11.1. PRESENTATION

Pour bien orienter nos réflexions et dans le but de mieux apprécier les travaux manuels faits par les inspecteurs chargés du contrôle du cursus scolaire des élèves, nous avons jugé bon de présenter d’une manière un peu détaillée les activités liées à l’étude et au contrôle de dossiers scolaires des élèves ainsi que les agents qui y interviennent.

11.2. Organigramme

Partant des objectifs que nous nous sommes assignés pour la réalisation de ce travail et suite aussi à nos observations et les explications qu’on nous avait fournies, nous pouvons structurer de nouveau d’une manière hiérarchique et fonctionnelle les personnels ou chefs de services qui sont impliqués dans ces activités d’études des dossiers scolaires des élèves de la manière suivante .

L’année 1978 est marquée en lettre d’or dans les annales de l’inspection générale parce que trois événements caractérisent son importance •

• La signature de l’ordonnance loi n ^o 78/375 du 06/09/78 portant sur la création du corps des inspecteurs de l’enseignement primaire et secondaire
• Premier concours d’accès aux fonctions d’inspecteur
• La fondation du premier centre national de correction d’examen d’état à Kinshasa, qui mit fin aux multiples pressions d’influence dont étaient l’objet des centres régionaux de correction.

C’est à partir de cette année que les services centraux de l’inspection générale se pencheront sur sa structure profonde caractérisée en 1983 par l’adoption de l’actuel organigramme de l’inspection générale et celui de l’inspection principale régionale par la fonction publique.

1.2. SITUATION GEOGRAPHIQUE.

L’inspection principale provinciale (IPP) Sud-Kivu se localise au Sud-Kivu dans I son chef-lieu à Bukavu dans la commune d’IBANDA avec une superficie de 1 250 km² limitée au nord par le lac Kivu, au sud par le territoire de KABARE, à l’est par la rivière Ruzizi et à l’ouest par la commune de KADUTU ; avec 1 500 mètres d’altitude moyenne et située entre 2 ⁰ 26’ et 2 ⁰ 33’ de latitude sud et 28 ⁰ 53’ de longitude est,[1] non loin du corps de la paix dans l’avenue de l’Athénée à côté du camps des professeurs de l’Athénée d’IBANDA.

1.3. OBJECTIFS ET MISSION DE L’INSTITUTION.

Dès sa création, la section de l’inspection s’attèle à organiser administrativement son service, à visiter les établissements scolaires et à faire appliquer les mesures d’assainissement de la situation administrative et pédagogique des établissements scolaires. En dehors de ceci se montre que l’inspecteur est l’œil et l’oreille de l’état par sa triple mission de contrôle, de formation et d’évaluation. C’est par ce qu’il aura vu et entendu qu’il fera rapport à l’autorité compétente.

Le rapport d’inspection peut être assorti des propositions concrètes et les solutions aux difficultés rencontrées dans les différents domaines de l’éducation scolaire, telles que

• La pédagogie
• L’administration scolaire,
• La psychologie,
• Les finances scolaires ;
• L’hygiène ;
• Le civisme et
• La morale.

Toutes fois, en cas de nécessité, l’inspecteur peut envisager des mesures conservatoires qui s’imposent et faire à l’autorité compétente pour les dispositions à prendre.

1.4. DEFINITION ET ROLE DE L’IPP DE L’EPSP/SUD-KIVU.

1.4.1. Définition

L’inspection principale provinciale de l’EPSP/Sud-Kivu est un service technique de l’EPSP au niveau provincial considéré comme l’œil et l’oreille de l’état dans le domaine de l’éducation.

1.4.2. Rôle

« Contrôler, évaluer et former ; sont les trois rôles d’un inspecteur qu’on peut expliciter autrement dit comme suit :

• L’inspecteur doit visiter les établissements (écoles) et contrôler leur bonne marche ;
• Il doit observer, apprécier, conseiller et former les personnels enseignants et contrôler leur niveau de rendement selon leur compétence ;
• Il doit organiser le jury et l’évaluation pédagogique de l’EPSP ;
• Rendre compte par la voie hiérarchique à travers le rapport de son inspection les résultats de sa mission aux autorités compétentes du ministère de l’EPSP[2]

1.5. STRUCTURE ORGANISATIONNNELLE ET FONCTIONNELLE DE

L’ENTREPRISE

L’actuel organigramme de l’IPP remonte à l’année 1983, l’année à laquelle furent adoptés les travaux du séminaire des inspecteurs principaux régionaux organisé à cette fin du 23 au 29 Mars 1981 à Kinshasa :

1.5.2. Organisation fonctionnelle

Le corps des inspecteurs forme l’inspectorat général. L’inspectorat général est placé conforment à la loi cadre de l’enseignement national, sous l’autorité directe du ministre ayant l’enseignement primaire secondaire et professionnel dans ces attributions.

