ETUDE PREALABLE

II.1 INTRODUCTION

1. DEFINITION

L’étude préalable dans projet informatique est  une étape qui consiste principalement à recenser l’existant c.à.d. les solutions informatique déjà mises en œuvre dans l’entreprise. Elle consiste aussi à recenser les besoins en termes de fonctionnalités nouvelles et peut être l’occasion d’une étude de rentabilité du projet.

L’étude de l’opportunité ou étude préalable dans un projet informatique est définie comme étant une présentation générale du système de gestion (modèles de données et de traitements) en indiquant les principales novations par rapport au système actuel[1].

2. BUT

L’étude préalable vise à approfondir l’analyse de dimensions innovantes d’un projet en vue de préparer sa mise en œuvre  en étudiant la pertinence du projet envisagé, sa faisabilité ou sa pérennité.

En ce qui nous concerne l’étude préalable nous a permis de connaitre et d’analyser le système utilisé par le Centre OLAME  pour la gestion de stocks de ces produits finis au niveau de son magasin CEPRAMAL.

3. NOTION SUR LA GESTION DE STOCKS

1. QUELQUES DEFINITIONS

• Stock : un stock est une quantité de bien, accumulés dans l'attente d'une utilisation, en vue d'harmoniser un flux d'entrée (en général discontinu) et un flux de sortie (en général continu) dont les rythmes sont différents^[2].

Il sied de préciser qu’on distingue plusieurs types de stocks :

• Stock initial (maximum): c'est le stock de début de période, après livraison et avant consommation.
• Stock final (minimum): c'est le stock de fin de période après consommation Juste avant un réapprovisionnement.
• Stock moyen: Moyen entre le stock initial (élevé) et le stock final (faible).
• Stock de sécurité: Partie du stock total normalement inutilisée, destinée à faire face aux aléas.
• Stock d'alerte: Niveau du stock provoquant une nouvelle commande.
• Gestion : la plus ancienne des définitions est celle de H. Fayol qui, pour lui, gérer c'est Prévoir, Organiser, Commander, Coordonner et Contrôler les activités au sein d'une entreprise. C’est un concept complexe vu qu'il existe autant de définitions qu'il y a autant d'auteurs mais de toutes les définitions ressortent les éléments communs, à savoir : la mise en œuvre des ressources de l'entreprise et l’atteinte les objectifs dans le cadre d'une politique bien déterminée.

La gestion peut aussi se définir comme une science permettant de déterminer la combinaison la plus satisfaisante en termes de rendement et de productivité des moyens matériels et des ressources humaines dans les organisations.

• Gestion de stocks : c’est une technique permettant à l’entreprise de disposer à chaque moment d’un niveau de stocks pour satisfaire les besoins de consommateurs de produits stockés.

1. ROLES DE LA GESTION DE STOCKS

La gestion de stocks comporte deux objectifs, d'une part maximiser la rentabilité en réduisant les coûts (de stockage et de commande) et les capitaux investis dans les stocks, d'autre part, minimiser les risques en évitant les ruptures de stock par la constitution de stock de sécurité.

Les stocks remplissent trois fonctions principales:

• Ils permettent la création des lots ou séries qui réduisent le coût unitaire de production ou d'approvisionnement (stock créateur) ;
• Ils diminuent le délai ou temps de réponse à la demande du marché (stock d'anticipation) ;
• Ils permettent de prendre en compte l'incertitude portant sur la demande de manière à offrir une quantité de service satisfaisante (stock réducteur d'incertitude).

1. EVALUATION DES SORTIES EN STOCK

Lorsque les matières quittent le magasin pour être vendu, il s′agit de savoir à quel prix elles doivent être incorporées aux coûts. Pour se faire la comptabilité met à la disposition plusieurs méthodes de gestion pour valoriser les sorties de stock.

Nous pouvons citer la méthode Premier Entré Premier Sorti (FIFO en anglais), la  méthode Dernier Entré Premier Sorti (LIFO), la méthode de la Valeur Moyenne Pondérée, etc.

Compte tenu de la détérioration rapide des matières utilisées et des produits fabriqués par le CEPRAMAL, nous ne parlerons que d′une seule méthode utilisé par ce dernier pour l′épuisement de ces stocks.

 Il s’agit de la méthode par  ancienneté dite “Premier Entré, Premier Sorti (PEPS)” ou “First In, First Out (FIFO)” en anglais. C’est une méthode fondée sur la notion de lot. Les matières entrées les premières dans le magasin doivent sortir les premières. Les sorties sont réalisées par épuisement successif jusqu′à consommation des stocks.

4. GESTION DE STOCKS AU SEIN DU CEPRAMAL /OLAME

La gestion de stocks de produits finis du magasin CEPRAMAL sera présentée ici par un diagramme de flux d’information qui schématisera la circulation de l’information au sein du magasin.

Figure II.1 : Schéma structurel de mouvement d’information.

Explication du schéma :

1 : Présentation du besoin de ravitaillement en stock de produits finis à la production. Ici on présente une liste des produits dont on a besoin au magasin.

