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CHAPITRE II : LA POLITIQUE DE RECOUVREMENT DE LA REGIDESO/BUKAVU

Ce chapitre va nouspermettre de présenter la REGIDESO et sa procédure de recouvrement  auprès de ces abonnés dans la ville de Bukavu.

II.1. PRESENTATION DE LA REGIDESO/SUD-KIVU

II.1.1. Localisation de la REGIDESO

La REGIDESO entant qu’entreprise commerciale à l’échelle nationale est représentée au Sud-Kivu par une Direction Provinciale dont le siège  est situé au numéro 38 sur l’avenu Maniema en commune d’Ibanda à Bukavu avec comme B.P 1327 BUKAVU. Elle comporte quatre centres d’exploitation dont celle de la ville de BUKAVU, d’UVIRA, de KILIBA et de KAMITUGA. 

II.1.2. Aperçu Historique de la REGIDESO

La REGIDESO est une institution para étatique caractère industriel, commercial et social dotée d’une personnalité juridique et soumise à un double tutelle : celle du ministère de l’énergie et celle du portefeuille.

A l’origine, la Régie de distribution d’eau était assurée de manière dispersée mais la croissance démographique et celle des villes portèrent l’Etat colonial à organiser une distribution d’eau potable.

Ainsi par le décret royal du 03 Décembre 1939 vit le jour une entreprise chargée de la distribution d’eau et d’électricité  au Congo Belge et au Rwanda-Burundi dénommée « REGIDESO ».

L’objectif de cette entreprise fut d’exploiter les services de distribution d’eau et d’électricité du Congo Belge et Rwanda-Burundi et de mener les études des travaux nécessaires à l’établissement et à l’extension des services relatifs à l’eau et à l’électricité.

En 1979, cette entreprise est scindée en deux :

  • D’une part l’exploitation du secteur de l’électricité est assurée par la société nationale d’électricité (SNEL) sur décision du 24 Avril 1978 et
  • D’autre part l’exploitation exclusive d’eau détenant ainsi le monopole de la production et de la commercialisation d’eau potable en République Démocratique du Congo (REGIDESO).

Par ailleurs, la REGIDESO comme entreprise publique, initialement créée par l’ordonnance loi n° 66-460 du 25 Août 1966 est transformée par l’article 4 de la loi n° 08/007 du 7 Juillet 2008 et par décret n°09/12 du 24 Avril 2009, en une société par actions à responsabilité limitée sous réserve des lois et règlements spécifiques ou dérogatoires et par son statut, devenu successivement « institution publique autonome »de 1933 à 1939,une « entreprise publique à caractère technique industriel »de 1939 à 1978,enfin une entreprise commerciale depuis 1978.

La REGIDESO fut installée à Bukavu en 1954 par la construction de l’usine de MURHUNDU à Kabare.

II.1.3. Objectifs de la REGIDESO

II.1.3.1. Objectifs sociaux

 Cette entreprise se fixe comme objectifs :

-   L’explication des installations annexes du captage, d’adduction et de  traitement d’eau,

-   L’étude et l’exécution des travaux d’aménagement de distribution d’eau et des installations annexes (établissement de distributions nouvelles ou extensions des distributions existantes).

II.1.3.2. Objectif commercial

La maximisation des recettes grâce à la vente d’eau potable à ses clients.

II.1.4. Ressources financières

La REGIDESO étant une entreprise publique à caractère commerciale et industrielle, distribue et commercialise l’eau potable. Elle perçoit pour son compte les recettes de la facturation de chaque abonné mais aussi des subventions de l’Etat.

II.1.5. Structure de la REGIDESO/Direction provinciale du Sud-Kivu[1]

En vue d’adopter le cadre organique de la Direction Provinciale du Sud-Kivu issu de la note de service DG nËš014 /2003 du 28 mars 2003 à l’environnement actuel de l’entreprise, le conseil d’administration lors de sa séance du 07 octobre 2008 a décidé la création de trois divisions dans cette Direction notamment la Division Technique, la Division Commerciale et la Division Administrative et Financière.

