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CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SONAS

I.1. DENOMINATION

            Notre institution de stage se nomme SONAS/BUKAVU qui signifie Société Nationale d’Assurances Agence de Bukavu.

I.2  LOCALISATION

            La Société Nationale d’Assurances Agence de Bukavu se trouve dans l’av. P.E Lumumba, Quartier Ndendere, Commune d’Ibanda, Ville de Bukavu, province du Sud-Kivu en  République Démocratique du Congo.

I.3. STATUT JURIDIQUE

        Pour  toute institution, il est nécessaire d’avoir un statut juridique. La SONAS a aussi un statut qui est Etatique, donc la SONAS est une Société Etatique à Responsabilité Limitée avec pour boite postale 421 Bukavu.

I.4. HISTORIQUE DE LA SONAS

La notion d’assurances a existée depuis l’Antiquité. D’une manière générale l’homme concourt toujours à assurer son existence sur la terre.

Plus d’une personne ont toujours voulu avoir une protection contre différents dangers éventuels et improuvables.

Quant à la R.D. Congo, à l’époque coloniale, le domaine d’assurances était géré par les entreprises étrangères qui n’avaient que des petits bureaux de représentations en R.D.C, car leur siège se trouvait à l’étranger.

Au lendemain de l’indépendance, il y eut une crise financière dans le pays après qu’il y eut constat que ces entreprises étrangères occasionnaient une évasion des capitaux.

Pour ce fait, il a fallu qu’il y ait une organisation nationale qui doit se porter garant à assurer ce service à tous les nationaux.   

Le feu Président Mobutu signa l’ordonnance-loi n° 66/622 du 23/11/1966 portant sur les assurances obligatoires et sur la création d’une et une seule entreprise d’assurances qui est la SONAS, lui attribuant ainsi le monopole d’exploitation sur toute l’ étendue du territoire national.

Et l’ordonnance-loi n° 240 du 02/26/1967 portant octroi du monopole des assurances à la SONAS.

Cette nationalisation de la SONAS avait pour objectifs de :

  • Renforcer la souveraineté nationale sur le plan socio-économique.
  • Etendre à l’échelle de la population le besoin de protection du patrimoine par les assurances.
  • Sensibiliser la population au système d’épargne par les assurances.
  • Créer à long et à moyen terme le générateur de revenu de l’Etat.
  • Augmenter la capacité contributive du secteur des assurances au développement du pays.
  • Récolter les primes des assurances au près des clients (assurés) afin d’indemniser en cas de sinistre.

La SONAS fonctionnant jusqu’à ce qu’il a été constaté qu’elle ne remplisse pas convenablement sa mission. Il fut proposé d’hotter à la SONAS ce monopole et de la privatiser ce qui fut impossible car personne pouvait l’acheter avec les énormes dettes qu’elle avait.

I.5 Missions

Ayant pour rôle la prestation de services (garanties de risques) à ses clients (assurés) comme nous l’avions déjà dit, sa mission se joue à différents points de vue à savoir :

Point de vue social : elle empêche certaines personnes de tomber à la charge de l’assistance publique en garantissant le paiement des dommages causés à autrui ;

Point de vue économique : elle participe au budget de l’Etat en fournissant une partie de ses recettes pour financer les investissements de l’Etat ;

Point de vue financier : elle participe aux efforts de relance  de l’épargne en les injectant dans les différents circuits monétaires ;

Point de vue technique : elle couvre des risques assurables sur toute l’étendue du territoire nationale par le biais de l’exploitation du marché des assurances dont jouit la SONAS.

I.6 OBJECTIFS DE LA SONAS

 Les objectifs de la SONAS se situent à trois plans à savoir :

  1. Social
  • Sécuriser les personnes humaines et morales en matière d’assurances en les prenant en charge moyennant le paiement des primes.
  • Assurer l’indemnisation des sinistres aux victimes des accidents de circulation ainsi que leur suivi.
  • Dispenser les soins médicaux.
  1. Economique
  • Exploiter les assurances dans toutes ses branches pour le développement économique du pays,
  • Vulgariser à travers tout le pays l’exploitation d’assurances dont jouit la SONAS.
  1. Financier
  • Activer le marché financier en vue d’augmenter la capacité de financement ;
  • Participer aux efforts de relance de l’épargne en collectant les primes d’assurances les plaçant dans les institutions bancaires et en les infectant dans les différents circuits monétaires.

