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CHAP 2 ANALYSE FONCTIONNELLE

2.1. PRESENTATION DE L’ECOLE[1]

2 .1 .1  Situation géographique

Le Collège Bonsomi est situé au n°4 sur l’avenue Kinanga  au quartier 4 dans la commune de N’djili, dans la ville de Kinshasa  en République Démocratique du Congo du Congo

2.1.2  Historique

Vers les années 1964 – 1965, la commune de Ndjili ne disposait d’aucune école secondaire catholique pour garçons. Aussi l’Archidiocèse a-t-il ouvert quatre classes de première année du cycle d’orientation (C.O.), dans les locaux de l’école primaire sainte Thérèse au quartier 7, afin d’éviter aux élèves de longs déplacements.

Au cours de l’année scolaire  1967 – 1968, l’Archidiocèse a confié la desserte de cette nouvelle école dénommée collège Pie XII,  à la Compagnie de Jésus. Elle fonctionnait comme extension du collège Boboto alors collège Albert 1er.  C’est en septembre 1968 que ce collège a commencé à fonctionner avec trois bâtiments dans ses propres locaux au quartier 4.

Mixte depuis 1972, date de l’ouverture de deux classes de troisième scientifique, le collège Bonsomi compte actuellement un effectif oscillant autour de 1 200 élèves dont 40 % des filles ; un personnel de 70 membres, parmi lesquels six jésuites.

Il est parmi les meilleures écoles de la République démocratique du Congo. Les résultats annuels à l’école et aux examens d’Etat sont éloquents, sans compter les prix gagnés dans divers concours de génies en herbe, d’activités culturelles, artistiques ou sportives.  BWATO (la pirogue), revue de l’école publiée trois fois par an, est une opportunité pour les élèves d’exprimer leur point de vue sur diverses questions de société : gestion du pays, éducation, société, science, etc.

2.1.3 Objectif de l’école

La formation intégrale de l’élite d’assurer un enseignement de haut qualité à la jeunesse, faire du collège une école congolaise de qualité, fait des enfants des hommes utilises à la société de domaine.

Figure 2.1. Organigramme de l’école 

2.1.4.1 Description des taches[2]    

  1. Le recteur

Premier responsable du collège, le Recteur répond, devant toute instance, de la bonne marche de l’ensemble et des lacunes. Il évalue continuellement la dynamique qui soutient l’action éducative définie dans le projet éducatif. Par de nombreuses lectures, entretiens et dialogues, il encourage tous les membres de l’équipe éducative à assumer pleinement toutes leurs obligations. 

Il est le premier responsable chargé des relations avec les parents, les autorités de l’administration publique ou du ministère de l’enseignement. Il convoque et préside tous les conseils du collège (conseil de gestion, conseil de direction, conseil de discipline, conseil pédagogique, etc). 

Il est le premier responsable de la gestion financière,  il confie les tâches d’exécution à des personnes fiables et disponibles. Il est responsable de l’organisation de l’année scolaire. Le calendrier scolaire et le plan opératoire sont des instruments utiles à cet effet. Il préside les délibérations et peut en confier la modération au directeur des études

  1. Le directeur des études

C’est le numéro deux de l’école il est le pilon de la pédagogique, il travaille en collaboration en collaboration avec le conseiller pédagogique .Son rôle  est veiller enfin que l’enseignement sois bien donnée. Conformément au programme national. Il tient ainsi des réunions pédagogiques et contrôles aussi  cotés élèves. Il établit l’horaire en tenant compte des priorités pédagogiques. Il assure la valeur académique :

  • par la supervision et le contrôle du suivi des prévisions de matière et par le respect de l’esprit des programmes scolaires ;
  • par le suivi des évaluations en cours des périodes et l’organisation des examens semestriels ;
  • par des visites de classes formelles et informelles.

Il prépare la délibération, informe le recteur sur toute irrégularité constatée, élabore les bulletins et prépare les bulletins de signalement des enseignants, à proposer au recteur.

  1. Le directeur de discipline

Ce lui qui veille et maintien de l’ordre, la sécurité au sein de l’école c’est sa tâche. C’est le patron de la discipline des élèves et il est seconde par ses surveillants de discipline, des ouvrier, sentinelles.

