissance (CRN)
3. le cahier de registre de décès (CRD)
4. le partogramme (parto)
5. l’attestation de naissance (Att. Nais.)
6. le certificat de décès (cert. Décès)
7. la facture de l’accouchement (Fac)

N°	Code	Documents	Rôle	Origine
01	CPN	Consultation Prénatale	Ce document permet un suivi évolutif de la grossesse ; mais elle est destinée à la femme.	Maman
02	CRN	Cahier  de Registre de naissance	Celui-ci enregistre toutes les opérations de la femme après l’accouchement.	Secrétariat
03	CRD	Cahier  de registre de décès	C’est un document qui permet l’enregistrement  les décès de bébés.	Sœur Responsable
04	PARTO	Partogramme	Ce document permet à l’accoucheuse de bien suivre la maman pendant son travail d’accouchement et prélever toutes les informations du travail.	L’aide accoucheuse
05	Att. Naiss.	Attestation de naissance	Ce document est propre aux nouveaux – nés ; il contient toutes ses informations.	Sœur Responsable
06	Cert. décès	Certificat de décès	Témoignage par écrit, atteste la mort  le bébé.	Sœur Responsable
07	Fac.	Facture	C’est un document qui prouve que la patiente (femme) a payé les frais de la maternité.	Service de Comptabilité

Source : Secrétariat

         2.2.2. Présentation des documents

1. Carte de consultation prénatale (CPN)

CODE RUBRIQUE	DESIGNATION	NATURE	TAILLE
NumCPN	Numéro de la carte de consultation prénatale	N	X (5)
Nomf	Nom de la femme	Alph.num	X (30)
Nomép	Nom de l’époux	Alph. num	X (30)
Fonép	Fonction de l’époux	Alph.num	X (30)
Adrf	Adresse de la femme	Alph. num	X (60)
D.d. r	Date de la dernière règle	Date	(10)
D.d.a	Date du dernier accouchement	Date	(10)
Datnaisf	Date de naissance  de la femme	Date	(10)
Datjour	Date du jour	Date	(10)
DRV	Date de rendez- vous	Date	(10)
Poidf	Poids de la femme	Alph. num	X (8)
Modac	Mode d’accouchement	Alph. num	X (30)
H U	Hauteur utérine	Alph.num	X (10)
MACP	Mois accompli	Alph. num	X (10)
DPA	Date prévue accouchement	Date	(10)
Prés.	Présentation	Alph. num	X (15)
MF	Mouvements fœtaux	Alph. num	X (25)
OBS	Observation	Alph. num	X 40)

2. Le cahier de registre

CODE RUBRIQUE	DÉSIGNATION	NATURE	TAILLE
N E A	Numéro d’enregistrement annuel	Alph num	X (5)
N E M	Numéro d’enregistrement mensuel	Alph num	X (5)
N LIT	Numéro du  lit	Num	9 (5)
DN	Date de la naissance	Date	(10)
H N	Heure de la naissance	Heure	(10)
NOM F	Nom de la femme	Alph num	X (30)
NOM M	Nom du  mari	Alph num	X (30)
PART	Participation (nombre d’accouchement)	Num	9 (3)
Poidenf	Poids de l’enfant	Alph num	X  (8)
Sexe	Sexe de l’enfant	Alph num	X (8)
ADR F	Adresse de la femme	Alph num	X (60)
Age	Age de la femme	Alph num	X  (6)
Divers	Traitement de la femme ou de l’enfant	Alph num	X (60)
Sortie	Sortie de la femme	Alph num	X (60)
Obs.	Observation	Alph num	X (60)

