Table de matières
Table de matières
Ce chapitre va nouspermettre de présenter la REGIDESO et sa procédure de recouvrement auprès de ces abonnés dans la ville de Bukavu.
La REGIDESO entant qu’entreprise commerciale à l’échelle nationale est représentée au Sud-Kivu par une Direction Provinciale dont le siège est situé au numéro 38 sur l’avenu Maniema en commune d’Ibanda à Bukavu avec comme B.P 1327 BUKAVU. Elle comporte quatre centres d’exploitation dont celle de la ville de BUKAVU, d’UVIRA, de KILIBA et de KAMITUGA.
La REGIDESO est une institution para étatique caractère industriel, commercial et social dotée d’une personnalité juridique et soumise à un double tutelle : celle du ministère de l’énergie et celle du portefeuille.
A l’origine, la Régie de distribution d’eau était assurée de manière dispersée mais la croissance démographique et celle des villes portèrent l’Etat colonial à organiser une distribution d’eau potable.
Ainsi par le décret royal du 03 Décembre 1939 vit le jour une entreprise chargée de la distribution d’eau et d’électricité au Congo Belge et au Rwanda-Burundi dénommée « REGIDESO ».
L’objectif de cette entreprise fut d’exploiter les services de distribution d’eau et d’électricité du Congo Belge et Rwanda-Burundi et de mener les études des travaux nécessaires à l’établissement et à l’extension des services relatifs à l’eau et à l’électricité.
En 1979, cette entreprise est scindée en deux :
Par ailleurs, la REGIDESO comme entreprise publique, initialement créée par l’ordonnance loi n° 66-460 du 25 Août 1966 est transformée par l’article 4 de la loi n° 08/007 du 7 Juillet 2008 et par décret n°09/12 du 24 Avril 2009, en une société par actions à responsabilité limitée sous réserve des lois et règlements spécifiques ou dérogatoires et par son statut, devenu successivement « institution publique autonome »de 1933 à 1939,une « entreprise publique à caractère technique industriel »de 1939 à 1978,enfin une entreprise commerciale depuis 1978.
La REGIDESO fut installée à Bukavu en 1954 par la construction de l’usine de MURHUNDU à Kabare.
Cette entreprise se fixe comme objectifs :
- L’explication des installations annexes du captage, d’adduction et de traitement d’eau,
- L’étude et l’exécution des travaux d’aménagement de distribution d’eau et des installations annexes (établissement de distributions nouvelles ou extensions des distributions existantes).
La maximisation des recettes grâce à la vente d’eau potable à ses clients.
La REGIDESO étant une entreprise publique à caractère commerciale et industrielle, distribue et commercialise l’eau potable. Elle perçoit pour son compte les recettes de la facturation de chaque abonné mais aussi des subventions de l’Etat.
En vue d’adopter le cadre organique de la Direction Provinciale du Sud-Kivu issu de la note de service DG nËš014 /2003 du 28 mars 2003 à l’environnement actuel de l’entreprise, le conseil d’administration lors de sa séance du 07 octobre 2008 a décidé la création de trois divisions dans cette Direction notamment la Division Technique, la Division Commerciale et la Division Administrative et Financière.
Etant donné qu’elle est régie par les dispositions générales de la loi cadre nËš 78-022 portant dispositions applicables aux Entreprises publiques, son numéro d’identification nationale est A01918k.
Elle est un organe d’organisation, de planification, de coordination et de contrôle de toutes les activités de la REGIDESO/Sud-Kivu et est assurée par un Directeur provincial.
Le Directeur est appuyé par :
Il est chargé de la réception, de l’enregistrement, de la distribution, de l’expédition et du classement des courriers et autres. Il dresse les comptes rendu et les procès-verbaux des réunions et fait rapport à la hiérarchie.
. Ce centre étant un service de la direction provinciale, il est placé sous l’autorité d’un chef de service et s’occupe de la gestion des matériels informatiques, la gestion informatisée des cautions, des raccordements, la comptabilité générale et analytique d’exploitation, du personnel et des statistiques diverses.