1.5.3. Description des postes

Au niveau provincial, l’inspectorat général se présente comme suit :

·         Inspecteur principal provincial

Il est chargé de coordonner toutes les activités au niveau de l’IPP [Sud Kivu. l’inspecteur principal provincial sont installés six bureaux adjoints : dont

• L’I.P.P.A.P. : est un inspecteur principal provincial adjoint chargé de primaire qui à son tour a un bureau de quatre inspecteurs Exploitants et le bureau de son secrétaire direct.
• L’I.P.P.A.M. : est un inspecteur principal provincial adjoint chargé de maternel. Il a aussi un bureau de deux inspecteurs exploitants et un secrétaire particulier.
• L’I.P.P.A.F. : est un inspecteur principal provincial adjoint chargé de finance; il a lui aussi un bureau de deux inspecteurs exploitants et son secrétaire qui lui aussi a un bureau.
• L’I.P.P.A.E. est un inspecteur principal provincial adjoint chargé de l’évaluation. il a un bureau de deux inspecteurs exploitants et un autre pour son secrétaire particulier.
• L’I.P.P.A./ E.TP.S. : est un inspecteur principal provincial adjoint chargé de titres scolaires et équivalence des pièces scolaires qui à son tour a un bureau de quatre inspecteurs Exploitants et un bureau de son secrétaire direct.
• L’I.P.P.A.S. : est un inspecteur principal provincial adjoint chargé de secondaire qui est secondé par un secrétaire et trois inspecteurs exploitants.

A côté de ces six bureaux adjoints de l’IPP, existent trois bureaux qui œuvrent sous les ordres directs de l’inspecteur principal provincial dont celui du chef du personnel, celui du secrétaire général de L’IPP et en fin celui des finances.

b. L’inspecteur principal provincial adjoint du primaire

A part son bureau d’exploitant et celui de son secrétaire, il est subdivisé en neuf pools dirigés chacun par un inspecteur chef de pool du primaire selon son succursale dont voici :

• Pool de Bukavu avec trois sous pools dont BUKAVU I, Il et III
• Pool de KABARE avec deux sous pools dont KABARE I et Il
• Pool d’UVlRA avec deux sous pools dont UVIRA I et Il
• Pool de FIZI avec deux sous pools dont FIZI I et Il
• Pool de MWENGA avec deux sous pools dont MWENGA I et Il
• Pool de SHABUNDA avec trois sous pools dont SHABUNDA l, Il et III
• Pool de WALUNGU avec deux sous pools dont WALUNGU I et Il
• Pool de KALEHE avec deux sous pools dont KALEHE I et Il
• Pool du primaire d’IDJWl.

c. L’inspecteur principal provincial adjoint du secondaire

Il a, de même que celui du primaire au-delà d’un bureau d’exploitant et celui du secrétaire, neuf pools dirigés aussi chacun d’eux par un inspecteur chef de pool du secondaire dont •

• Pool de Bukavu avec trois sous pools dont BUKAVU l, Il et III
• Pool de KABARE avec deux sous pools dont KABARE I et Il
• Pool d’UVlRA avec deux sous pools dont UVIRA I et Il
• Pool de FIZI avec deux sous pools dont FIZI I et Il
• Pool de MWENGA avec deux sous pools dont MWENGA I et Il
• Pool de SHABUNDA avec trois sous pools dont SHABUNDA l, Il et III
• Pool de WALUNGU avec deux sous pools dont WALUNGU I et Il
• Pool de KALEHE avec deux sous pools dont KALEHE I et Il
• Pool du secondaire d’IDJWl