Etant donné qu’elle est régie par les dispositions générales de la loi cadre nËš 78-022 portant dispositions applicables aux Entreprises publiques, son numéro d’identification nationale est  A01918k.

II.1.6. Fonctionnement de la REGIDESO/Sud-Kivu[2]

v  DIRECTION PROVINCIALE

Elle est un organe d’organisation, de planification, de coordination et de contrôle de toutes les activités de la REGIDESO/Sud-Kivu et est  assurée par un Directeur provincial.

Le Directeur est appuyé par :

  • Le secrétariat de direction 

            Il est chargé de la réception, de l’enregistrement, de la distribution, de l’expédition et du classement des courriers et autres. Il dresse les comptes rendu et les procès-verbaux des réunions et fait rapport à la hiérarchie.

  • Le centre informatique 

. Ce centre étant un service de la direction provinciale, il est placé sous l’autorité d’un chef de service et  s’occupe de la gestion des matériels  informatiques, la gestion informatisée des cautions, des raccordements, la comptabilité générale et analytique d’exploitation, du personnel et des statistiques diverses.

  • Le pool d’audit interne

Ce Pool vérifie à des intervalles réguliers, les procédures, normes et les instructions mises en place pour  s’assurer de la sincérité et de la régularité de leur application, apporte des conseils aux gestionnaires sur les problèmes et failles constatés et formule des recommandations en vue d’une meilleure gestion de l’entreprise. Egalement, il apprécie si les ressources de l’entreprise sont utilisées de façon rationnelle et efficace :

  • Le service contrôle de gestion
  1. Rôles du contrôle de gestion
  • Il sert à s’assurer que les situations d’exécution budgétaire (exploitation, investissement et trésorerie) ainsi que les indicateurs de gestion sont préalablement établis par les gestionnaires dans le respect de la périodicité arrêtée : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
  • Il se charge d’amener les responsables à déclencher à temps des mesures correctives appropriées.
  1. Objectif du contrôle de gestion

L’objectif principal assigné à ce service est de définir les moyens, d’organiser le travail, de contrôler les réalisations, de conseiller et de former les agents.

v  LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

La division administrative et Financière est composée de deux services : le service des ressources humaines (SRH) et le service comptable et financier(SCF).

  • Service comptable et financier

Ce service s’occupe des documents comptables et financiers, de recevoir et comptabiliser toutes les recettes et dépenses qui viennent des agences. Il comprend quatre sections :

  • la section comptabilité générale 

Cette section se charge à :

  • Appliquer les notes d’instructions comptables en vigueur,
  • Vérifier l’authenticité des documents : pièces de caisse et banque,
  • Réceptionner et analyser les documents comptables mensuels des centres d’exploitation.
  • Procéder à l’enregistrement comptable dans les différents livres auxiliaires et assurer l’expédition de copies destinées au PDG,
  • Produire les états comptables et financiers de la direction provinciale.
  • la section comptabilité analytique d’exploitation 

Cette section a pour rôle de :

  • Produire les journaux des mouvements non imputés, provisoires, les états des coûts par centre de responsabilité,
  • Déterminer le coût de revient de l’eau produite par mètre cube (m3).
  • La section trésorerie

Elle a pour rôle de :

  • Rédiger les pièces de caisse : recettes et dépenses,
  • Encaisser les espèces et chèques des agences et BA et procéder après contrôle à leur versement en banque,
  • Tenir la situation de trésorerie et en élaborer les prévisions
  • Tenir les registres des bonus de prélèvement des fonds, les livres auxiliaires de caisse.
  • La section vérification des documents comptables

Elle est chargée de :

  • Réceptionner les différents documents comptables de section ;
  • Vérifier les numéros des pièces justificatives et des folios d’une façon séquentielle.
  • Service des ressources humaines(SRH)

