Chapitre deuxième : ETUDE ET MODELISATION DU SYSTEME

Dans ce chapitre nous aurons à analyser l’existence et le  modéliser avec la méthode d’information du centre OLAME.

Dans cette option, il s’agira de construire une représentation abstraite formelle, généralement de nature informatique, des aspects de ces situations sur lesquelles porte notre intérêt. Un modèle d’un domine d’une application par exemple nous «  permet de mieux comprendre notre option, de raisonner à notre sujet et de construire le système informatique, tel qu’une base de données ou une application informatique ; qui représente, contrôle ou pilote ce domaine d’application »¹⁰

II.1 ANALYSE DU SYSTEME D’INFORMATION ORGANISE (SIO)

  ANALYSE DE L’EXISTANT

ANALYSE DES FLUX D’INFORMATION

Un système est un ensemble d’éléments matériels (les hommes, les outils, méthodes, les règles, les programmes,…) en interaction transformant les éléments entrés en d’autres éléments sortis. Le système d’information doit être organisé, finalisé, construit, animé et même contrôle ; ce qui construit un moyen d’optimisation de la performance de l’entreprise. Il doit ensuite s’assurer que les normes humaines et techniques soient respectées en cas de présage du malheur, mais aussi que le management organisationnel puisse permettre de répondre à une efficacement et rapidement aux problèmes informatiques.

Pour aborder d’une manière agréable notre sujet et rapporter la  solution au système d’information y relatif, nous devons commencer par l’analyse et l’étude de des documents utilisés en suite l’étude de la nature de l’exécution des informations traitées, en fin les moyens utilisés à l’entreprise centre OLAME dans leur gestion de leur stock des produits finis pour ensuite dans le but de le critiquer et enfin en déduire une solution pour une gestion efficace.

1. CONSTRUCTION DU DIAGRAMME DES FLUX D’INFORMATION

Le diagramme des flux est une modélisation qui représente uniquement les flux sans chronologie ni description des activités associées (entrée ou sortie) à ces flux.

C’est aussi un modèle ayant pour objet la représentation graphique de la production, la circulation et la destination des messages au sein du système d’information.

Il intervient pour schématiser d’une manière globale les activités du système d’information. Ainsi notre diagramme de flux d’information se présente de la manière suivante :

Usine

Caisse

Dépôt /magasin

s. vente

Client

Comptabilité

2. MATRICE DE FLUX/ SCHEMA DE CIRCULATION D’INFORMATIONS

Le schéma de circulation d’information  est un tableau dans lequel on représente la circulation des informations sur tout ou partie du domaine d’application de l’entreprise. Ce schéma peut concerner seulement un service, une tâche ou toute l’entreprise selon l’orientation du travail qui doit être réalisé.

Vu la complexité de nombreux services du Centre OLAME, notre schéma de circulation d’information va s’orienter à la manière  dont  les entrées-sorties  sont  effectuées et comment les services réagissent dans d’autres  services.

• Symboles utilisés: ici, il s’agira des symboles significatifs aux documents utilisés au sein du Centre OLAME.

: Un  document vierge

: Numéro de la tâche

                                         

                                        : Un produit                                                  : Plusieurs documents

                                 : Un document archivé

                                : Celui-ci représente aussi un document

En ce qui concerne ce travail, le schéma de circulation d’informations se présente de la manière suivante :