1.5.4. Les partenaires externes de l’entreprise

Comme dans toute autre entreprise publique et en tant qu’une personne morale vivant dans une société, l’inspection principale provinciale de l’EPSP/Sud-Kivu a l’obligation de collaborer avec les autres services du ministère de l’enseignement tels que :

• Le secrétaire et l’inspecteur général de l’EPSP,
• Le directeur chef des services centraux de l’EPSP,
• Les coordinateurs nationaux des écoles conventionnées,
• Les présidents des associations nationales et provinciales des parents d’élèves et des promoteurs des écoles privées agréées,
• Le chef de division provinciale de l’EPSP,
• Les inspecteurs principaux de l’EPSP,
• Les chefs des sous-divisions provinciales de l’EPSP,
• Les chefs des établissements scolaires,
• Le service de contrôle et de paie des enseignants (SECOPE) et
• Les organismes internationaux comme l’UNESCO, l’UNICEF,…

1. FONCTIONNEMENT DU SERVICE

            Du point de vue fonctionnel, cette structure fonctionnelle détachée de l’organigramme principal va nous permettre de décrire d’une manière systématique les postes suivants :

II.3.1. L’Inspecteur Principal Provincial (IPP)

            Il est le chef de cette institution publique et est chargé de la gestion courante. Il ordonne, supervise, organise et coordonne l’ensemble des activités au sein de l’IPP de l’EPSP/SUD-KIVU et veille à l’application des directives du ministère de l’éducation et de toutes les autorités hiérarchiques.

            Il arrête toutes les mesures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et est responsable de la gestion administrative de tous ces services que comprend l’IPP/SUD-KIVU.

Il s’occupe de :

• Contact avec toute instance extérieure, soit directement ou par correspondance ; responsable du sceau de l’institution sauf par dérogation autorisant l’un des IPPA de signer par ordre de l’IPP ;
• La gestion générale et la conception ;
• La présidence des réunions à caractères administratif et pédagogique.

Remarque : retenons ici qu’il est le seul qui donne la dernière décision sur les rapports, les avis et suggestions élaborés par les IPPA, les inspecteurs exploitants et les inspecteurs chefs de pools.

Cependant, parmi ces attributions, il s’implique d’avantage dans le contrôle des dossiers scolaires des élèves des écoles secondaires et plus particulièrement ceux de sixième année secondaire afin de voir celui qui a suivi normalement le cursus scolaire. C’est –à-dire qu’il est le seul qui donne la dernière décision sur les élèves admis aux examens d’Etat.

            Compte tenu de la lourdeur administrative, normalement un chef comme celui-ci doit être aidé par un secrétaire considéré comme son collaborateur direct dans les domaines administratif et de l’intendance.

Il assure les tâches suivantes :

• Exécution de différentes tâches données par le chef ou ses agents
• Tenir les correspondances et leurs classements dans les archives
• Il réceptionne et dispache les courriers dans les services concernés selon les ordres de la hiérarchie

II.3.2. L’Inspecteur Principal Provincial Adjoint chargé du Secondaire (IPPAS)

• Il joue le rôle d’intérim de l’IPP en cas d’urgence ou absence au sein de l’entreprise en matière administrative et pédagogique des écoles secondaires.
• Il est le chef suprême de l’organigramme et est mandaté du contrôle et de la gestion de tous les pools du secondaire

C’est ici où sont centralisés tous les rapports de contrôle des dossiers scolaires des élèves effectués par les inspecteurs de pools et les exploitants.

Les Inspools sont considérés comme les représentants de l’IPP dans les pools ; c’est pourquoi, ils doivent  donner rapport à qui de droit. Avant que les rapports de contrôle de dossiers scolaire d’élèves n’arrivent chez IPP, ils doivent d’abord passer chez IPPAS car il est considéré comme l’inspecteur chef de pool n°1 chargé du contrôle de parcours scolaire des élèves au niveau du secondaire. C’est dans ce service où les instructions et principes de contrôle des dossiers scolaires sont donnés aux chefs des pools.