Ce service se charge de la gestion du personnel, du recrutement jusqu’à la fin de la carrière, il assure les mouvements des travailleurs, il gère la compétence sur base des textes légaux, réglementaires et conventionnels. Ce service a quatre sections :

  • Section administration du personnel
  • Section calcul et paie de salaire
  • Section sociale et protocole
  • Section médicale
  1. a) La section administration du personnel

Cette section se charge de l’application des textes légaux, réglementaires et conventionnels ; de la réception et du traitement des courriers relatifs  à l’administration du personnel suivant les annotations du chef de service ; de l’élaboration des rapports d’activités, du processus de recrutement.

  1. b) la section calcul et paie du salaire

Elle s’occupe de l’analyse et du contrôle des documents en rapport avec la rémunération du personnel et toutes les opérations connexes, ainsi que des créditeurs sociaux  et des prêts.

  1. c) la section médicale

Cette section s’occupe du centre médical. Elle veille sur la santé de différents agents, ainsi que les membres de leurs familles

v  LA DIVISION COMMERCIALE

Cette division comprend deux services et les agences :

  • Le service vente qui a pour rôle la vente et la promotion de son produit qui est l’eau potable.
  • Le service recouvrement qui a pour rôle de récupérer les créances auprès des abonnés car l’eau de la REGIDESO est vendue à crédit.

Ø  Service vente

Le service vente comporte trois sections :

  • La section facturation

La facturation est le cheminement par le quel s’établit la consommation en quantité et en valeur de l’abonné. Elle est chargée de la mise à jour du fichier abonné, de la saisie des index, éditions des états de consommation qui facilite l’analyse de facturation, la ventilation détaillée des ventes, bordereaux de facturation, les journaux de facturation et la récapitulation des consommations par quartier.

  • La section chiffre d’affaire

Cette section comptabilise les éléments constitutifs de la facturation, c'est-à-dire le nombre d’abonnés facturés, le volume des quantités vendues, la valeur des consommations, l’impôt sur la valeur ajoutée(TVA) de 16%, la redevance compteur. Cette section élabore un tableau de répartition mensuelle des ventes et statistiques de vente.

  • La section des instances officielles(IO)

Cette section s’occupe de la gestion des abonnés dont la consommation en eau est prise en charge par le trésor public. L’Etat se charge de payer pour ces abonnés.

  • Le service recouvrement             Ce service comprend 5 sections
  • La section comptabilité abonnés : elle est chargée de la mise à jour des fichiers abonnés, de la saisie des encaissements, de la certification des brouillards des encaissements, de la correction des anomalies constatées, de l’édition des journaux de paiement (arrêté des comptes, comparaison sur encaissement, élaboration des tableaux mensuels des encaissements comptes abonnés privés. Elle analyse et exploite les documents émis par le centre informatique en matière de gestion abonnés et caution.
  • La section recouvrement : elle est chargée de recouvrer les créances au près des abonnés qui ne payent pas à temps leurs factures, de faire la ventilation des encaissements par catégorie et par ancienneté.
  • La section contrôle des recettes : elle s’occupe de la véracité du montant encaissé au niveau des agences de BA. Ceci étant pour éviter le détournement de fonds et le vol.
  • La section PVR ou PVI : elle est chargée de récupérer tous les abonnés détenant un raccordement non en service. On peut citer par exemple les abonnés coupés, sinistrés pour raison d’érosion, calamité naturelle et autres.
  • La section réclamation : elle s’occupe d’enregistrer toutes les réclamations écrites ou orales des abonnés.