2 : Approvisionnement des produits finis au magasin. C’est à ce niveau qu’on établit la fiche de suivi des produits en stock (fiche de stock).

3 : Les différents points de ventes font des réquisitions ou demandes d’articles en présentant une fiche de réquisition.

4 : Livraison des produits/articles aux différents points de ventes. A chaque livraison on élabore une fiche d’expédition.

5 : Achat direct des articles au magasin. Chaque client reçoit après achat une facture.

6 : restitution de la facture au client après-vente au magasin.

II.2  ETUDE DE L’EXISTANT

1. ANALYSE DE DOCUMENTS

Pour la gestion de stock de ces produits finis le CEPRAMAL utilise les documents d’entrée et les documents de sortie.

Pour l’entrée nous avons les documents tels que :

• La fiche de suivi de produits finis : c’est un document qui énumère tous les produits venant de la production et qui entrent en stock de produits finis dans le magasin. Il comporte les rubriques suivant : la date, la désignation, stock initial, production, quantité vendue, solde et observation. cette fiche peut prendre la place et être considérer comme une fiche de stock dans certains cas.

L’exemplaire de cette fiche est le suivant :

Figure II.2 : Fiche de suivi des produits finis.

• La fiche de stock : elle porte les renseignements nécessaires concernant chacun des articles stockés et sert à représenter les informations relatives aux flux ou aux mouvements d’entrée des stocks dans le magasin, il y a en une pour chaque produit. Cette fiche reprend la date, la quantité sortie et la quantité restée en stock avec leurs rubriques chacun tel que le montre la figure ci-dessous :

Figure II. 3 : Fiche proprement dite de stocks.

Pour la sortie on a :

• Le billet ou bon de livraison : appelé encore bordereau d’expédition, ce document est utilisé lorsque le gestionnaire livre les articles consécutivement à une commande c.à.d. que ce document  accompagne une commande sous forme d’une facture.

Voilà comment il se présente :

Figure II. 4: fiche ou bordereau d’expédition.

• La facture : document adressé à un client au moment de la vente d’un produit.

 La facture précise la référence, la qualité, la quantité et le prix de l’article livré.

2. CRITIQUE DU SYSTEME

Le centre OLAME dispose d’une unité de production des produits à consommation locale et d’un magasin d’approvisionnement chargé de la vente ou de l’écoulement de produits finis. Cette unité de production élabore les produits finis suivant : la farine MASOSO, les pains en catégorie ainsi que des biscuits (MASOSO et TAMU).

Le centre OLAME est une grande entreprise donc il dispose d’un système de gestion adapté dans son ensemble ainsi qu’au niveau de son magasin CEPRAMAL. Il dispose d’un système de gestion gérant son stock de produits finis dès l’entrée dans le magasin jusqu’à l’écoulement qui se fait par la vente soit sur place soit dans les différents points de ventes. Nous allons critiquer ce système en donnant son point fort et sa faiblesse en fin nous proposerons une solution.

POINT FORT

Le magasin CEPRAMAL possède les documents nécessaires pour la gestion de stock, ces documents permettent à son système de gestion de bien fonctionné. Sa méthode d’évaluation de sortie en stock FIFO ou PEPS (Premier Entrée Premier Sortie) ainsi que les techniques utilisées pour l’écoulement de son stock sont rationnelles et contribuent à la rentabilité de l’entreprise.  

POINT FAIBLE

Malgré les solutions déjà proposées à l’entreprise, le CEPRAMAL du centre OLAME n’a pas encore automatisé  son système de gestion de stock en ce qui concerne les produits finis. C’est ainsi que son système rend la tâche difficile au gestionnaire car il est encombré par nombreux tâches et documents ce qui cause la lenteur du système.

SOLUTIONS PROPOSEES

• Solution Manuelle 

 Manuellement nous suggérons la bonne tenue et conservation de documents de gestion afin de permettre au gestionnaire de se retrouver facilement lors de la prise de décisions pour l’élaboration de rapport à la fin de chaque période.

• Solution Informatique 

 Nous proposons au CEPRAMAL de se munir d’un logiciel de gestion de stocks pour l’allégement des tâches et pour le bon fonctionnement de son système de gestion.

II.3 CONCLUSION PARTIELLE

Toute réalisation d’un système informatique (projet) mérite une étude préalable qui permettra au concepteur du système de se rendre compte des réalités sur terrain, des saisir les différents problèmes ainsi que les difficultés pour bien fixer les objectifs afin d’y apporter les solutions selon les besoins. Cela étant,  dans ce chapitre nous avons fait une étude dans le magasin du Centre OLAME  conduisant à faire une analyse critique du système qu’il utilise.

[1] DI GALLO Fréderic, Méthodologie de système d'information-MERISE, cours  de cycle probatoire, éd. CNAM ANGOULENE, 2000-2001, p8

^[2] M. DERBELET, Economie d'entreprise, éd. Foucher, Paris, 1996, p62