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Chapitre II : ETUDE MONOGRAPHIQUE DE LA COOPEC CAHI

Dans le présent chapitre, nous allons nous focaliser sur la présentation de la  COOPEC CAHI dans son ensemble (son origine, ses différentes composantes, ses objectifs, sa mission et enfin la présentation de sa structure organisationnelle) et l’organisation des activités des ressources humaines.

II.1  LA PRESENTATION DE LA COOPEC CAHI[1]

II.1.1 Aperçu historique de la COOPEC CAHI

La première coopérative est née au Kivu en avril 1972 dans l’enceinte de l’institut supérieur de développement rural (ISDR) sous l’appellation de la coopérative d’épargne et de crédit du Kivu (COOPEC KIVU) grâce à l’effort du révérend Père Belthod SCHLIPH. La promotion très élargie que connait cette coopérative, indique à suffisance que le rôle essentiel que joue son comité est d’aider, de toutes les manières possibles, l’expérience actuelle à accroitre et à aboutir à une maturité.

S’agissant de la COOPEC CAHI, quant à elle, a été créée en 1976 sous l’initiative du révérend Père Claude MAILLARD, curé de la paroisse de CAHI à l’époque ; ses premiers membres furent les paroissiens.

Cette coopérative a fonctionné pendant 13ans (1976-1989) dans une salle de la paroisse et pendant cette période, elle a connu beaucoup de succès dans le domaine de l’épargne et de crédit.

Dans cette période, les membres atteignaient le chiffre 112 avec une épargne de zaïres 17000,00 alors que l’année sociale 1982 s’est terminée avec 631 membres avec une épargne de zaïres 307469,95 ; il y a eu 52 emprunteurs avec un montant de zaïres 60557 ,75.

De 1990 à 1993 tous les systèmes financiers au Congo à l’époque au Zaïre, ont connu d’énormes difficultés caractérisées par l’hyperinflation, l’excès de billets de banque, suivi d’une réforme monétaire qui a avorté. Dès le début de l’exercice 1994, la mise en application d’un programme d’innovation pour le fonctionnement de sauvetage permit de redynamiser quelques COOPEC y compris  celle de CAHI. Les deux dernières guerres (1996 AFDL et 1998, RCD) avec leurs conséquences sur le tissus socio-économique n’ont pas permis au nouveau programme de produire les résultats escomptés.

Ces difficultés ont obligé la COOPEC de créer le guichet de Major Vangu en commune d’Ibanda et diminuer le staff qui comptait onze personnes, six d’entre elles devaient ou du moins ont touché leur décompte final suite à une diminution de ses activités. Un agent du nom de Mazambi ILUNGA avait sollicité une mise en disponibilité pour reprendre ses études.

La COOPEC CAHI a été agréée le 10/02/1983 par l’arrêté n° 01/005/BUR/GOUREGION/83. Le forum du 28 au29 novembre 2004 tenu à l’hôtel IHUSI à Goma qui avait pour objectif de bien servir les membres et de relancer des activités de la COOPEC, a donné un nouveau souffle aux membres. (Source : Statuts de la COOPEC CAHI)

Aujourd’hui la COOPEC CAHI est très appréciée  pour ses services financiers et non financiers qu’elle offre à ses membres pour  améliorer les conditions socioéconomique à travers l’offre pérenne  de produits d’épargne, de crédit et de services non financiers de qualité, compétitifs avec serviabilité et honnêteté.(Source : Idem)

Elle est agréée par la banque centrale du Congo sous le numéro de référence Réf.: GOUV./D143/N°001137 Kinshasa, le 04 septembre 2007.

Par l’accroissement des activités coopératives et de ses fonds propres, la COOPEC CAHI est parvenue à s’acheter en date du 24 décembre 2003 une parcelle à l’Essence/Major Vangu, Numéro 242 dans laquelle elle a construit un bâtiment qui  habite le siège  depuis le mois d’Avril 2009. Le premier Juillet 2014 elle créé son agence de Walungu. Elle compte actuellement plus de 20000 membres. (Source : Ibidem)

II.1.2 La situation géographique de la COOPEC CAHI

La coopérative d’épargne et de crédit CAHI,  COOPEC CAHI en sigle, est située au numéro 242 sis sur avenue Essence Major Vangu, en commune d’Ibanda, quartier Panzi dans la ville de Bukavu à l’Est de la République Démocratique du Congo. Il est situé le long de la route reliant Bukavu à Uviraà quelques mètres du rond-point Major Vangu.