Secrétariat	Usine	Dépôt/magasin	S. vente	Caisse
100	200	300	400	500
No201 101 Réception de la fiche contenant les activités journalière	No201 101 Production de la fiche des produits journaliers et archivage de l’ancienne fiche	No201 101 Arrivée des produits finis au dépôt, archivage du document ancien puis un nouveau document	No201 101 Novelle production, archivage de la fiche de stock existant et constatation de la variation de stock	101 Pas d’opération effectuée par ce service (il n’a y vente pour la première itération)
No202 102 Réception de la facture et archivage du document	No201 202 Constatation de la variation des produits dans le dépôt	No201 302 Dispose les factures et les bordereaux  qu’on écoulera au cours de la journée	No201 402 Arrivée du client et s’adresse au service vente pour le lui livrer la facture et les produits à payer	No501 502 Le client paye sa facture déjà archivée lui livré par le service vente
No301 103 Réception de la fiche de production pour le jour suivant et augmentation du stock	No201 203              Elaboration de la nouvelle fiche de stock des produits finis  journaliers	303 Embarquement des produits finis et constatation de la variation du stock	No201 403 Constatation de la variation de stock de produits finis et livraison de la facture au client	No502 503 Remise du reçu au client certifiant les produits emballés
No203 104 Varition de stock de la production constate par le secrétaire	204 Sorties des produits finis dans l’usine en direction du dépôt	No201 304 Retour de bordereau et / ou les produits livrés au début de la journée	No304 404 Le client paye la somme des produits finis repris sur la facture	No503 504 Clore des activités journalières et envoie du livre de caisse au service de la comptabilité

3. ANALYSE DES DOCUMENTS

Pour mieux juger un établissement, l’ensemble des éléments auxquels on fait recourt ou qui peuvent donner les renseignements sur celui-ci  sont les documents utilisés par cet établissement. Cette étude permet surtout de découvrir les principales causes du mauvais fonctionnement de gestion administrative de l’entreprise concernée par l’étude.

Quant à ce qui nous concerne, nous allons étudier les différents documents dans la gestion du stock au centre OLAME :

1. LES DOCUMENTS D’ENTREE OU DE SAISIE :

Ces document nous permet de visualiser sur une fiche et en catégorisant toutes les activités soit journalières, soit hebdomadaire, soit encore mensuelle utilisés au sein de l’entreprise.

• Le bon d’entrée: c’est un document dressé par le gestionnaire après avoir vérifié si les qualités et les quantités inscrites sont sur le bon de commande sont conformes, le magasinier établit le bon d’entrée en stock ou en magasin ; ce document précise les références, les quantités, les qualités des produits reçus et les observations éventuelles. C’est un document interne à l’entreprise et d’instrument de contrôle pour le gestionnaire.
• La fiche de production: Est la fiche qui montre toutes les productions écoulées au long d’une journée et reprend chaque qualité produite en termes de nombre de nombre de produits fournis par les boulangers. Ce document est visualisé de la manière suivante :
• La fiche de stockc’est un document sur lequel on reprend tous les mouvements d’entrée-sorties au dépôt ou magasin.

Cette fiche est représentée au secrétariat chaque jour à la fin de la journée pour être comptabilisée.

Nous signaleront aussi que notre stock sera comptabilisé en baquet et en carton respectivement pour le pain et pour le biscuit ; et elle est représentée de la manière suivante :

Centre OLAME BUKAVU R.D.C B.P :162/BUKAVU/R.D.C Produit : Date Libelle Entrées Sorties Stocks

Nous signalerons aussi que notre stock sera comptabilisé en termes de nombre de produits fournis par les boulangers. Ce document est visualisé de la manière suivante :

1. LES DOCUMENT DE SORTIE OU DOCUMENT RESULTAT:

Ce sont les documents que le gestionnaire de l’entreprise livre consécutivement à une commande qui lui a été adressée.

• Le bon de livraison ou bordereau d’expédition : est un document que l’entreprise centre OLAME utilise pour faire l’expédition de ses produits en dehors de son sein. Ce document est aussi permanente à la comptabilité chaque fin de la journée pour être comptabilisée ;
• La facture : c’est un document le plus usuel dans des entreprises de production ainsi que dans des entreprises commerciales ; c’est un document livré au client qui vient se procurer des produits comestibles dans cette entreprise. Ce document précise la référence, la quantité et la qualité de chaque produit livré ; le libelle et ou le nom de chaque produits, son prix unitaire ainsi que son prix total qui sera payé par le client. Ce document est visualisé de la manière suivante :

Centre OLAME

Commerce général :

B.P.162BUKAVU_RDC

Bkv, le……/….2017

Mr, Mme………………………………………………………………doit payer :