Ø  Les Agences

Les agences sont les structures de base, principale source de financement. Elles sont en contact direct avec les abonnés considérés comme principaux bailleurs de fond. Dans ces dernières, il y a un chef d’agence et deux chefs de section dont l’un chargé de l’administration et l’autre de la technique. La section administrative s’occupe de la gestion des abonnés, notamment les clients demandeurs de raccordements et la section technique fait la descente sur terrain pour le mesurage, le calcul de devis à soumettre à la signature. La REGIDESO/Bukavu compte sept agences : Agence d’Ibanda, Agence kadutu, Agence de Bagira, Agence Panzi, Agence Nguba, Agence de Muhungu, Agence gros compteurs  et spéciaux et  deux bureaux auxiliaires Chipunda et place de l’indépendance.

v  DIVISION TECHNIQUE

Sa mission est de coordonner les activités de production et de distribution de l’eau potable, de l’approvisionnement et de la maintenance des équipements électromécaniques.

Elle comprend :

  • Le Service des usines

Il s’occupe de traitement des eaux et la gestion des usines.

  • Le Service distribution

Il s’occupe de la gestion du réseau de distribution de l’eau potable.

  • Le Service d’exploitation

Il assure la gestion des véhicules, du carburant et autres,

  • Les Services généraux

Ils sont chargés de l’organisation interne de l’entreprise. Ils s’occupent de la gestion du magasin, des réservoirs et gèrent le patrimoine (usine, bureaux,…).

II.2. PROCEDURE DE RECOUVREMENT DE LA REGIDESO

Dans ce point il est utile de procéder à l’analyse de processus de recouvrement qu’entreprend la REGIDESO dans la ville de Bukavu pour recouvrer ses factures aux abonnés.

II.2.1. Distribution et recouvrement des factures avec rappel

Lorsque l’abonnée est en possession de la facture de consommation d’eau, est obligé d’aller au guichet de l’agence commerciale de son lieu pour se libérer de son obligation en respectant l’échéance car il n’est plus question de recouvrement de porte à porte c’est-à-dire aller encaisser la somme due chez l’abonné.

L’échange sur le marché, le sacrifice qu’il faut consentir en contrepartie de la mise à disposition privative d’une utilité s’exprime à travers le prix qui est constitué du prix unitaire multiplié par les quantités acquises et celui-ci indique à l’agent quel montant de son revenu ou de sa fortune il doit céder pour la quantité du bien désiré.[3]

La distribution et la mise en recouvrement des factures s’effectuent donc par le responsable administratif et des ventes :

  • S’assurent, qu’ils ont toutes les factures renseignées sur bordereau de facturation de la consommation d’eau, ils rappellent les précédentes encore dues à la date de son émission ;
  • Vérifient l’exactitude de grosses ou petites factures ;
  • Repartissent les factures à distribuer en fonction du personnel disponible et de l’environnement ;
  • Consignent dans le registre les factures remises à chaque agent et lui fait signer l’accuse de réception en lui recommandant de renseigner la date de dépôt sur chaque facture distribuée ;
  • Reçoivent de l’agent le rapport de distribution du lot des factures reçues, traite les cas d’anomalies issues de la distribution des factures et remplissent la colonne « observation du registre de distribution des factures ;
  • Visitent par sondage quelques abonnés afin de s’assurer de la distribution effective des toutes les factures remises ;
  • Transmettent au responsable commercial l’extrait du registre de distribution de lot des factures, partie relative au dernier mois de factures distribuées.

II.2.2. Etablissement du plan prévisionnel de recouvrement

L’Etablissement du plan prévisionnel de recouvrement s’effectue par le chef d’agence qui :