I.7 RESSOURCES DE LA SONAS

 La plus grande ressource de la SONAS provient de la récolte des primes d’Assurances de quatre branches organisées.

Ainsi nous pouvons citer d’autres ressources de la SONAS telles que :

  • L’imprimerie se trouvant au niveau de la Direction générale. Elle répond aux besoins de la SONAS mais aussi à ceux de la population entière.
  • Centre médical à Kinshasa qui est au service des Agents de la SONAS et de toute la population.

  I.8  ORGANIGRAMME

 
   

      S/Directeur

 
           
     
       

Pool Sinistre

 
 
 
                       
   

S. ARD

 
 

S. Inc

 
     
         

S. Vie

 
     

S. Tr.

 
 
 
 
 
 
   

  Légende

       Directeur

       S/Directeur : Sous Directeur

       Pool Technico-commercial

       Service Automobile

       Service Transport

       Service ARD        

       Service incendie

       Service vie

       Service marketing

       Service intendance

       Service comptabilité

       Bureau finance

       Caisse centrale

       Caisse dépense

I.9 INTERPRETATION DE L’ORGANIGRAMME

  • Le Directeur qui est le chef principal de la société donc il est le chef principal. pas une intervention obligatoire du chef de l’Agence.
  • Le sous-directeur qui est poursuivant directe du Directeur et gère les activités ne demandant.
  • Le secrétariat pour la gestion des documents administratifs et la gestion des visiteurs. Il dépend largement de la direction.
  • Après le Directeur et le Sous-directeur nous avons les chefs des pools ; il y en a trois dont : pool Administratif, pool sinistre et pool technique 
  • Le pool Administratif qui concerne la gestion des affaires administratives et comprend quelques services dont :
  • Le service finance s’occupe de toutes les affaires qui concernent la finance de la société.
  • Le service comptabilité s’occupe des affaires qui concernent la comptabilité de la société.
  • La caisse des dépenses s’occupe de tous les frais qui doivent être dépensés par la société.
  • La caisse centrale pour la gestion des avoirs monétaires de la société.
  • Le service marketing : pour la gestion des clients et le goût de valorisation de leur produit qui est l’assurance.
  • Le service vie s’occupe des affaires concernant la vie des agents.
  • Le pool technico-commercial ; ce service s’occupe des affaires qui les assurances à payer, le mode de paiement et autre affaire en rapport avec les assurances et autres gestion des assurés dont :
  • Le service automobile : il s’occupe des assurances à automoteurs c’est-à-dire les assurances de tous les appareils qui fonctionnent à l’aide d’un moteur.
  • Le service transport : s’occupe de tous les moyens de transport que détient la SONAS et le transport du personnel de la SONAS surtout les nos véhiculés.
  • Le service incendie : s’occupe de toute affaire en rapport avec les assurances incendies.
  • Le service vie s’occupe des affaires concernant la vie des agents.
  • Le centre médical : au cas où il y a un agent qui tombe malade il est soigné dans le service médical de la société.

I.10 FONCTIONNEMENT ET ATTRIBUTION DES SERVICES

L’organisation administrative de la Société Nationale d’Assurances de Bukavu se présente à sa tête hiérarchique avec le Chef de Agence et l’Adjoint au Chef de Agence. Ces deux autorités sont les composants de la Direction de l’Agence.

Leurs attributions sont :

  1. LE CHEF D’AGENCE

Il est le Directeur d’Agence.