Au sein de son service, il est secondé par un secrétaire et trois inspecteurs exploitants. Les rapports remis au secrétariat de l’IPPAS en provenance des pools doivent être exploités par les inspecteurs exploitant sous l’autorisation  et la supervision de l’IPPAS qui ensuite confirme avoir exploité ce rapport comme inspecteur n°1 des chefs des pools du secondaire. Son secrétaire est chargé de la réception et de l’expédition de tous les documents entrés et sortis devant être signés par l’IPPAS. En plus, il doit faire la saisie et l’impression des rapports mis en sa disposition selon les instructions du chef.

II.3.3. Les Inspecteurs Chefs de Pools

1. Présentation

Charles TAYLOR nous a appris que pour mieux diriger, il faut diviser le travail afin de contribuer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

L’inspecteur se fixe comme objectif d’évaluer les élèves (TENAFEP), former et contrôler les chefs d’établissement et les enseignants dans différents domaines mais plus particulièrement en matière pédagogique.

Alors pour atteindre cet objectif et partant de la lourdeur administrative et le nombre d’écoles secondaires qu’on peut avoir dans la province, la hiérarchie a jugé bon de dispatcher les écoles en petits secteurs qu’ils appellent « pools ». Chaque pool sera dirigé par un inspecteur chef de pool secondé par un secrétaire et un ou quatre inspecteurs itinérants. Notre inspection principale provinciale de l’EPSP/SUD-KIVU (POOL du secondaire) comprend 19 pools comme vous l’avez remarqué dans notre organigramme principal de l’IPP/Sud-Kivu.

1. Rôle d’un Inspool

Par rapport à l’IPP, l’Inspool est le collaborateur direct avec les chefs d’établissements. Car la plupart des rapports qui concernent l’inspection sont remis aux chefs de pools. Exemple : les résultats de dossiers des élèves par les inspecteurs sont souvent remis aux chefs d’établissement par les Inspools car ce sont eux qui reçoivent les dossiers des élèves finalistes des écoles secondaires et chaque année les chefs d’établissement doivent remettre une copie de leur palmarès au pool de son axe et réserve une autre à l’IPP. C’est ici où on confronte d’avantage les dossiers des élèves avec les palmarès pour s’assurer si l’élève a suivi un cursus scolaire normal et en donne  à qui de droit le rapport de contrôle.

II.3.4.  Les Inspecteurs Exploitants (I.E)

            Comme le nom l’indique, ce sont des inspecteurs attachés au bureau de l’IPPAS pour exploiter les différents rapports transmis pour les INSPOOLS. C’est-à-dire qu’ils œuvrent en parallèle avec le secrétaire de  l’IPPAS et reçoivent tous les rapports et dossiers devant être contrôlés. Ces derniers sont contrôlés par les inspecteurs exploitants et les renvoient par la suite au secrétaire de l’IPPAS qui, à son tour le livrera à l’IPPAS pour approuver la validité de ce dernier. Chacun d’eux a un bureau où il exploite les rapports transmis par le chef de pools sous l’autorisation de l’IPPAS.

II.3.5. Les Inspecteurs Itinérants (II)

            L’inspection étant un service technique de l’Etat dans le domaine de l’éducation, c’est ainsi qu’il existe au niveau de l’inspection des inspecteurs techniciens qui se rendent souvent sur terrain pour  se rendre compte et pour constater ce qui se passe dans les écoles pour afin donner rapport aux décideurs. Ils sont attachés au bureau de pools et ce sont eux qui visitent tous les chefs d’établissement, les enseignants et consultent ou contrôlent les dossiers scolaires et voir ce qui a été décidé sur les élèves au cours ou à la fin de l’année.

II.4. Description des documents utilisés

            Ici nous allons présenter seulement les documents intervenants dans le service d’étude des dossiers scolaires des élèves.

II.4.1. Les documents d’entrés

            Comme toute institution ou entreprise, l’inspection aussi reçoit plusieurs documents en provenance de l’extérieur ou de ses partenaires. Partant de notre sujet nous citerons trois catégories de document qui interviennent dans le contrôle des dossiers scolaires notamment : le palmarès et les dossiers d’élèves de la sixième année et la liste définitive des élèves inscrits dans une école.

            A part ces trois catégories, citées ci-dessus, l’inspection peut entrer d’elle-même d’autres documents comme : l’inspection de dossiers considéré comme le résultat d’étude de dossier des élèves et le procès-verbal de ce travail fait. En plus, l’IPPAS reçoit chaque année les listes contenant les résultats du TENAFEP en provenance du pool de primaire. C’est aussi un document de référence qui atteste réellement que l’élève a fait les études primaires.