  • Reçoit du service recouvrement de listing des impayés par tournée, la balance générales des impayés tirée trimestriellement ;
  • Examine rapidement les impayés des quartiers à ratio important ;
  • Analyse les cas des gros impayés en vue d’identifier les créances réelles et les séparer des fictives c’est-à-dire l’erreur de facturation, retard de saisie des encaissements, retard de traitements des évènements ;
  • Analyse le rapport sur taux de recouvrement par quartier et décide d’établir un planning de recouvrement sur ce quartier à base de recette ;
  • Analyse le cas des abonnés jugés à gros impayés, le recouvrement de la créance sur ces abonnés sera confié à l’équipe mobile tandis que celui des ordres sera confié aux équipes permanentes, qui iront de porte à porte ;
  • Saisie les services pour traitement des créances fictives ;
  • Choisit les quartiers cibles en fonction de paramètres ci-après :
  • Montant cible à recouvrer ;
  • Tendance cour de change ;
  • Chiffre d’affaire mensuelle ;
  • Impact des abonnés fidèles au paiement sur le résultat mensuel ;
  • Volume d’impayés ;
  • Nombre d’abonnés à contacter ;
  • Effectif disponible en agent commercial ;
  • Manière dont les abonnés de ces quartiers réagissent à la réception des avis de coupure ;
  • Période à laquelle les abonnés ciblés paient régulièrement.

II.2.3. Edition des supports hebdomadaires

Le service contrôle des recettes

  • Assure la saisie des encaissements au jour le jour ;
  • Informer le service recouvrement de la période du dernier bordereau saisie.

Dans ce cas le service de recouvrement :

  • Demande la production des balances et avis des coupures

Le service informatique quant à lui édite les balancettes, les transmets au service recouvrement ; le service de recouvrement à son tour transmet ces documents au chef d’agence qui remet les balancettes aux responsables commerciaux pour réparation aux équipes concernées après rapide vérification et sur le contenu et la date d’arrêté, et en insistant sur l’apurement des encaissements non encore saisis.

  • Nombre d’abonnés à contacter
  • Nombre d’équipes disponibles
  • Norme journalière convenue d’abonnés à contracter par équipe

La période à couvrir par le plan de recouvrement doit tenir compte du temps de balayage.[4]

Il doit établir en plus le plan d’action hebdomadaire en 5 exemplaires à repartir comme suit :

  • Service recouvrement pour planifier l’édition des supports hebdomadaires ;
  • Service contrôle de gestion pour évaluation ;
  • Affichage à l’attention du personnel de recouvrement ;
  • Classement responsable commercial ;
  • Classement chef de secteur

En fin, il notifie à chaque équipe les quartiers d’affectation pour toute la période couverte par le plan en renseignant le nombre de factures y relatives à recouvrer par semaine.

II.2.4. Action pour recouvrement

  • Action

L’action se fait par le chef d’équipe qui est l’agent commercial et devra :

  • Apurer la balancette dans les après-midi ;
  • Proposer au responsable commercial la liste des abonnés à aviser de la coupure le lendemain ;
  • Proposer au responsable commerciale la liste des abonnés à couper le lendemain, il s’agit des abonnés n’ayant pas réagi à l’avis de coupure ou n’ayant pas respecté la promesse à l’échéance.

Notons en outre que le nombre d’avis de coupure à distribuer est fonction de la manière dont les abonnés du quartier réagissent et de la possibilité de les couper tous après 24h°°

Ici le responsable commercial :

  • Approuve les listes après amendements éventuels et les remet au chef d’équipe de préférence l’après-midi ou très tôt le matin ;
  • Enregistre le total de ces deux listes sur la fiche de travail qui comprennent le nombre d’abonnés, montant total et le nombre de factures ;
  • Fait signer le chef d’équipe sur la fiche en accusant réception de ces deux listes et les avis à déposer.
  • Equipe

Au début de la journée l’équipe doit :

  • Déposer les avis de coupure tôt le matin chez les abonnés programmés. L’avis sera remis à l’abonné ou au résident en tirant courtoisement son attention sur la date prévue pour la coupure au cas où le paiement n’intervient pas avant l’expiration du délai, en cas de coupure lorsque la porte serait fermée ou l’interface serait absente, programmer de repasser ;
  • Procéder à la coupure des abonnés repris sur la liste des abonnés à couper.