4 .Le conseiller pédagogie 

          Les deux conseillers pédagogiques, membres de droit des conseils du collège, sont des adjoints du directeur des études. Ils partagent certaines attributions du directeur des études et/ou reçoivent la responsabilité d’un niveau. Ils préparent les réunions pédagogiques programmées par le recteur. Ils assurent l’encadrement de nouveaux professeurs et des professeurs sous-qualifiés pédagogiques. Ils élaborent le calendrier des visites de classes à effectuer par le recteur.

  1. Le secrétaire

Le secrétaire coordonne les activités du secrétariat que lui confie le recteur ou le directeur des études. Il tient à jour les dossiers des enseignants et des élèves. Il aide le recteur pour l’engagement de nouveaux membres du personnel. Il vérifie tous les documents (bulletins des élèves, bulletins de signalement, attestations de fréquentation,..) qui doivent être soumis à la signature du recteur. 

Il tient le registre d’inscription et le registre matricule des élèves. Il traite avec les finalistes de tous les aspects liés aux examens d’Etat. Il gère les rendezvous internes et externes du recteur et veille au remplacement de ce dernier par un autre membre de la direction, si nécessaire. Il perçoit les frais scolaires et les verse, à la fin de la journée, chez le Recteur  

  1. Intendant

L’intendant supervise les travaux d’entretien de la parcelle,  de réparation des biens meubles et immeubles du collège. Il gère le personnel ouvrier et les sentinelles. Il informe le Recteur de tout problème relatif à son travail et à celui des travailleurs. De manière exceptionnelle, il peut aider le Secrétaire pour la perception des frais.

  1. Animateur spirituel

En collaboration avec les autres membres de l’équipe éducative, l’Animateur spirituel aide à la réflexion sur l’enseignement religieux et coordonne les divers groupes de réflexion. Il veille à l’organisation des activités religieuses : messes de classes, messes diverses du collège, retraites des élèves, récollections, réunions de groupes de réflexion catéchèse, libre collecte des dons pour le partage de noël et de carême, etc.

Le recteur et le directeur des études aident pour certaines tâches. L’animateur spirituel assure l’accompagnement spirituel des élèves qui le demandent. Il est aidé en cette tâche par toutes les personnes formées à l’accompagnement des jeunes.

  1. Le titulaire

Dans chaque classe, un titulaire est choisi parmi les professeurs qui y dispensent des cours, sans qu’il soit membre de la direction. Le professeur titulaire est responsable du contrôle hebdomadaire des documents des élèves, notamment le journal de classe. Il développe la connaissance personnelle des élèves de sa classe en vue de les aider dans leurs difficultés. Il avertit le recteur et le directeur des études des cas qui demandent une attention particulière. 

Il est à l’écoute des situations et aspirations des élèves de sa classe. Il consulte régulièrement les préposés de la classe : chef de classe et responsables des activités parascolaires. Il est responsable pour la préparation des documents relatifs aux résultats des élèves : vérification et copie des points dans les cahiers de communication pour les périodes, vérification et établissement des bulletins selon les décisions prises pendant les délibérations.

  1. Organes et conseils du collège

Le Conseil de gestion : il est composé des membres de la direction, d’un délégué des parents (le président du comité) et d’un délégué des enseignants. Les attributions et le mode de fonctionnement du conseil de gestion sont définis par arrêté ministériel.

Le Conseil de direction : les membres de la direction se réunissent mensuellement pour évaluer la bonne marche de l’année scolaire et traiter des questions courantes. C’est d’une certaine manière la consulte du Recteur.

Le Conseil pédagogique : il est composé des membres de la direction et de tous les enseignants. Il examine les questions pédagogiques et évalue les résultats des élèves à la fin de chaque période.

Le Conseil de discipline : le conseil de discipline se réunit pour statuer sur le cas d’un élève ou des élèves ayant commis de fautes exigeant un conseil de discipline. Il est composé des membres de la direction, du titulaire de la classe de l’élève concerné, d’un ou de deux délégués de parents.

Le Comité des parents : les parents sont représentés au collège par leur comité. Le fonctionnement, les attributions,… du comité sont définis dans leurs statuts et règlements.