Ce Pool vérifie à des intervalles réguliers, les procédures, normes et les instructions mises en place pour s’assurer de la sincérité et de la régularité de leur application, apporte des conseils aux gestionnaires sur les problèmes et failles constatés et formule des recommandations en vue d’une meilleure gestion de l’entreprise. Egalement, il apprécie si les ressources de l’entreprise sont utilisées de façon rationnelle et efficace :
L’objectif principal assigné à ce service est de définir les moyens, d’organiser le travail, de contrôler les réalisations, de conseiller et de former les agents.
La division administrative et Financière est composée de deux services : le service des ressources humaines (SRH) et le service comptable et financier(SCF).
Ce service s’occupe des documents comptables et financiers, de recevoir et comptabiliser toutes les recettes et dépenses qui viennent des agences. Il comprend quatre sections :
Cette section se charge à :
Cette section a pour rôle de :
Elle a pour rôle de :
Elle est chargée de :
Ce service se charge de la gestion du personnel, du recrutement jusqu’à la fin de la carrière, il assure les mouvements des travailleurs, il gère la compétence sur base des textes légaux, réglementaires et conventionnels. Ce service a quatre sections :
Cette section se charge de l’application des textes légaux, réglementaires et conventionnels ; de la réception et du traitement des courriers relatifs à l’administration du personnel suivant les annotations du chef de service ; de l’élaboration des rapports d’activités, du processus de recrutement.
Elle s’occupe de l’analyse et du contrôle des documents en rapport avec la rémunération du personnel et toutes les opérations connexes, ainsi que des créditeurs sociaux et des prêts.
Cette section s’occupe du centre médical. Elle veille sur la santé de différents agents, ainsi que les membres de leurs familles
Cette division comprend deux services et les agences :
Le service vente comporte trois sections :
La facturation est le cheminement par le quel s’établit la consommation en quantité et en valeur de l’abonné. Elle est chargée de la mise à jour du fichier abonné, de la saisie des index, éditions des états de consommation qui facilite l’analyse de facturation, la ventilation détaillée des ventes, bordereaux de facturation, les journaux de facturation et la récapitulation des consommations par quartier.
Cette section comptabilise les éléments constitutifs de la facturation, c'est-à-dire le nombre d’abonnés facturés, le volume des quantités vendues, la valeur des consommations, l’impôt sur la valeur ajoutée(TVA) de 16%, la redevance compteur. Cette section élabore un tableau de répartition mensuelle des ventes et statistiques de vente.
Cette section s’occupe de la gestion des abonnés dont la consommation en eau est prise en charge par le trésor public. L’Etat se charge de payer pour ces abonnés.
Les agences sont les structures de base, principale source de financement. Elles sont en contact direct avec les abonnés considérés comme principaux bailleurs de fond. Dans ces dernières, il y a un chef d’agence et deux chefs de section dont l’un chargé de l’administration et l’autre de la technique. La section administrative s’occupe de la gestion des abonnés, notamment les clients demandeurs de raccordements et la section technique fait la descente sur terrain pour le mesurage, le calcul de devis à soumettre à la signature. La REGIDESO/Bukavu compte sept agences : Agence d’Ibanda, Agence kadutu, Agence de Bagira, Agence Panzi, Agence Nguba, Agence de Muhungu, Agence gros compteurs et spéciaux et deux bureaux auxiliaires Chipunda et place de l’indépendance.
Sa mission est de coordonner les activités de production et de distribution de l’eau potable, de l’approvisionnement et de la maintenance des équipements électromécaniques.
Elle comprend :
Il s’occupe de traitement des eaux et la gestion des usines.
Il s’occupe de la gestion du réseau de distribution de l’eau potable.
Il assure la gestion des véhicules, du carburant et autres,
Ils sont chargés de l’organisation interne de l’entreprise. Ils s’occupent de la gestion du magasin, des réservoirs et gèrent le patrimoine (usine, bureaux,…).
Dans ce point il est utile de procéder à l’analyse de processus de recouvrement qu’entreprend la REGIDESO dans la ville de Bukavu pour recouvrer ses factures aux abonnés.