3. L’attestation de naissance

CODE  RUBRIQUE	DÉSIGNATION	NATURE	TAILLE
N ATT	Numéro d’attestation de naissance	Alph num	X (10)
NUMMED	Numéro médecin	Alph num	X (15)
NOMMED	Nom du médecin	Alph num	X (30)
NOMF	Nom de la femme	Alph num	X (30)
NOMEP	Nom de l’époux	Alph num	X (30)
AGF	Age de la femme	Alph num	X (6)
DATF	Date de naissance de la femme	Date	(10)
SEXENF	Sexe de l’enfant	Alph num	X (8)
POIDENF	Poids de l’enfant	Alph num	X (8)
DTAC	Date du jour de l’accouchement	Date	(10)
H ACC	Heure accouchement	Heure	(10)

4. Certificat de décès

CODE RUBRIQUE	DÉSIGNATION	NATURE	TAILLE
NCERFD	Numéro Certificat de décès	Alph num	X (10)
NUMMED	Numéro médecin	Alph num	X (15)
NOMMED	Nom du médecin	Alph num	X (30)
NOMF	Nom de la femme	Alph num	X (30)
NOMEP	Nom de l’époux	Alph num	X (30)
AGF	Age de la femme	Alph num	X (6)
DATF	Date de naissance de la femme	Date	(10)
SEXENF	Sexe de l’enfant	Alph num	X (8)
POIDENF	Poids de l’enfant	Alph num	X (8)
DTDEC	Date du décès	Date	(10)
HDEC	Heure du décès	Heure	(10)
OBS	Observation	Alphnum	X (60)

5. Facture d’accouchement

CODE RUBRIQUE	DÉSIGNATION	NATURE	TAILLE
NFACT	Numéro de la facture	Alph num	X (10)
NOMF	Nom de la femme	Alph num	X (30)
DATJ	Date du jour	Date	(10)
MONTP	Montant payé	Numérique	9 (8)
TOTP	Total à payer	Numérique	9 (8)
OBS	Observations	Alph num	X (60)

6. Le Partogramme

2.4. Synthèse de l’existant

1.  Diagramme de cas d’utilisation

 Un cas d’utilisation est une unité cohérente d’une fonctionnalité visible de l’extérieur. Il réalise un Service  de bout en bout, avec un déclenchement, un déroulement et une fin, pour l’acteur qui l’initie. Un cas d’utilisation modélise donc un service rendu par le système, sans imposer le mode de réalisation de ce service.

          Formalisme

A.  DIAGRAMME DE CAS D’UTILISATION GESTION DE NAISSANCE

	B.  DIAGRAMME DE CAS D’UTILISATION GESTION DE DECES

2. Diagramme de Séquence

Une séquence  étant un flot d’événements  réalisés  pendant un temps ;  son diagramme nous permet de  donner un pouvoir d’expression beaucoup plus fort aux différents messages échangés entre l’utilisateur et le   système par rapport au cas d’utilisation.

Formalisme

	A.  DIAGRAMME DE  SEQUENCE  GESTION DE NAISSANCE

	B.  DIAGRAMME DE  SEQUENCE  GESTION DE DECES

2.5. CRITIQUE DE L’EXISTANT

La critique de l’existant consiste à faire ressortir toutes les anomalies constatées au cours de l’étude préalable afin de déterminer leurs causes.  Elle constitue le point de départ de l’étude parce qu’elle permet de mettre en évidence les principaux problèmes liés soit   à ’insuffisance des moyens actuels. Elle  permet aussi de mettre en évidence au cours d’un projet les  dysfonctionnements de procédures et de processus.

La phase de critique constructive de l’existant va nous permettre progressivement de mieux comprendre le problème et nous suggérer des idées de solutions.

1. Diagnostic de l’existant

Ici il est question d’une critique qui consiste en une analyse stricte, un examen minutieux de la situation  observée  en vue de porter un  jugement sur le système en place.

 Une bonne critique amène a  identifié les éléments qui empêchent le système d’être performant et fiable.  Dans le diagnostic de l’existant nous soulevons les points forts et les points faibles de la situation actuelle de la maternité des Sœurs Adoratrices de Binza/ Delvaux.