  1. Les surveillants de discipline : Ce sont des collaborateurs du directeur de discipline.
  1. Les ouvriers : Ils s’occupent de la propriété de l’école.
  1. Les sentinelles : Elles s’occupent de la sécurisation du collège
  • ORGRANIGRAMME DE SERVICES CONCERNES

C’est la partie de l’organigramme concernée par notre application de

gestion de frais scolaires.

  • ETUDE DE DOCUMENTS
    • Liste des documents existants

LIBELLE

DOCUMENT

COD

E

Nb

SUPPORT

PERIODICIT.

EMETTEUR

RECEPT.

1

Reçu

RC

2

Papier

Journalière

Intendant

Elève

2

Cahier de

perception

CAPE

1

Papier

Journalière

Intendant

Préfet recouvreur

3

Cahier de

recouvrement

CAR

E

1

Papier

Journalière

Intendant

Intendant

4

Cahier de bon d’entrée

CBE

C

1

Papier

Journalière

Intendant

Préfet comptable

5

Cahier de

ventilation

CAVE

N

1

Papier

Journalière

Comptable

Préfet

Tableau 1. Liste des documents existants 

  • Présentation des documents existants
  1. Reçu

           Figure 2.3. Reçu

  1. CAHIER DE PERCEPTION DE FRAIS SCOLAIRE

DATE

ORDRE

NOM

POST NOM

&

CLASSE

RECU

MONTANT

PAYE

Total montant payé

Tableau 2. Cahier de perception de frais scolaire 

  1. CAHIER DE RECOUVRMENT

1ere trimestre

2eme trimestre

3eme  trimestre

OR

DR

E

NOM

MONTA

NT A

PAYER

DA

TE

MONTA

NT

PAYE

MONTA

NT A

PAYER

DA

TE

MONTA

NT A

PAYER

MONTA

NT A

PAYER

DA

TE

MONTA

NT A

PAYER

                                               Total :                                     Total :

                    Tableau 3. Cahier de recouvrement 

Figure 2.4. Carnet de bon de caisse

P a g e | 28

  1. Cahier de ventilations scolaires (comptabilité)
 
   

DATE

RECETTE DU JOUR

FRAIS

TECHNIQUE

ANAPECO

BUREAU

GESTIONAIRE

ACCOMPAGNEMENT

ARRIERES

F.S

AUTRES

D

C

S

D

C

S

D

C

S

D

C

S

D

C

S

D

C

S

Tableau 4. Cahier de ventilations scolaires 

Travail de fin de cycle : Gloria Dei Kasuku Konginy                    Unikin/Math Info 2014

 
   
  1. ANALYSE DES DOCUMENTS
  2. Reçu
  3. Rôle : C’est un document comptable délivré à chaque paiement ou l’on inscrit le montant payé par l’élève. Il est établi en deux exemplaires, un pour l’élève et l’autre pour l’intendant (caissier).
  4. Description :

APPLICATION :MISE

EN PLACE D’UN

SYSTEME

D’INFORMATION

SUR LA GESTION

DES FRAIS

FICHE

DESCRIPTIVE

DU

DOCUMENT :

RECU

ETUDE REALISEE PAR : KASUKU

KONGINY Gloria Dei

CODE: RC

EMETTEUR: intenda nt

RECEPTEUR: Elève

NBR COPIE : 2

SUPPORT : Papier

Rubrique

Code

Taille

Type

Rubrique remplie

Rubrique non rempli

N° Reçu

Nom et post nom

Montant paye

Motif payement

Nom de la ville

Date du jour

Montant en lettre

N° RC

NOM

MONTP

MOP

NOMVIL

DAJ

MONTL

6

25

6

20

8

8

20

AN

AN

AN

AN

AN

AN

AN

×

×

×

×

×

×

×

             

Tableau 5. Description du reçu  

  1. CAHIER DE PERCEPTION
  2. Rôle: c’est un document qui renseigne le nombre d’élèves en ordres numérique, leur montant payé ainsi que la répartition des montants
  1. Description :

APPLICATION :

LE SUIVI

INFORMATISE

DE     LA

GESTION

SCOLAIRE 

FICHE DESCRIPTIVE DOCUMENT :

cahier perception

DU

de

ETUDE REALISER PAR : KASUKU

KONGINY Gloria Dei

DATE DOCUM :

 CAPE

EMTTEUR : SE

CRETAIRE

RECEPTEUR :