Lorsque l’abonnée est en possession de la facture de consommation d’eau, est obligé d’aller au guichet de l’agence commerciale de son lieu pour se libérer de son obligation en respectant l’échéance car il n’est plus question de recouvrement de porte à porte c’est-à-dire aller encaisser la somme due chez l’abonné.
L’échange sur le marché, le sacrifice qu’il faut consentir en contrepartie de la mise à disposition privative d’une utilité s’exprime à travers le prix qui est constitué du prix unitaire multiplié par les quantités acquises et celui-ci indique à l’agent quel montant de son revenu ou de sa fortune il doit céder pour la quantité du bien désiré.[3]
La distribution et la mise en recouvrement des factures s’effectuent donc par le responsable administratif et des ventes :
L’Etablissement du plan prévisionnel de recouvrement s’effectue par le chef d’agence qui :
Le service contrôle des recettes
Dans ce cas le service de recouvrement :
Le service informatique quant à lui édite les balancettes, les transmets au service recouvrement ; le service de recouvrement à son tour transmet ces documents au chef d’agence qui remet les balancettes aux responsables commerciaux pour réparation aux équipes concernées après rapide vérification et sur le contenu et la date d’arrêté, et en insistant sur l’apurement des encaissements non encore saisis.
La période à couvrir par le plan de recouvrement doit tenir compte du temps de balayage.[4]
Il doit établir en plus le plan d’action hebdomadaire en 5 exemplaires à repartir comme suit :
En fin, il notifie à chaque équipe les quartiers d’affectation pour toute la période couverte par le plan en renseignant le nombre de factures y relatives à recouvrer par semaine.
L’action se fait par le chef d’équipe qui est l’agent commercial et devra :
Notons en outre que le nombre d’avis de coupure à distribuer est fonction de la manière dont les abonnés du quartier réagissent et de la possibilité de les couper tous après 24h°°
Ici le responsable commercial :
Au début de la journée l’équipe doit :
Nous remarquons qu’après distribution des avis de coupure, il n’y a que deux réactions possibles de la part de l’abonné.
A la fin de la journée, le chef d’équipe évalue l’impact de son action en procédant comme suit :
Dans la balancette il note la date des dépôts des avis de coupures à côté de chaque abonné, il apure les factures payées après dépôt de l’avis, il note la date de promesse de paiement, il liste les factures confirmées comme étant en rectification, les abonnés ayant payés toutes les factures en prenant soin de renseigner la date de paiement et le n° d’acquit, il liste également les abonnés à interface absente et totalise leur nombre et valeur, il liste en plus les factures en rectification et totalise le nombre et valeur, il liste les abonnés n’ayant pas réagis à l’avis de coupure, il liste les promesses échues non respectées et en fin il liste les abonnés coupés le jour et totalise le nombre et valeur et en transmettre une copie à la gestion compteurs après avis du chef d’agence et responsable commercial.
Il est à noter que ce sont les abonnés n’ayant pas réagi dans le délai aux avis de coupure et ceux n’ayant pas respecté les promesses échues qui seront repris sur la liste de coupure du lendemain.
L’équipe de recouvrement contacte l’abonné à la promise, alors la promesse est traitée lorsque l’action aboutit :
Il est à noter que ce sont les nombres et valeurs de promesse traitées qui sont repris sous la rubrique « promesse traitée » de la fiche traitement des informations.
Les preuves de paiement sont traitées à deux niveaux de la manière suivante :
Il y a confirmation de la preuve par l’existence de ses traces sur les bordereaux des encaissements ou par production d’une note de débit bancaire avec trace sur le prélèvement du compte bancaire de la REGIDESO.
Une fois confirmée, le secteur ou agence les communique à la Division commerciale, avec toutes les informations utiles à la caisse :
A ce niveau on :
L’absence de l’interface est traitée lorsque l’on recontacte l’abonné ou on lui remet l’avis de coupure et réagit suivant l’une des manières reprises ci-haut.
Le rapport hebdomadaire est constitué par le cumul des rapports journaliers par équipe consolidée au niveau du secteur.
Le rapport hebdomadaire de la Direction est constitué par les situations hebdomadaires consolidées des secteurs ou agences.