Nous trouvons dans ses attributions :

  • Coordination et supervision de toutes les activités d’une Agence : techniques, administratives, financières et immobilières ;
  • Relation avec les autorités politico-administratives, judiciaires et militaires ;
  • Elaboration et orientation de la politique de l’Agence conformément aux objectifs définis par la Direction Générale ;
  • Marketing et promotions des assurances et de l’immobilier ;
  • Autorité sur les producteurs et courtiers de son ressort ;
  • Relations avec les services extérieurs à la SONAS ;
  • Autorité sur la gestion immobilière : promotion, gestion, paie ;
  • Coordination des activités de la Délégation Syndicale et la J.M.P.R ;
  • Proposition et préparation des dossiers d’agréation des avocats, experts, médecins, etc. … à la Direction de Région ;
  • Rapports annuels, semestriels, mensuels ou journaliers sur la Agence et cela dans tous les domaines : financiers, administratifs et techniques ;
  • Gestion du personnel affecté à l’Agence ;
  • Autorité sur la formation : agents, producteurs et courtiers ;
  • Contrôle et vérification de l’application correcte de toutes les instructions émises ;
  • Signature de tous les documents : polices, sinistres, documents financiers ou comptables ;
  • Contrôle des moyens de communication ;
  • Analyse et autorisation des publications des états statistiques ;
  • Analyse de courrier, documents et travaux pour l’Agence ;
  • Approbation du plan de trésorerie de l’Agence ;
  • Animation des ventes d’assurances : agents et producteurs ;
  • Formation du personnel ou préparation du projet de formation du personnel ;
  • Inspection des risques importants ;
  • Présidence des réunions de l’Agence ;
  • Lecture du courrier destiné à l’Agence.
  1. LA SECRETARIAT

Ce service contribue à :

  • La réception, l’expédition et l’enregistrement du courrier
  • La réception et l’expédition des communications : téléphone, etc.…
  • Dactylographier toute correspondance : technique, administrative et autres
  • L’ADJOINT DU CHEF D’AGENCE

Appelé encore l’Adjoint du Directeur. Nous trouvons dans ses attributions :

  • Autorité sur des activités liées à la gestion de production et des sinistres en affaires directes et indirectes ;
  • Prospection des marchés des assurances suivant l’orientation définie ;
  • Contrôle de tarification pour toutes les branches exploitées ;
  • Visa des documents : production, sinistres, reçus, avenants ;
  • Responsabilité des affaires des commissions et des honoraires pour les courtiers, producteurs et avocats en rapport direct avec l’Agence ;
  • Enquête et suivi des dossiers sinistres à caractère douteux ;
  • Visa sur les documents réservés à la gestion immobilière ;
  • Visa sur les rapports des sinistres avant expertise des objets sinistrés ;
  • Coordination des opérations sur les notes de débit ;[1]
  • Présidence de la commission de transaction en sinistres ;
  • Rapports sur les activités des courtiers et producteurs ;
  • Avis et considérations sur le projet du plan de trésorerie de l’Agence.

Ils sont suivis par 2 pools (Administratif et Technique) dirigés chacun par 1 Fondé de Pouvoir ;

  • LE RESPONSABLE DU POOL ADMINISTRATIF ET FINANCIER ou FONDE DE POUVOIR ADMINISTRATIF

Il joue le rôle de :

  • Coordination, contrôle et suivi des activités des Branches sous sa responsabilité ;
  • Application des décisions arrêtées sur la formation des agents ;
  • Application des instructions sur la gestion administrative ;
  • Supervision des procédures budgétaires : préparation, élaboration, exécution et régularisation ;
  • Suivi des activités du MPR et de la Délégation Syndicale de l’Agence ;
  • Supervision directe des procédures financières : recettes et dépenses techniques et administratives ;
  • Contrôle des activités immobilières : gestion des immeubles, gestion des comptes locataires et gestion de syndic. ;
  • Visa sur les documents à transmettre à l’autorité hiérarchique ;
  • Décision et avis sur les rapports administratifs à soumettre à l’autorité hiérarchique ;
  • Approbation et élaboration du plan de trésorerie.