Bien qu’il est difficile, en matière de gestion, d’atteindre tous les objectifs de manière  très satisfaisante, nous notons que la maternité des Sœurs  joue bien son rôle, elle compte des  agents plus ou moins compétents  et qualifies pour le travail leur assigne, mais les taches ne sont pas bien reparties, on retrouve certains agents qui font le cumul des fonctions pendant que les autres manquent à faire.

 Pour ce qui est des documents utilisés, ils sont conformes et répondent d’une manière  générale aux besoins de gestion.

Quant aux matériels existant dans cette maternité,  nous disons qu’ils sont  vétustes  et ne répondent pas aux conditions d’exploitation d’une maternité  moderne, l’unique ordinateur qui existe au secrétariat  est utilise pour des fins restreintes et ne contribue pas à la sécurisation maximale des  données ; nous signalons aussi la non qualification de quelques agents par rapport au domaine qui est le leur dans cette maternité.

1. Orientations

Bien que la solution informatique soit de plus en plus en vue, il est difficile de nous passer de la solution manuelle qui a l’emprise réelle dans notre système.

Nous suggérons :

1. La solution manuelle de réorganisation qui consiste :

• De renforcer la productivité en plaçant la personne qu’il faut a la place qu’il faut ;
•  D’acquérir des matériels tels que : les armoires avec clé sous contrôle d’un agent pour la sécurité des documents ;

•  L’acquisition des photocopieurs pour la multiplication des documents établis en prévision d’une perte éventuelle.

Cette solution dégage comme avantages :

• La garantie d’un minimum de protection des documents ;
•  Elle est moins couteuse.

Les inconvénients de cette solution sont :

• Persistance des erreurs ;
• Perte de temps lors de traitement des informations ;
• Insécurité dans la conservation des données ;
• Résultats moins fiables.

2. La solution informatique

Cette solution consiste à l’automatisation avec l’utilisation de l’outil informatique dans la gestion de cette maternité ; nous portons sur :

1. La solution informatique avec l’utilisation du MS-Excel

   Excel est un tableur intégré, il contient en plus du tableur un grapheur et un gestionnaire des données.

• Le grapheur est un programme qui permet de tracer des graphiques à partir des données d’un tableur.
• Le gestionnaire des données est un programme permettant de gérer une base de données ou un ensemble des données structurées.

Les avantages de cette solution sont :

• La manipulation interactive des tableaux numériques
• Un palliatif efficace entre les classiques et les objets

Comme inconvénients :

• Pas d’intégration des clés
•  La redondance
•  Le non structuration des données
•  L’accès séquentiel

1. La solution informatique par l’approche base de données

Cette approche permet de gérer des données structurées contenues dans des fichiers moins redondants, intégrés en un seul grand fichier partagé  par diverses applications.

Cette solution a comme avantages :

• L’occupation moindre de place en mémoire centrale
• La structuration des données
• L’indépendance des données par rapport aux programmes
• L’accès sélectif et concurrentiel aux données
• Intégration des clés
• Bonne sécurisation des données a l’aide des supports informatiques sûrs
• Utilisation accrue des normes informatiques
• Résultats très fiable et en temps opportun.

1. Choix de la meilleure  solution

Au regard des questions soulevées à la problématique et des avantages offerts par les différentes solutions examinées, nous retenons la solution informatique s’appuyant sur l’approche objet parce qu’elle garantit :

• La sécurité des informations sur des supports magnétiques qui permettront de faire un «  Back up »des documents en prévision d’un éventuel sinistre,
•  Le travail performant en évitant au maximum des erreurs et des omissions,
•  Des résultats fiables suite à un traitement en temps réel,
•  L’indépendance entre les données et les applications

[1] MABUAKA VEVE, cours, inédit,  Technique de  Bases de Données, Iss/Kin, édit 2007 -2008, G3 info.

[2] P. Morvan, dictionnaire de l’Informatique, Larousse, 1996, Page 243