Avant 2015, le siège de la COOPEC CAHI était situé dans la ville de Bukavu en commune d’Ibanda sur avenue Mulengeza II n°03 quartier Panzi à l’Est de la RDC.

II.1.3 Objectifs et  missions de la COOPEC CAHI

  • Objectifs

            La COOPEC CAHI poursuit généralement deux objectifs qui sont :

  • La collecte de l’épargne
  • L’octroi de crédits à ses membres.

            Sa préoccupation est de promouvoir les intérêts socio-économiques des membres dans différents secteurs : social, artisanat, élevage, agriculture, habitat, projet de développement, etc.

  • Missions :

Améliorer les conditions socioéconomiques de ses membres  à travers l’offre pérenne de produits d’épargne, de crédit et de services non financiers de qualité ; compétitifs, avec serviabilité  et honnêteté.

Elle a pour objectif la promotion des intérêts économiques et sociaux de ses membres. Elle s’adonne aux buts suivants :

  • Protéger les membres contre les conséquences du chômage en les incitant à l’épargne ;
  • Octroyer aux membres des prêts à des conditions de remboursement partiel acceptable ;
  • Apprendre aux membres des pratiques élémentaires de gestion de crédit avant l’octroi
  • Créer et accroître la compétence mutuelle entre les membres de la coopérative et à travers ses services qui s’avèrent qualifiées ;
  • Soutenir les membres dans leurs activités de commerce en leur accordant des crédits pour le financement de leur activité.

II.1.4. Champ  d’action de la COOPEC CAHI[2]

La COOPEC CAHI entreprend ses activités dans la ville de Bukavu et son siège social se trouve à l’Essence/Major VANGU. A part le siège, elle détient 5 guichets et une agence qui sont contrôlés et surveillés par le siège à savoir :

  • Le guichet Essence Major Vangu (siège)
  • Le guichet CahiMulengeza (ancien siège) ;
  • Le guichet KadutuBuholo (marché de Kadutu, bâtimentMuhigirwa) ;
  • Le guichet Centre-ville sur avenue Patrice Emery LUMUMBA, bâtiment N. Kabunga) ;
  • Le guichet de Nguba sur avenue Patrice Emery Lumumba en face du collègeAlfaJiri ;
  • Le guichet de Panzikamagema au marché de kamagema, bâtiment Tomorow ;
  • L’agence de Walungu (Q. Nshesha, WalunguCentre).

II.1.5 Les grandes réalisations de la COOPEC CAHI[3]

Depuis sa création en 1976 à nos jours, la COOPEC CAHI n’a jamais fermé ses portes pour une raison ou une autre (excepté les jours des congés officiels) ; elle est toujours au service de ses membres. En voici quelques réalisations :

  • La pérennité financière et l’autosuffisance opérationnelle sont assurées à plus de 100% ;
  • Dans le cadre de la technologie nouvelle la COOPEC CAHI organise régulièrement des séances de formation, d’information et de mise à niveau de ses travailleurs ;
  • Le 16 octobre 2012, la COOPEC CAHI a signé un accord d’assistance technique avec le FPM. Cet accord avait pour objectif  de faire le diagnostic des risques, la gestion de l’actif et la gestion du crédit.
  • En 2011 la COOPEC CAHI utilisait le logiciel Loan performer (LPF) lui permettant de mieux gérer toutes les opérations effectuées par les membres au sein de l’institution.
  • Suite à de nombreuses complications du logiciel Loan performer (LPF), la COOPEC CAHI utilise maintenant le logiciel PERFECT pour une meilleure gestion des opérations effectuées par les membres au sein de la COOPEC CAHI.
  • Les bâtiments qui abritent le siège et le guichet de Mulengeza II ont été construits sur fonds propres de la COOPEC CAHI ;
  • L’organisation et l’encadrement des groupes solidaires « SEC » pour faciliter les plus démunis à l’accès au service financier. Ceci constitue un signe de lutte contre la pauvreté ;
  • La tenue régulière des Assemblées générales au cours desquelles les membres adoptent les rapports annuels et le projet de l’institution constitue la fierté démocratique des membres qui se sentent être réellement propriétaires et patrons de leur COOPEC.
  • La création de l’agence de Walungu le 1er Juillet 2014 ;
  • La COOPEC CAHI prétend descendre à l’intérieur du pays (villages) pour y relancer ses activités coopératives tout en envisageant une amélioration des conditions salariales de ses agents.