Outre ses attributions, il a dans ses responsabilités :

  1. Le Service Administratif et Immobilier

Le Responsable du Service Administratif et Immobilier

Celui-ci joue le rôle de :

  • Coordination, suivi et contrôle des activités des agents affectés à la Branche Administrative et Immobilière ;
  • Autorité exécutive sur l’administration générale et la gestion immobilière ;
  • Autorité de surveillance, d’exécution et de contrôle sur la gestion du personnel ;
  • Autorité sur les moyens de communication, d’expédition ou de réception du courrier ;
  • Contrôle et visa sur tout document élaboré par la Branche et devant être transmis à l’autorité hiérarchique ;
  • Préparation des rapports administratifs et immobiliers de l’Agence ;

Les agents rattachés au Service Administratif et Immobilier

  • Gestion des stocks : fourniture, matériels, imprimés, etc.…
  • Enregistrement et classement des bons de réquisition ;
  • Tenue des inventaires : charroi, matériels de bureau, etc.…
  • Préparation des matériels de bureaux et habitations ;
  • Suivi des commandes et exécution des travaux ;
  • Gestion de la cantine ;
  • Suivi des paiements des factures : ONPTZ, REGIDESO, SNEL, etc.…
  • Suivi de facturation et paiement des services rendus.
  1. Le Service Comptable, Financier et Budgétaire.

Le Responsable du Service Financier, Budgétaire et Comptable

  • Coordination, suivi et contrôle des activités des agents affectés à la Branche ;
  • Autorité exécutive sur la trésorerie, la comptabilité et le budget ;
  • Préparation des rapports journaliers, mensuels, trimestriels sur la gestion de l’Agence ;
  • Contrôle et vérification régulières de la caisse, comptes primes et comptes litiges locaux ;
  • Suivi des extraits bancaires ;
  • Relations avec les banques et instructions financières en rapport avec la SONAS ;
  • Préparation et élaboration du Budget ;
  • Respect du plan de trésorerie.

Les agents rattachés au Service comptable, financier et budgétaire

  • Tenue des journaux : banques, caisse espèces et caisses chèques ;
  • Tenue des bordereaux des chèques remis ;
  • Tenus des bordereaux des chèques émis et/ou annulés ;
  • Tenue des extraits bancaires vérification, contrôle, rapprochement, etc.
  • Collecte et préparation des éléments pour l’élaboration du budget ;
  • Tenue de caisse : recettes et dépenses ;
  • Tenue des comptes bancaires ;
  • Tenues des fiches budgétaires ;
  1. LE RESPONSABLE DU POOL TECHNICO-COMMERCIAL ou FONDE DE POUVOIR TECHNIQUE

Il est le Fondé Technique. Il a dans ses attributions :

  • Coordination, contrôle et suivi des activités des Branches sous sa responsabilité ;
  • Mise en application des instructions émises sur la gestion technique : production et sinistres ;
  • Supervision des procédures : production et sinistres ;
  • Désignation des experts ;
  • Vérification des tarifs et des décomptes de primes ;
  • Visa des documents : production et sinistres ;
  • Approbation des notes de débit et notes de paiements des honoraires et commissions ;
  • Elaboration des statistiques ;
  • Initiation et approbation des rapports techniques ;
  • Vérification et suivi des expéditions et des réceptions de courriers techniques ;
  • Contrôle des opérations de récupération des épaves abandonnées et des avaries transport ;
  • Suivi des exploits des jugements et arrêts ;
  • Contrôle des assignations.

Il a 5 branches sous ses responsabilités dont :

  1. La branche Automobile
  2. La branche Sinistres
  3. La branche I.A.R.D (Incendie, Accident et Risque Divers)
  4. La branche Transport
  5. La branche Vie

La Branche Production Automobile

Le Responsable de la Branche Automobile

  • Coordination, suivi et contrôle des activités des agents affectés à la Branche Production automobile ;
  • Suivi de production en rapport avec le Budget ;
  • Tenue des reçus ;
  • Visa des reçus, conditions particulières et avenants après contrôle ;
  • Elaboration des statistiques de production automobile ;
  • Visa de tout document devant être transmis par la Branche ;
  • Préparation des rapports et des statistiques de production ;
  • Inspection des véhicules assurables ;
  • Elaboration des notes de débit pour l’auto ;
  • Contrôle du calcul des commissions aux courriers.