• Le Palmarès : c’est un document élaboré à la fin de l’année scolaire par un chef d’établissement afin de répertorier tous les élèves ayant réussis ainsi que tous ceux qui ont échoués, abandonné, ou exclus à la fin de l’année scolaire. C’est un document très important servant de référence lors de l’étude des dossiers des élèves à l’inspection. Ce document peut permettre au préfet de livrer un duplicata ou une pièce justificative s’il y perte d’un bulletin par un élève ou l’école.
• Le résultat du TENAFEP : le contrôle de dossiers scolaires des élèves des écoles secondaires commencent à partir du certificat d’études primaires, c’est pourquoi nous devons avoir dans chaque pool le résultat du TENAFEP car le nombre des pools du secondaire est même que celui du primaire.
• Les dossiers des élèves : le dossier d’un élève de la sixième année secondaire comprend les pièces suivantes : la fiche d’élève, le certificat d’études primaires, les bulletins de réussites ou de l’échec depuis la première année CO jusqu’à 5^ème année et celui de la 6^ème s’il avait repris. Les années d’interruptions doivent être justifiées d’une manière administrative par les autorités compétentes.

N.B : ces différents éléments constitutifs d’un dossier d’un élève et son âge interviennent d’avantage dans la vérification de cursus scolaire des élèves.

L’inspection reçoit aussi d’autres rapports au cours  et la fin de l’année scolaire à caractère administratif et pédagogique ; il a aussi un registre d’acquisition des documents ou rapports reçus.

II.4.2. Documents de sortis

            Proportionnellement à ceux qui sont cités ci-haut, l’inspection aussi partage ses informations avec ses correspondants c’est-à-dire que le service de contrôle de dossiers a aussi des obligations envers la hiérarchie ou les agents externes de l’entreprise. Parmi les documents qu’elle doit envoyer on peut citer :

• La liste d’inspection de dossiers des élèves : c’est un document qui résulte du contrôle des dossiers des élèves. Ce document doit être remis au chef de pool puis au chef d’établissement qui ensuite rendra compte aux élèves et aux parents des élèves.
• Le bordereau d’expédition : c’est un document ou registre qui atteste qu’un préfet a retiré les dossiers de ces élèves ou la fiche d’inspection des dossiers après contrôle.
• La liste définitive des élèves inscrits dans une école : c’est un document qui donne des renseignements possibles sur l’effectif et l’identification des tous les élèves inscrits pour une année scolaire donnée. C’est un document qui doit être nécessairement figuré dans les premiers rapports trimestriels qu’un préfet doit transmettre à l’IPP.I

II.5. Schéma de circulation des informations liées au contrôle du cursus scolaire des élèves

            Les informations circulent à l’inspection manuellement dans tous les bureaux sans intervention de l’outil informatique. Quelque fois à l’absence de l’un des chefs, ils utilisent la communication téléphonique. Lesquelles ordinateur qu’ils ont c’est pour des opérations courantes de l’administration.

Il. 5. 1. Les étapes et éléments intervenants pour le contrôle d’un dossier scolaire.

1. Les étapes :

On ne peut contrôler qu’un dossier d’un élève qui existe dans une école bien identifiée par le ministère de l’éducation. En principe, avant qu’un dossier d’un élève n’arrive à l’inspection, il doit avoir subi plusieurs contrôles notamment ceux faits par les chefs d’établissement et quelques fois par les inspecteurs itinérants. Avant l’inscription d’un élève à l’école secondaire, le préfet doit vérifier le fond et la forme de tout document ou bulletin qui atteste son cursus scolaire antérieur.

Malgré toutes ces étapes, des cas suspects et frauduleux existent toujours et c’est ce qui fait souffrir les inspecteurs lors de contrôle ou l’étude des dossiers.

1. Eléments intervenants pour le contrôle d’un dossier scolaire d’un élève.

Comme nous l’avons signalé ci-haut lors de l’étude d’un dossier de l’élève, c’est le palmarès et les éléments constitutifs d’un dossier d’un élève qui interviennent d’avantage.