II.1.6 La structure organisationnelle

La structure d’une organisation peut êtredéfinietout  simplement comme la somme totale des moyens employés pour diviser le travail entre les tâches distinctes et pour ensuite assurer la coordination entre les tâches (Mintzberg H, 1982).

A notre avis, étudier la structure de l’organisation, c’est rechercher les organes qui assument les diverses fonctions principales, auxiliaires et de commandement  qui disposent les pouvoirs de décision correspondant. Pour comprendre la structure de la COOPEC CAH, il faut d’abord savoir comment elle fonctionne et quelles sont les parties qui la composent.

Lesrelations entre les organes de la COOPEC CAHI forment une structure qui est représentée par un organigramme. Le principe d’organisation « le travail commun par l’efficacité », nous renseigne que chacun fait ce qu’il peut mieux faire pour atteindre les meilleurs résultats possibles.

En définitive, la division du travail signifie tout simplement la répartition des tâches de manière à permettre à un employé de se spécialiser dans une tâche précise et d’augmenter par suite son efficacité et son rendement.

  • Organigramme de la COOPEC CAHI


Source :service administrationet      ressources humaines    à la COOPEC CAHI, Année 2015

II.1.7Organes et fonctionnement

II.1.7.1. L’Assemblée Générale (AG)

L’assemblée générale est l’instance suprême de la COOPEC conformément à l’article 32 de la loi n°002 du 02  février 2002 portant dispositions applicables aux coopératives d’épargne et de crédit. Elle est constituée de l’ensemble de membres pour décider de l’avenir de cette COOPEC. Elle se réunit en ordinaire une fois l’an, dans les jours qui suivent la clôture de l’exercice social pour adopter les rapports et prendre les décisions et /ou les orientations pour l’exercice suivant. La COOPEC CAHI compte à présent plus de 20100 membres dont 19000  sont actifs dans les opérations de dépôt et de retrait.

Les tâches de l’Assemblée générale se trouvent dans le statut. Elle est chargée par exemple d’orienter la politique interne et externe de la COOPEC, décider de l’affiliation ou désaffiliation à  une quelconque organisation ; bref toutes les grandes décisions de la COOPEC. C’est pourquoi elle est située au sommet de l’organisation pour dire qu’elle a le plein pouvoir sur les autres organes.

II.1.7.2. Le Conseil d’Administration (CA)

Le conseil d’Administration est composé de 5 administrateurs au minimum. L’exercice de cette fonction est incompatible avec celui de membre, du Conseil de Surveillance, de la commission de Crédit ainsi que celle de la Gérance.

Néanmoins le CA consulte dans la mesure du possible les deux organes se situant au même niveau que lui sur l’organigramme notamment le Conseil de Surveillance et de la Commission de Crédit dans l’optique de veiller au bon fonctionnement et la bonne gestion de la COOPEC surtout en matière de prêt agissant d’une collaboration avec la Commission de Crédit.

Le CA a pour mission de :

  • Nommer et révoquer le gérant sous réserves de l’avis favorable de la COOPEC Kivu ;
  • Voter le budget de fonctionnement et de l’investissement ;
  • Se prononcer en appel sur les décisions de la Commission de Crédit à l’endroit d’un membre.

II.1.7.3. Le Conseil de Surveillance (CS)

Le Conseil de Surveillance a accès à toutes les pièces et peut obtenir tous les renseignements qu’il requiert.  Il est chargé notamment de :

  • Veiller au contrôle périodique de la COOPEC par les organes compétents (AG, CA…) ;
  • Recevoir les plaintes des membres et les soumettre aux organes compétents ;
  • Entreprendre les vérifications ou les inspections des comptes, livres et opérations de la COOPEC (audit).