Quantité	Produits	Prix unitaire	Prix total

• La facture pro forma :

C’est un document dressé par la caissière et remis à son client qui veut acquérir des informations sur les prix des produits ; ce document reprend toutes les informations figurant sur la facture proprement dite. Le client qui vient prendre ce document peut ou ne pas acheter le produit qu’il préféré. Elle se présente de la manière suivante :

Centre OLAME

Commerce général :

B.P.162BUKAVU_RDC

Bkv, le……/….2017

Mr, Mme………………………………………………………………doit payer :

Quantité	Produits	Prix unitaire	Prix total

• Le bon de commande: est un document émanant du client à l’adresse du gestionnaire de l’entreprise qui précise la qualité, la quantité et la référence du produit désiré dans un délai précis. Mais aussi la commande peut mettre prises deux services à l’intérieur d’une même organisation. Dans ce cas ici, le bon de commande porte le nom de «  réquisition » ou « état de besoin » ; ce document est nécessaire au sein de l’entreprise OLAME car il lui permet de produire une telle quantité ou qualité et laisse une telle autre ; ce document peut se dresse par bouche.

4. ETUDE DES POSTES DE TRAVAIL ET MOYENS EXISTANTS
   • Etudes des postes de travail

Hormis la structure générale du centre OLAME, notre recherche va se focaliser sur la gestion de stock du centre OLAME, c’est un ainsi que nous allons nous baser sur la partie qui part de l’usine au déstockage des produits.

Comptabilité

s. vente/exp

Usine

Dépôt

Caisse

• Le comptable: il coordonne toutes les opérations de stockages et de déstockages des produits finis, nous signalerons que le comptable coordonne toutes les opérations de ventes et d’expédition ; il réceptionne les fiches de production et de ventes  journalières et élabore la fiche de stock des produits finis qui sont envoyées au dépôt.
• Le service vente ou d’expédition: contrôle toute les activités de vente et d’expédition des produits fins au sein du centre OLAME.
• L’usine: c’est elle qui coordonne les activités de production seulement ; elle est composée des moyens matériels et des moyens humains, qui exécutent toutes les opérations de ce servi Usine. Tandis que la caisse est le service  qui comptabilise l’argent aperçu de la vente et de l’expédition.

• Etude des moyens existants

Ici, il s’agira d’une étude ou analyse qui est soit humaine soit matérielle ;

• Moyens humains

Pour ne pas aller en dehors de notre recherche, nous signalerons que la gestion dépend plus principalement de l’usine car c’est elle qui fournit les produits finis à l’entreprise OLAME. Cette gestion est confiée spécialement aux cadres scientifiques ayant une expérimentation adéquate dans le domaine de la boulangerie, dont un superviseur, un comptable et magasinier.

• Moyens matériels

Pour son bon fonctionnement et sa bonne structure, la gestion de stock dans l’entreprise OLAME est possible grâce à ces matériels ci-après :

• Machine calculatrice,
• Une machine dactylographique,
• Des imprimantes,
• Encres correctrices,
• Des boites des stylos,
• Des crayons et des gommes,
• Des rames de papiers,
• Une machine desk top…

• Moyens financiers

Etant donné que l’entreprise centre OLAME est une entreprise qualifiée de production compte tenu de sa nature de transformer les matières premières acquises de l’extérieur mais c’est une entreprise prive en responsabilité limité, et que son dépôt ou son stock est équipé par elle-même, c’est-à-dire par les fonds propre de l’entreprise.

5. CRITIQUE DE L’EXISTANT

Au début cette recherche, les préoccupations majeures étant de réaliser un  diagnostic précis pour repérer les problèmes que connait l’entreprise centre OLAME concernant la gestion de stock de ses produits finis, les coûts et les qualités doivent être dégagées car à la fin de cette recherche nous proposer quelques solutions qui pourront nous aider à y arriver.