Nous remarquons qu’après distribution des avis de coupure, il n’y a que deux réactions possibles de la part de l’abonné.

  • Soit il s’empresse de payer ses factures au guichet qui est l’objectif de l’action de recouvrement ;
  • Soit il fournit une information à traiter ou à gérer par les services de la REGIDESO ;
  • Promesse de paiement à une échéance convenue ;toutes les promesses seront consignées par un écrit. ;
  • Preuve de paiement ;
  • Preuve que la facture est en rectification.
  • Soit l’abonné ne réagit pas du tout auquel cas il faut procéder à la coupure.

II.2.5. Rapport journalier

A la fin de la journée, le chef d’équipe évalue l’impact de son action en procédant comme suit :

Dans la balancette il note la date des dépôts des avis de coupures à côté de chaque abonné, il apure les factures payées après dépôt de l’avis, il note la date  de promesse de paiement, il liste les factures confirmées comme étant en rectification, les abonnés ayant payés toutes les factures en prenant soin de renseigner la date de paiement et le n° d’acquit, il liste également les abonnés à interface absente et totalise leur nombre et valeur, il liste en plus les factures en rectification et totalise le nombre et valeur, il liste les abonnés n’ayant pas réagis à l’avis de coupure, il liste les promesses échues non respectées et en fin il liste les abonnés coupés le jour et totalise le nombre et valeur et en transmettre une copie à la gestion compteurs après avis du chef d’agence et responsable commercial.

  • Sur la fiche de travail par équipe
  • On recopie le total nombre de la liste des abonnés ayant toutes les factures dues sous la rubrique nombre encaissements ;
  • On recopie la somme de paiement des jours relatifs à ses quartiers de gestion sous la rubrique valeur encaissement ;
  • On recopie le total et valeur de la liste des abonnés coupés le jour sous la rubrique coupure nombre abonnés, facture et valeur ;
  • On déduit la performance technique par la proportion qui est le total par nombre encaissement et total nombre coupés sur nombre abonnés cible ;
  • On déduit la performance financière par le rapport valeur encaissement sur valeur cible.
  • Sur la fiche traitement des informations
  • On recopie le total nombre et valeur de la liste des promesses sous la rubrique promesse enregistrée ;
  • On recopie le total nombre et valeur preuves de paiement sous la rubrique preuve de paiement enregistrée ;
  • On recopie le total nombre valeur de la liste des abonnés à interfaces absentes sous la rubrique « absentes d’interface » enregistrée.

Il est à noter que ce sont les abonnés n’ayant pas réagi dans le délai aux avis de coupure et ceux n’ayant pas respecté les promesses échues qui seront repris sur la liste de coupure du lendemain.

II.2.6. Traitement des informations

  • Promesse de paiement

L’équipe de recouvrement contacte l’abonné à la promise, alors la promesse est traitée lorsque l’action aboutit :

  • Soit au paiement ;
  • Soit à la coupure.

Il est à noter que ce sont les nombres et valeurs de promesse traitées qui sont repris sous la rubrique « promesse traitée » de la fiche traitement des informations.

  • Preuves de paiement

Les preuves de paiement sont traitées à deux niveaux de la manière suivante :

  • Au niveau du secteur ou agence

Il y a confirmation de la preuve par l’existence de ses traces sur les bordereaux des encaissements ou par production d’une note de débit bancaire avec trace sur le prélèvement du compte bancaire de la REGIDESO.