Sur l’organigramme, verticalement de haut en bas, l’AG a le pouvoir sur tous les organes surtout sur le CA, le CA a son tour, détient un pouvoir managérial direct sur la Gérance. Horizontalement, les organesse trouvant sur la même ligne ont des tâches distinctives mais ils doivent se consulter pour prendre la décision  qui incombe à l’autre.

Cependant, le CS  ne peut pas suspendre un employé sans avis favorable du CA qui demeure le seul organe compètent en matière de gestion de la COOPEC CAHI.

II.1.7.4. La Commission de Crédit

La Commission de Crédit est composée de trois membres élus par l’AG parmi les membres de la COOPEC ; elle se réunit une fois par mois.La Gérance assure d’office le secrétariat et assiste avec voix consultative aux réunions. La majorité des membres constitue le quorum.

Le CC a la responsabilité de gérer la distribution et le remboursement du créditconformément aux politiques et procédures définies en la matière, ses décisions sont prises à l’unanimité.

II.1.7.5. la gérance    

La gérance est assurée par un gérant, nommé par le conseil d’administration ainsi que des agents dépendants de ses services. Le conseil d’administration fixe les modalités de l’engagement et du licenciement du gérant, la nature de son contrat, le montant de sa rémunération ainsi que les autres avantages liés à son poste.

Le gérant exerce ses fonctions sous l’autorité du conseil d’administration. Par ailleurs,  il  assiste aux réunions du conseil d’administration ainsi qu’à celles de la commission du crédit, il en assume le secrétariat. Le gérant est chargé de la gestion courante de la coopérative. L’étendue de ses pouvoirs est déterminée par le règlement d’ordre intérieur.

II.1.7.6. L’audit Interne

Ce service a pour mission d’assurer un suivi exhaustif du système de contrôle interne et veille à sa cohérence à travers l’évaluation des différents niveaux de contrôle au sein de la COOPEC à travers des contrôles réguliers.

II.1.7.7. Service caisse

            Ce service s’occupe de l’enregistrement des opérations de dépôt et de retrait des espèces au sein de la COOPEC, mais aussi des opérations de remboursement des prêts accordés à ses membres.

II.1.7.8. Service comptabilité

            Il assure l’enregistrement  journalier des opérations de caisses dans des journaux comptables (Journal Caisse Retrait, Journal Caisse Dépôt, Journal des Opérations Diverses et Journal Banque). Il se charge aussi des opérations du décaissement, établissement de la balance âgée et établissement des états financiers.

II.1.7.9. Service crédit

            Ce bureau occupe une place primordiale au sein de la COOPEC ; il est  la source du revenu et fonds de la COOPEC, car celle-ci ne vit que des intérêts qui proviennent de remboursement du crédit. Il assure la supervision de l’octroi des prêts et des remboursements dans des conditions partielles reconnues dans le contrat de prêt.

II.1.7.10. Système de gestion informatisée

Il  contrôle le logiciel utilisé par la COOPECCAHI, la gestion de base de données. Ce service gère tous les outils informatiques de la COOPEC CAHI. La COOPEC CAHI utilise comme logiciel de base Loan performer, suite à de nombreuses complications de ce logiciel, il utilise à présent le PERFECT.

II.1.7.11. Agence de Walungu

Elleeffectue toutes les opérations de retrait et de dépôt des membres et octroie des crédits. L’agence de Walungu dépend du siège de la COOPEC CAHI ; toutes les décisions sont prises par le directeur gérant de cette coopérative.

II.1.8 Le service de crédit et de l’épargne[4]

II.1.8.1 Les membres

« Est membre de la COOPEC CAHI toute personne physique ou morale capable de contracter et qui souscrit et libère au moins une part sociale, signe une demande d’adhésion (sauf dans le cas d’un fondateur), s’engage à respecter le statut et le règlement intérieur de la COOPEC ensuite s’acquitter du droit d’adhésion ».[5]

La COOPEC CAHI compte actuellement plus de 20000 membres effectifs et ordinaires confondus.