NBRE Copie : 1

Préfet

SUPPORT : Papi

er

Rubrique

Code

Taille

Type

Rubrique remplie

Rubrique non remplie

Date du jour

Numéro ordre

Nom post nom

Classe

Numéro reçu

Montant payé

Total montant payé

DTJ

N° ORD

Nom post

CL

NURE

Mont P

TOT Mont P

8

3

25

12

6

6

8

AN

N

AN

AN

AN

N

N

×

×

×

×

×

×

×

Tableau 6. Description du cahier de perception 

  1. CAHIER DE RECOUVREMENT
  2. Rôle: C’est un document qui permet de Controller en vue de savoir si l’élève a soldé ou pas.
  1. Description :

APPLICATION : MISE EN PLACE D’UN SYSTEME D’INFORMATION SUR LA GESTION DES FRAIS

SCOLAIRE

FICHEDESCRIPTI

VE :

DOCUMENT : CAHIER 

DE PERCEPTION

ETUDE REALISER PAR :

KASUKU KONGINY Gloria Dei

CODE DOCUM : CARE

EMETTEUR : SECRETAIRE

RECEPTEUR : Préfet

NBR COPIE : 1

         

SUPPORT :

Papier

Rubrique

Code

Taill e

Typ

e

Rubriqu

e remplie

Rubriqu

e non

remplie

Numéro ordre

Nom et post nom

Montant à payé

Date du jour

Montant payé

Total montant payé

N°ORD

NOMPOST

MONTAP

DTJ

MONTP

TOTMONTP

3

25

6

8

6

8

N

AN

N

AN

N

N

×

×

×

×

×

×

Tableau 7. Description du cahier de recouvrement  

  1. CARNET DE VENTILLATION

a)Rôle: Ce document globalise les frais d’entrées et de sortie de la caisse.

  1. b) Description :

APPLICATION :

MISE EN PLACE D’UN SYSTEME

D’INFORMATION

SUR LA

GESTION DES

FRAIS

SCOLAIRE

FICHE DESCRIPTIVE DU

cahier de ventilation

DOCUMENT :

ETUDE REALISER PAR :

KASUKU

KONGINY

Gloria Dei

CODE DOCUM : CAVEN

EMETTEUR : SEC RETAIRE

RECEPTEUR : Pré fet

Nbre COPIE : 1

SUPPORT : Papier 

Rubrique

Code

Taille

Type

Rubrique remplie

Rubrique non remplie

Date du jour

Recette du jour

Débit

Crédit

Solde

DTJ

REJ

D

C

S

8

6

6

6

6

AN

N

N

N

N

×

×

×

×

×

Tableau 8. Description du cahier de ventilation  

2.4 ETUDE DES MOYENS DE TRAITEMENT DES INFORMATIONS

Pour que les informations soient bien traitée, des moyens suivants sont utilisés :

  • Moyens ou ressources humaines ;
  • Moyens ou ressources matérielles.
  1. Les moyens humains

Ils sont constitués par les personnels qui s’occupent de finance et concernés par la gestion des frais scolaires et tenant comptent de sa qualification.

NOMBRE

 FONCTION

QUALIFICATION

EXPERIENCE

OBSERVATION

1

Intendant

Gradué en

Science

Commerciale

10 ans

1

Secrétaire 

Gradué en

Science

Commerciale

12 ans

1

Recteur 

Licencié en Electro

Mécanique

15  ans

Tableau 9. Description de moyens humains  

  1. Les moyens matériels

Pour réaliser leur travail, le personnel concerné par le circuit de frais scolaire utilise les matériels suivants dans le tableau ci-après.

Nbr

TYPE

MARQUE

ANNEE

D’ACQUISITION

AMORTISSEMENT

ETAT

3

Machines à

écrire

Olympia

Oliveti

Electric

1972

2002

2007

Bon

Bon

Bon

4

Calculettes

Kenko

2008

Bon

2

Ordinateurs

Dell

2007

Bon

Tableau 10. Description des moyens matériels 

2.5  ETUDE DU SCHEMA DE CIRCULATION D’INFORMATIONS a) Narration

 A son arrivé, l’élève est devant l’intendant. Celui-ci perçoit les frais établit un reçu en deux copie, elle envoie l’une à direction et l’autre va chez l’élève. Il  l’enregistre d’une façon numérique dans un cahier de perception.