• Dossiers d’un élève.

Au niveau de l’école, le chef doit demander à ses élèves bien avant les éléments constitutifs de leurs dossiers et en suite, il doit leur demander de remplir la fiche d’élève d’une manière logique selon leur cursus scolaire faite.

Tout document se trouvant dans le dossier d’un élève doit être signé et cacheté par l’autorité compétente. Ce dernier ne doit pas être surchargé ou raturé. Ces éléments doivent être la fiche d’élève, le certificat attestant la fin des études primaires, les bulletins et autres attestations justifiant les années d’interruption scolaire et s’il a changé une option d’une manière irrégulière, il doit donner de justifications.

Une fois collectionné, tous les éléments censés être dans le dossier d’un élève, dans une farde chemise, le chef d’établissement doit maintenant le rangé convenablement selon les options et classes respectives des élèves candidats finalistes aux examens d’Etat et les amener à l’inspection.

Tous ces éléments du dossier d’un élève sont codifiés suivant la formule C7. C7 signifie 7^ème contrôle permettant aux inspecteurs de bien faire le contrôle des dossiers scolaires. Cette formule n’est pas à confondre avec une expression mathématique, mais plutôt un ensemble des stratégies qu’on utilise pour inspecter un dossier d’un élève.

Le contrôle C7 est une activité faisant partie intégrante du module contrôle qui est constitué des activités avec formules correspondantes ; le C7 est utilisé pour le contrôle des dossiers des élèves ou des écoliers. Cette formule a autant des

rubriques à examiner lors du contrôle ; il s’agit de : l’âge, sexe, M, C, 1, 2, 3, 4, 5, 6, c à d l’âge, le sexe, dossier maternel, certificat, bulletins 1 ère , 2ème 3ème 4ème 5ème et 6^ème (pour le redoublant).

Signalons ici que cette formule permet à l’inspecteur d’opérer le contrôle des dossiers des apprenants, à n’importe quel moment de l’année scolaire.

• Le palmarès.

C’est un document de référence servant pour la vérification de parcours scolaires. Il reprend la liste d’une école sur laquelle figurent le résultat de fin d’année, la mention et l’appréciation de chaque élève. Ce document vise à conjurer la circulation des fausses pièces scolaires.

NB: A ce niveau nous pouvons dire que nous avons deux catégories de palmarès : Les listes des résultats du TENAFEP pour chaque année scolaire et les palmarès proprement dit des écoles secondaires.

Eu égard à ce qui précède, nous ne manquerons pas de donner les éléments d’irrégularité entrant en ligne de compte pour le débarquement d’un élève, candidat aux examens d’Etat. Il s’agit:

1. L’âge, dépassant 24 ans,
2. Manque d’un élément sensé être dans le dossier de l’élève (dossier incomplet),
3. Montée de classe non réussie (certificat, bulletin,...) ;
4. Faux et usage de faux : faux document (certificat, bulletin...)
5. Triplement dans la classe de 6^ème (t),
6. Le changement irrégulier d’option (O) ; exemple math-physique pour la pédagogie générale;
7. Interruption (s) non justifiée ; (hiatus: HI ; 1-12, H3,...interruption d’un an, 2ans, 3ans,..),
8. Equivalences des pièces émises à l’étranger (x) ;
9. Surcharges ou ratures sur les documents (s)
10. Etre marié (femme)

Le document frauduleux découvert dans le dossier d’un élève, lui peut-il encore être remis ?

Non, car lorsqu’on découvre une fausse pièce dans le dossier d’un élève, on l’exclut directement du dossier de l’élève pour que l’année prochaine il ne puisse plus l’utiliser puisqu’aussi, l’objectif poursuivi lors du contrôle, c’est pour décourager les faussaires et les tricheurs à tous les niveaux du cursus scolaire de l’élève en retenant les fausses pièces, combattre aussi la corruption en sanctionnant sévèrement les chefs d’établissement qui inscrivent les faussaires ou les irréguliers dans leurs écoles et dont souvent les résultats aux examens d’Etat sont médiocres.

[1] Etat Civil de la commune d’IBANDA 2007

[2] Extrait de l’ouvrage de l’inspecteur itinérant, IPP/SUD-KIVU, inédit, 2005, p.78