  • Droits des membres

Chaque membre de la COOPEC CAHI a le droit de :

  • Participer aux assemblées générales avec droit de vote ou sans droit de vote ;
  • Se porter candidat aux divers postes de membres d’organes statutaires (CA, CS, CC,…) pour autant qu’il remplit les critères d’éligibilité ;
  • Consulter les documents prévus au règlement intérieur (pour les membres effectifs) ;
  • Accéder aux services offerts par la COOPEC ;
  • Recevoir l’information et la formation (pours les membres auxiliaires).
  • Obligations des membres

Le membre de la COOPEC CAHI a l’obligation de :

  • D’éviter tout exercice des activités contraires aux intérêts de la COOPEC ;
  • De respecter et d’appliquer le statut et le règlement intérieur de la COOPEC ;
  • De se conformer aux décisions des organes statutaires ;
  • De participer aux assemblées générales et aux autres activités de la COOPEC ;
  • De rembourser les crédits dans les termes du contrat établi.

II.1.8.2 Organisation des activités matérielles à la COOPEC CAHI

La COOPEC CAHI organise au sein de toute son institution deux activités matérielles ; notamment le service d’épargne et de crédit. Elle met en pratique plusieurs politiques pour réussir leur organisation.

II.1.8.2.1 Le service d’épargne

Il existe deux types d’épargne à la COOPEC CAHI à savoir, l’épargne ordinaire et l’épargne à terme.

L’épargne ordinaire : le montant minimum est de 5$. Cette épargne n’est pas rémunérée parce qu’elle est disponible à tout moment (dépôt à vue).

L’épargne à terme : le montant minimum est de 500$ et son échéance est de 6mois renouvelable. Cette épargne est rémunérée au taux de 1% le mois.

II.2.8.2.2 Le service de crédit[6]

Le fondement de toute coopérative se définit à partir de ses fonctions et détermine le service à rendre à ses membres et la nature de ses services varie selon le type de coopérative.

La COOPEC CAHI est une libre association des personnes unies par un lien commun et qui mettent ensemble leur épargne pour prêter à bon nombre d’entre elles qui en ont besoin pour la promotion de leurs intérêts socio-économiques afin de les amener à l’auto prise en charge. Ainsi à la COOPEC CAHI, le crédit est un service nécessaire qu’elle rend à ses membres et ne s’opère pas au hasard mais en bénéficie que ceux-là qui remplissent les conditions. Pour être éligible à un crédit, le dossier d’un membre demandeur doit répondre aux questions qui se trouvent dans un document dénommé « politique de crédit ».

  • Les conditions d’accès au crédit[7]

Pour être éligible à un prêt à la COOPEC CAHI, le membre doit remplir les conditions suivantes :

  • Etre membre effectif et épargner régulièrement pendant une période d’au moins deux semaines,
  • Etre majeur ;
  • Justifier d’une certaine régularité dans l’épargne ;
  • Avoir une bonne moralité ;
  • Ne pas avoir un crédit en retard dans une institution financière ;
  • Adresser sa demande de crédit au gérant en y précisant l’adresse, l’objet, le montant, les garanties et la durée du crédit ;
  • Les dirigeants et les employés ne peuvent obtenir des crédits à des conditions plus avantageuses que celles dont bénéficient les autres membres (art 52, loi 002/2002) ;
  • obtenir l’accord préalable de leur conjoint ;
  • Payer les frais de dossier, conformément aux dispositions de la politiques ;
  • Avoir un bon historique de crédit.
  • Les caractéristiques des produits de crédit[8]
  • Crédit ordinaire : taux d’intérêt 2,5%, durée inférieure ou égale à 12 mois avec un montant maximum de 50.000$, garantie financière de 10% du montant reçu plus d’autres garanties (immeuble, terrain, salaire, caution etc.)
  • Crédit aux groupes solidaires : taux d’intérêt de 2,5%, durée inférieure ou égale à 12mois avec un montant ne dépassant pas 500$ par membre, garantie financière de 10% du montant reçu plus caution solidaire du groupe et d’un membre de la famille ;
  • Crédit salaire : taux d’intérêt 1,5%, durée inférieure ou égale à 36 mois, quotité cessible équivalant à 1/3 du salaire, garantie financière de 10% du montant reçu, domiciliation du salaire plus l’engagement de l’employeur.
  • Crédit aux PME : taux d’intérêt 2% minimum, durée inférieure ou égale à 24mois avec un montant maximum de 50.000$, garantie financière de 10% du montant reçu plus de garantie matérielle.
  • Crédit Akibakwawote : taux d’intérêt de 3%, montant maximum de 300$, garantie financière de 10% du montant reçu.