• Critique de documents utilisés

Les documents de l’entreprise centre OLAME sont bien tenu, mais le tenue manuelle de ces documents reste toujours l’une des causes qui ne permet pas à l’entreprise un service plus rapide qu’on le veut ou ses bénéficiaires ; de mettre permettre à l’entreprise de mettre à jour ses documents chaque fois que l’opération est déclenchée.

• Critique des postes de travail.
• Moyens humains

La gestion de stock au sein du centre OLAME est gérée par les gestionnaires de formation dans leurs domaines, ut  dont un comptable, un secrétaire, un superviseur et un collecteur, tous conviennent.

• Moyens matériels

Malgré la présence de certains matériaux qui parcourent à la gestion de produits finis, cela est encore insuffisant pour que le centre OLAME puisse atteindre ses objectifs ; alors, il suffirait de lui doter un nombre suffisant et de bonne qualité de matériaux pour lui permettre de réaliser ses objectifs ou leurs tâches à temps opportun.

• Critique de la circulation de l’information

Sachant bien que la bonne organisation ou le bon fonctionnement d’une institution est dit en la manière dont les informations circulent dans cette organisation, au sein de l’entreprise OLAME comme nous l’avions souligné dans les pages précédentes, la circulation de l’information est bien organise sauf que la structure de circulation de l’information, qui est encore centralisée nécessite à ce qu’elle soit décentralise car jusqu’à ces jours, elle dépend encore de l’extérieur. Et pour ce fait, il difficile d’acquérir les informations avec un type de structure.

• Proposition des solutions

Pour remédier à quelques  problèmes rencontrés dans la gestion des produits du centre OLAME, il serait mieux de faire recourt à l’une des solutions soit manuelle, soit informatique.

1. Solution manuelle

Elle consistera à réorganiser premièrement la circulation de l’information et pour la seconde fois à revoir la manière d’occupation des postes au sein de l’entreprise Centre OLAME, qui est critiqué par le fait d’avoir présenté les méfaits suivants :

• Une difficulté de conservation et de sécuriser les données,
• Une fréquence élevée d’erreur de répétition de taches manuelles,
• un risque élevé d’erreur à l’écrit.

Elle présente aussi quelques avantages qui sont :

• Elle ne nécessite pas une forte dépense économique au niveau de la maintenance et de la main-d’œuvre,
• Elle nécessite un entretien moins coûtant pour mettre à jour et à la disponibilité de l’utilisateur les ouvrages.

2. Solution informatique

Cette solution consiste exécuter d’une manière automatique certaines tâches dans une entreprise, elle présente aussi quelques méfaits :

• Une augmentation importante de coût en contre partie du développement du logiciel,
• Une maintenance du matériel fermé au personnel local non concerné.

6. DICTIONNAIRE DES DONNEES

Le dictionnaire des données est un document permettant de recenser, de classer et de trier toutes les informations (les données) collectées lors des entretiens ou de l’étude des documents. Le dictionnaire des données peut être plus ou moins élaboré selon le niveau de granularité souhaité.

Notre dictionnaire des données se présente de la manière suivante :