Une fois confirmée, le secteur ou agence les communique à la Division commerciale, avec toutes les informations utiles à la caisse :

  • N° référence cité et code de l’abonné ;
  • Référence facture ;
  • Date de paiement ;
  • N° acquis ;
  • Page bordereau des encaissements.
  • Au niveau du service contrôle des recettes

A ce niveau on :

  • Retrouve le bordereau des encaissements, le journal des encaissements, clôture le paiement du jour ;
  • Recherche la concordance totale de bordereau avec le total journal des encaissements à la clôture de paiement du jour ; s’il y a de dis concordance, c’est qu’il y a eu erreur de saisie lettrage avec coïncidence des montants, soit il y a anomalie sur le bordereau des encaissements ;
  • En fin on passe à la correction de l’erreur ; c’est après ces étapes que le total nombre et valeur traitée sont repris sous la rubrique « preuve de paiement traitée ».
  • Absence de l’interface

L’absence de l’interface est traitée lorsque l’on recontacte l’abonné ou on lui remet l’avis de coupure et réagit suivant l’une des manières reprises ci-haut.

II.2.7. Le rapport hebdomadaire

Le rapport hebdomadaire est constitué par le cumul des rapports journaliers par équipe consolidée au niveau du secteur.

Le rapport hebdomadaire de la Direction est constitué par les situations hebdomadaires consolidées des secteurs ou agences.

II.2.8. Identification des causes de non-paiement après coupure[5]

Identification des causes de non-paiement après coupure s’effectue un jour par semaine ; la responsabilité commerciale procède à des enquêtes par familles aux points d’installation coupés de leurs quartiers respectifs pour identifier les causes de non paiements.

Il peut s’agir :

  • D’achat d’eau chez le voisin ;
  • D’une fraude ;
  • D’un abonné décédé ;
  • D’un abonné insolvable ou de mauvaise foi ;
  • D’un détournement.

En fin pour cette opération ;la responsabilité commerciale destine à cette occasion au chef de secteur, les résultats analyse et prise de décision.

  • Elle notifie au voisin les conséquences liées au fait d’approvisionner l’abonné coupé ;
  • Elle coupe efficacement et communique le cas au responsable technique ;
  • Elle propose l’apurement pour les abonnés décédés ;
  • Elle produit l’avis de mise en demeure ;
  • Elle résilie l’abonnement en cas de non réaction de l’abonné ;
  • Elle sanctionne l’agent suivant les procédures en vigueur

II.2.9. Gestion compte des abonnés

  • Justification du solde comptable et analyse des impayés par nature

La justification du solde de compte abonné consiste à fournir deux fois par an les détails des impayés par catégorie qui sont consolidés, constitue le solde du compte.

Ainsi, le solde sera justifié par la balance âgée.

Pour compléter l’analyse des impayés à la fin de l’année, il y a lieu d’établir :

  • La liste des impayés restant dus par abonné, catégorie, entité, reprenant le nom de chaque abonné, le n° de DPI, le n° de la facture par période, le montant etc. ;
  • La liste des impayés douteux et irrécupérables par entité, par catégorie et par abonné reprenant le nom de chaque abonné, le n° de DPI, le n° de la facture par période, le montant etc. ;
  • La liste des impayés totaux par entités décentralisées en FC historique, FC actualisés et en USD par abonné, facture et par année ;
  • L’Etat de la TVA à reverser ;
  • Relevé mensuel des comptes

A un mois donné pour lequel les mouvements de facturation et d’encaissement ont été certifiés, le chef de service commercial et le comptable abonnés établissent le relevé mensuel de compte. Le service commercial établira chaque mois la balance âgée.

La balance âgée est un des outils essentiels du service crédit management.

C’est un document qui réparti dans le temps les créances du service de chacun des clients, en prenant en compte les retards de paiement selon leurs anciennetés.

L’encours d’un client et de sa décomposition en partie non échue. Le terme balance âgée est explicite. Les créances y apparaissent classées en fonction de leur âge.

Un usage intéressant qui peut être faite de la balance âgée consiste à déterminer le montant probable de ces créances qui demeureront impayés après un certain délai et qui ne peuvent être nécessairement irrécupérables requièrent néanmoins la constitution d’une provision pour créances douteuses.

  • Certification des mouvements de facturation

Le chef de service commercial transmet au responsable du chiffre d’affaires les indexes factures normales, factures soldes, notes de débit, notes de crédits, récapitulatifs indexés par catégorie.