Néanmoins, l’accès à tous ses crédits exige aussi le paiement de 1USD, des frais d’ouverture du dossier et le frais de commission s’élevé à 0,5% du crédit reçu.

II.1.9Perspectives d’avenir ou vision

La COOPEC CAHI envisage de continuer le processus d’amélioration des conditions de l’octroi de crédit et son remboursement pour faciliter le succès dans le développement harmonieux du quotidien et l’autosuffisance des membres. C’est pourquoi elle prétend descendre à l’intérieur du pays (province, territoire, villages,…) y relancer ses activités coopératives tout en envisageant une amélioration des conditions salariales de ses agents.

A cet effet, il est question de montrer que bien d’activités sont entreprises et réalisées par la COOPEC CAHI à travers cette ville de Bukavu. C’est ainsi qu’ils ont procédé à l’achat des  véhicules pour transporter  les agents aux différents guichets et agences mais aussi pour d’autres activités et services de la COOPEC CAHI. L’octroi des prêts à ses membres reste une action quotidienne.  L’informatisation de toutes les opérations de chaque bureau, la liste n’est pas exhaustive. Elle ne cesse d’améliorer et de construire sa parcelle qu’elle s’est doté pour héberger tous ses bureaux.  La mise en place  d’une politique de gestion de ressources humaines visant à améliorer les conditions de vie socio-économiques de son personnel. 

II.2 ORGANISATION DES ACTIVITES DE GRH A LA COOPEC CAHI

Comme dit précédemment,la COOPEC CAHI met en pratique des politiques de gestion des ressources humaines afin de gérer ses biens matériels. Ces activités matérielles qu’organise la COOPEC CAHI sont effectuées par une  fonction des ressources humaines.

La gestion des ressources humaines concerne toute forme d’organisation. En tant que tel, une institution de micro finance fait face aux mêmes besoins et problématiques concernant son personnel que n’importe quelle autre organisation. Cependant elle partage avec d’autres entreprises à but social la spécificité suivante : poursuivre un double objectif de résultat social et économique. Les responsablesdes institutions de micro finances doivent mettre en place des politiques et pratiques qui incitent le personnel à atteindre ses deux objectifs, bien qu’ils entrent parfois en conflit.[9]

La COOPEC CAHI organise les activités de GRH à travers ses activités. Dans ce travail, notre choix a porté sur les activités de recrutement, de formation et de rémunération.

Les entreprises sont dans leur grande majorité convaincues de leur mission formatrice. L’investissement en formation est devenu une variable stratégique propre à donner aux entreprises les meilleures chances de compétitivité ; dans leur intérêt et dans celui de leurs salariés. Les entreprises sont conscientes qu’il faut adapter sans cesse les ressources humaines à l’évolution des emplois donner à ceux qui composent la communauté de l’entreprise, les meilleures chances de réussite professionnelle et leur éviter dans la mesure du possible, les aléas de la vie économique.(CNPF,1993)

Les activités de formation s’inscrit dans un processus d’amélioration de la performance. A la COOPEC CAHI, la formation est l’un des outils de compétences.

Quant au recrutement, ses activités se font selon les critères établis, il se fait en cas de vacances des postes et aussi quand l’entreprise recherche de nouveaux éléments pour la créativité et l’innovation.

De même que la politique de rémunération s’effectue selon le contrat signé entre l’employeur et l’employé.

[1] Statuts de la COOPEC CAHI, Année 2014

[2] Calendrier de la COOPEC CAHI, Année 2015

[3] Statuts de la COOPEC CAHI,  Année 2014

[4] Politique du crédit à la COOPEC CAHI, Année 2014

[5] Statuts de la COOPEC CAHI, Année 2014

[6] Politique de crédit de la COOPEC CAHI ; Année 2014

[7] Calendrier de la COOPEC CAHI, Année 2014

[8] Calendrier de la COOPEC CAHI, Année 2014

[9] http.//.la gestion des ressources humaines dans une IMF, Année 2015

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