Identification des causes de non-paiement après coupure s’effectue un jour par semaine ; la responsabilité commerciale procède à des enquêtes par familles aux points d’installation coupés de leurs quartiers respectifs pour identifier les causes de non paiements.
Il peut s’agir :
En fin pour cette opération ;la responsabilité commerciale destine à cette occasion au chef de secteur, les résultats analyse et prise de décision.
La justification du solde de compte abonné consiste à fournir deux fois par an les détails des impayés par catégorie qui sont consolidés, constitue le solde du compte.
Ainsi, le solde sera justifié par la balance âgée.
Pour compléter l’analyse des impayés à la fin de l’année, il y a lieu d’établir :
A un mois donné pour lequel les mouvements de facturation et d’encaissement ont été certifiés, le chef de service commercial et le comptable abonnés établissent le relevé mensuel de compte. Le service commercial établira chaque mois la balance âgée.
La balance âgée est un des outils essentiels du service crédit management.
C’est un document qui réparti dans le temps les créances du service de chacun des clients, en prenant en compte les retards de paiement selon leurs anciennetés.
L’encours d’un client et de sa décomposition en partie non échue. Le terme balance âgée est explicite. Les créances y apparaissent classées en fonction de leur âge.
Un usage intéressant qui peut être faite de la balance âgée consiste à déterminer le montant probable de ces créances qui demeureront impayés après un certain délai et qui ne peuvent être nécessairement irrécupérables requièrent néanmoins la constitution d’une provision pour créances douteuses.
Le chef de service commercial transmet au responsable du chiffre d’affaires les indexes factures normales, factures soldes, notes de débit, notes de crédits, récapitulatifs indexés par catégorie.
Le responsable du chiffre d’affaires contrôle la concordance entre le total des étapes précitées rubriques par rubriques, regroupe progressivement les indexes contrôlés par entité et année, identifie les abonnés non facturés et les coupes éventuelles.
Procède à l’établissement du tableau récapitulatif mensuel des ventes.
La résiliation de la police d’abonnement est fait, pour l’abonné ou pour la REGIDESO d’annuler l’abonnement intervenu entre eux pour la fourniture de l’eau.
Cette décision doit être constatée par écrit et sans équivoque. Elle entraine l’arrêt définitif des fournitures d’eau et l’annulation d’abonnement.
Elle est prononcée dans le cas ci-dessous :
A la demande personnelle de l’abonné ou sur décision de la REGIDESO, pour cause d’impayés ou de non-respect du règlement d’exploitation par l’abonné. Les abonnements prennent cours au jour de mise en service du recouvrement et sont conclus sans indication de durée.
Le branchement est mis hors service à la date fixée pour la réalisation. A cet effet, le compteur est enlevé par la REGIDESO. L’abonné reste tenu personnellement de toutes obligations nées à l’occasion du contrat pour la fourniture d’eau. Il n’a donc aucun droit de transmettre l’usage des fournitures à celui qui devient, après lui, titulaire du droit d’occuper l’immeuble.
Avant de procéder à l’annulation du contrat d’abonnement la REGIDESO doit revoir certains éléments notamment :
La REGIDESO peut poursuivre le recouvrement de ses créances, soit auprès du consommateur, soit à l’abonné partout où il se trouve.
A la réception des dossiers des abonnés récalcitrants qui ne veulent pas honorer leurs factures à la suite de résiliation de contrat, le chef de service judiciaire de la Direction provinciale est tenu de :
Elle contiendra alors les énonciations suivantes :
[1] Mise à jour de la structure du REGIDESO/Sud-Kivu par la Direction Provinciale en 2008
[2] Mise à jour du fonctionnement de la REGIDESO/Sud-Kivu par la Direction Provinciale en 2008
[3] C.COMELIAU et H.LELEREQ, Economie non marchande et développement, Université Catholique de Louvain, Louvain la Neuve, Bruxelles, 1978, P.124
[4] Note de service PDG n°41/95 du 19/11/1995
[5] Manuel des procédures de gestion des abonnés de la REGIDESO en RDC, élaboré en mars 2012
Afric mémoire est une plateforme web pour le partage des mémoires et TFC entre étudiants du monde entier.
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