Le Secrétaire reçoit les informations dans le cahier pour l’enregistre dans son cahier de recouvrement pour s’avoir si l’élève solde ou non.

 A la fin de la journée, le secrétaire vérifie les cahiers : de perception et de recouvrement enfin d’enregistre le total de minerval qui a été perçu par l’intendant dans son cahier de ventilation pour enfin l’amener chez le recteur à la fin de la  journée. 

  1. Diagramme de flux

Figure 2.5. Diagramme de flux 

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  1. Matrice de flux

Poste de travail

ELEVE

INTENDANT

SECRETAIRE

RECTEUR 

ELEVE

1

Arrivé de l’élève devant l’intendant et perception de frais scolaire 

INTENDANT

2 Remise du reçu de versement de frais scolaire chez l’élève

SECRETAIRE

3

Réception des informations et enregistrement dans le cahier de recouvrement

RECTEUR

4

Acheminement de prêts journaliers chez le recteur

Tableau 11. Matrice de flux 

Travail de fin de cycle : Gloria Dei Kasuku Konginy                    Unikin/Math Info 2014

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  1. schéma de circulation d’informations

Tableau 12. Schéma de circulation d’informations  

Travail de fin de cycle : Gloria Dei Kasuku Konginy                    Unikin/Math Info 2014

Légende :

  • Acteurs

Elève

Intendant

Secrétaire

Recteur 

  • Unités de Traitements

UT1 : paiement et enregistrement de l’étudiant dans le cahier de perception de frais

UT2 : contrôle et enregistrement d’informations dans le cahier de recouvrement

UT3 : contrôle des cahiers par le recteur   

  • Documents utilisés

Frais : montant de frais scolaire à payer

Reçu : Reçu remis après paiement de frais scolaire 

PERC : cahier de perception de frais scolaire 

RECOUV : cahier de recouvrement de frais scolaire

VENT : cahier de ventilation 

BEN : cahier de bon d’entrée

  • CRITIQUE DU SYSTEME EXISTANT

Critiquer un système existant revient à dégager de façon objective ses qualités ainsi que ses défauts. 

En dépit d’énormes difficultés que font face les employés du Collège Bonsomi, ceux-ci donnent l’essentiel de ce qu’ils peuvent pour rendre un bon service sur le plan positif.

Sur le plan négatif, Nous remarquons l’absence des supports pour le traitement et la conservation des différents documents utilisés. Les documents sont souvent exposés et ne sont le plus souvent pas stockés pour une consultation future.

  • PROPOSITION DES NOUVELLES SOLUTIONS

Après ces différentes analyses, nous pensons pouvoir proposer au Collège Bonsomi une solution :

La solution informatique que nous envisageons consiste à mettre en place une application informatique qui devra intégrer l’ensemble du processus de recouvrement de frais scolaire en partant du paiement de frais scolaire, impression reçu et la gestion.

ï‚· Optimisation de la solution

Pour pallier aux différents problèmes présentés ci-haut, nous pensons qu’il est fort nécessaire d’informatiser le Collège Bonsomi, précisément le recouvrement de frais scolaire, ainsi le collège gagnera en temps, en qualité de travail, en communication avec d’autres services et en sécurité. 

Concernant notre travail, nous penserons une solution à court terme, qui est le recouvrement de frais scolaire; dans le futur nous verrons si nous pourrons proposer une solution à long terme, celle qui consistera à une intégration pour l’ensemble du collège. 

  1. Avantages de la solution

Nous avons plusieurs avantages que va offrir ce système. Le système permettra aux personnels de faire moins de tâches qu’auparavant. Ce système sera très rapide et rendra les informations plus fiables. Toutes les données seront conservés et seront toujours disponibles, les rapports seront fiables et pourront être accessible en temps voulu.

Au vu des avantages de la solution informatique, les dirigeants éprouvent une nécessité de modifier leurs méthodologies de traitement et de conservation de l’information, en optant pour cette solution.

  1. Inconvénients de la solution

L’utilisation de cette solution demande des moyens financiers énormes pour l’achat du matériel ainsi que des accessoires.

[1] www.collegebonsomi.cd

[2] idem

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