Les agents rattachés à la Branche Production Automobile

  • Contrôles des rapports d’expertises des assurables ;
  • Tarification, acceptation et constitution des polices ;
  • Elaboration des registres des affaires traitées ;
  • Elaboration des notes de débit en automobile ;
  • Souscription en branche automobile : individuelle Flottes et Risques Spéciaux ;
  • Elaboration des polices : conditions particulières, avenants et autres pièces techniques ;
  • Préparation du courrier technique-production auto ;
  • Calcul des commissions pour les courriers ;
  • Elaboration des analyses et commentaires sur les documents techniques venant du Siège : statistiques et documents informatiques ;
  • Préparation et entreprise des actions de recouvrement de primes.
  1. La Branche Sinistres et Archives

Le Responsable de Branche Sinistres et Archives

  • Coordination, suivi et contrôle des activités des agents affectés à la Branche ;
  • Visa des rapports des experts ;
  • Visa des documents de règlement des sinistres ;
  • Récupération des épaves abandonnées et des avaries transport en rapport avec les experts ;
  • Recours sinistres ;
  • Gestion des dossiers litigieux et difficiles.

Les agents rattachés à la Branche Sinistres et Archives

  • Gestion des sinistres en toute branche exploitée ;
  • Elaboration des documents constitutifs des dossiers sinistres déclarés ;
  • Formulation des demandes d’expertise ;
  • Préparation des états de règlement des sinistres ;
  • Evaluation préliminaire des sinistres ;
  • Codification des sinistres et des mouvements y afférents ;
  • Préparation du courrier technique-sinistres ;
  • Préparation et élaboration des rapports des transactions ;
  • Participation à des enquêtes sur les dossiers sinistres litigieux ;
  • Vérification de la validité des sinistres en rapport avec les polices concernées ;
  • Transmission des dossiers pour approbation et à la signature par le responsable hiérarchique ;
  • Préparation des statistiques périodiques ou demandées ;
  • Classement et archivage des polices et dossiers sinistres.
  1. La Branche Production Autres Branches

Nous y trouvons la branche I.A.R.D, Transport et la branche Vie.

Ces 3 branches ont dans leurs attributions :

Le responsable de Branche Production Autres Branches

  • Coordination, suivi et contrôle des activités des agents affectés à la Branche Production autres branches ;
  • Suivi de production en rapport avec le Budget ;
  • Tenue des reçues ;
  • Visa des reçus, conditions particulières et avenants après contrôle ;
  • Elaboration des statistiques de production des branches exploitées ;
  • Contrôle des expéditions du courrier technique ;
  • Visa de tout document devant être transmis par la Branche ;
  • Préparation des rapports et des statistiques de production ;
  • Inspection des notes véhicules assurables ;
  • Elaboration des notes de débit ;
  • Contrôle du calcul des commissions aux producteurs et courtiers.

Les agents rattachés à la Branche Production autres branches

  • Souscription dans toutes les branches exploitées ;
  • Elaboration des polices : conditions particulières, avenants et autres pièces techniques ;
  • Vérification des rapports d’expertises des assurables ;
  • Tarification, acceptation et constitution des polices ;
  • Codification des documents de base ;
  • Elaboration des registres des Affaires traitées ;
  • Elaboration des notes de débit ;
  • Préparation du courrier technique-production ;
  • Calcul des commissions et honoraires pour les courtiers, producteurs et avocats ;
  • Préparation des polices arrivées à l’échéance ;
  • Elaboration des analyses et commentaires sur les documents techniques venant du Siège : statistiques et documents informatiques ;
  • Préparation e entreprise des actions de recouvrement des primes.

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                         FORMULAIRE DE L’ETAT DE REGLEMENT

Cette fiche est remplie automatiquement en utilisant le logiciel Word. Ce document est limité car il ne permet de dresser ni la liste des sinistres enregistrés et réglés ni la liste des bénéficiaires des règlements des sinistres.

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