Le responsable du chiffre d’affaires contrôle la concordance entre le total des étapes précitées rubriques par rubriques, regroupe progressivement les indexes contrôlés par entité et année, identifie les abonnés non facturés et les coupes éventuelles.

Procède à l’établissement du tableau récapitulatif mensuel des ventes.

II.2.10. Résiliation d’abonnement

La résiliation de la police d’abonnement est fait, pour l’abonné ou pour la REGIDESO d’annuler l’abonnement intervenu entre eux pour la fourniture de l’eau.

Cette décision doit être constatée par écrit et sans équivoque. Elle entraine l’arrêt définitif des fournitures d’eau et l’annulation d’abonnement.

Elle est prononcée dans le cas ci-dessous :

A la demande personnelle de l’abonné ou sur décision de la REGIDESO, pour cause d’impayés ou de non-respect du règlement d’exploitation par l’abonné. Les abonnements prennent cours au jour de mise en service du recouvrement et sont conclus sans indication de durée.

Le branchement est mis hors service à la date fixée pour la réalisation. A cet effet, le compteur est enlevé par la REGIDESO. L’abonné reste tenu personnellement de toutes obligations nées à l’occasion du contrat pour la fourniture d’eau. Il n’a donc aucun droit de transmettre l’usage des fournitures à celui qui devient, après lui, titulaire du droit d’occuper l’immeuble.

  • Analyse du service commercial de la REGIDESO

Avant de procéder à l’annulation du contrat d’abonnement la REGIDESO doit revoir certains éléments notamment :

  • Le raccordement ;
  • L’abonnement ;
  • Le relevé ;
  • Facturation ;
  • Le recouvrement.

La REGIDESO peut poursuivre le recouvrement de ses créances, soit auprès du consommateur, soit à l’abonné  partout où il se trouve.

  • Recouvrement par voie judiciaire

A la réception des dossiers des abonnés récalcitrants qui ne veulent pas honorer leurs factures à la suite de résiliation de contrat, le chef de service judiciaire de la Direction provinciale est tenu de :

  • Adresser une mise en demeure à chacun d’eux, en rappelant les montants des factures de consommations impayés et en évoquant la possibilité de recourir à la justice pour le recouvrement ;
  • Si l’abonné n’exécute pas dans le délai de mise en demeure, le chef de service juridique demande à l’huissier de justice de lui adresser une sommation dite « sommation d’huissier ». Cette sommation peut être rédigée par le requérant et remise simplement au huissier pour la signification à la partie adverse.

Elle contiendra alors les énonciations suivantes :

  • La date de la signature ;
  • La désignation du requérant REGIDESO ;
  • La désignation et la signature de l’huissier ;
  • La désignation du destinataire l’abonné ;
  • Les délais de factures « impayées » et les annexes ;
  • Le délai de paiement et au-delà duquel une action en justice pourra être intentée.
  • Adresser les cas échéants, une requête en autorisation de saisie conservatoire au juge du tribunal compétent, afin d’éviter à l’abonné débiteur de se dessaisir de ses avoirs ;
  • Signifier le jugement à l’abonné avec commandement de payer et sur refus, procéder à la vente des biens saisis jusqu’à concurrence du montant de factures impayées.

[1] Mise à jour de la structure du REGIDESO/Sud-Kivu par la Direction Provinciale en 2008

[2] Mise à jour du fonctionnement de la REGIDESO/Sud-Kivu par la Direction Provinciale en 2008

[3] C.COMELIAU et H.LELEREQ, Economie non marchande et développement, Université Catholique de Louvain, Louvain la Neuve, Bruxelles, 1978, P.124

[4] Note de service PDG n°41/95 du 19/11/1995

[5] Manuel des procédures de gestion des abonnés de la REGIDESO en RDC, élaboré en mars 2012

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