Désignation	Code	Format	talle	type		Règle de calcul	document
				E	C
Numéro usine	Idusine	numérique	5	X			Fiche de production
Nom usine	Nomusine	Texte	25	x
Numéro  produit	Numprod	numérique	10	X
Date production	Dateprod	Heure/date	10	x
Numéro fiche	Idfiche	auto	5	x			Fiche de stock
Code produit	Idprod	Heure/date	10	x
Entrées produit	Entrees	Numérique	10	X
Sortie produit	Sorties	Numérique	10	X
Stock produit	Stocks	Numérique	12		x	Entrées-Sorties
Numéro facture	Idfacture	texte	10	X			Facture
Numéro client	Idclient	texte	10	X
Numéro  produit	Idprod	texte	10	X
Quantité	Qte	Numérique	8	X
Prix unitaire	Pu	Numérique	8	X
Prix total	Pt	Numérique	8		X	Pu×Qte
TVA	TVA	Numérique	10	X
Date vente	Datevente	Heure/date	10	X
Numéro bordereau	Idbordereau	texte	10	X			Bordereau d’expédition
Numéro produit	Idprod	texte	10	X
Quantité	Qte	Numérique	8	X
Poids unitaire	Poidsunit	Numérique	8	X
Poids total	Poidstot	Numérique	8		X	∑Pu
Numéro client	Idclient	texte	8	X
Numéro chauffeur	Idchauffeur	texte	8	X
Numéro chauffeur	Idchauffeur	texte	8	X
Date	Dateexped	Heure/date	10	X
Numéro produit	Idprod	texte	8	X			Pas de document
Grade produit	Gradprod	texte	8	Xx
Nom produit	Nomprod	texte	12	X
Nature emballage	Natembal	texte	10	X
Numéro client	Idclient	texte	10	X
Nom client	Nomclient	texte	10	X
Post nom client	Postnon	texte	8	X
Sexe  client	Sexeclient	texte	8	X
Adresse client	adresseclient	texte	10	X
Téléphone client	Telclient	texte	14	Xx
Numéro expéditeur	Idexp	texte	12	X			Pas de document
Nom expéditeur	Nomexp	texte	10	X
Post nom expéditeur	Postnom	texte	10	X
Numéro transporteur	Idtrans	texte	10	X
Nom transporteur	Nomtrans	texte	12	X
Post nom transporteur	Postnon	texte	25	X
Numéro téléphone	Numtel	texte	14	X
Numéro chauffeur	Idchauf	texte	25	X
Nom chauffeur	Nomchauf	texte	25	X
Post nom chauffeur	Postnom	texte	25	X
Numéro téléphone	Numtel	texte	14	X

MODELISATION D’UN SYSTEME GESTION DE STOCK DU CENTRE OLAME

1. Notion de la modélisation d’un système

Cette partie est consacrée à la conception du système d’information de la gestion de stock de  l’entreprise centre OLAME ; pour y arriver, il existe plusieurs méthodes de modéliser, mais la conteste qui est la nôtre, nous allons travailler avec la méthode Merise qui est une méthode de conception, de développement et  voir  même de réalisation des projets informatiques. Le but de cette méthode est concevoir un système d’information basé sur la séparation, l’identification et les traitements des données à effectuer en plusieurs modèles.

1. Cycle d’abstraction des systèmes d’information

Ici, nous irons signaler que la conception du système d’information se fait par étapes, afin d’aboutir à un système d’information fonctionnel reflétant une réalité physique. Il s’agira donc de valider chacune de ces étapes en prenant en considération les résultants de la phase précédente : d’autres parts, les données étant séparées de traitement, il faut vérifier la concordance entre données et traitements afin de vérifier que toutes les données nécessaires aux traitements sont disponibles et qu’il n’y a pas des données qui seront inutiles dans l’évolution du travail.

Une succession d’étape à laquelle on se pose cette question est appelée cycle d’abstraction pour la conception des systèmes d’information et se présente schématiquement de façon suivante :

Expression des besoins

Modèle physique

Modèle logique

Système d’information

Modèle conceptuel

L’expression des besoins consiste à définir ce que l’on attend système d’information automatisé, il faut pour cela évaluer l’état des éléments nécessaires au système d’information (l’étude de l’existant) et en suite délimité le système en s’informant aux futurs utilisateurs. Cela pourrait nous permettre de mettre aux points le modèle  conceptuel de données qui donnera la signification des informations sans contraintes techniques, organisationnelles ni économiques et en permettre d’aboutir au modèle logique de données qui consistera à faire la description des données tenant compte de leurs condition d’utilisations comme les contraintes d’historique, techniques de mémorisation et même d’intégrité) ; par près suivra le modèle conceptuel de traitement qui décriera l’activité du domaine sans préciser les ressources ainsi que leurs organisations correspondantes

Le modèle organisationnelle de données qui donne bien sûr la signification des informations avec contraintes organisationnelles et économiques comme par exemple la réparation et la quantification des données ; droit  des utilisateurs. En suite le modèle organisationnel de traitements, lui décriera les contraintes qui sont surtout à l’environnement spécial, organisationnel et temporel.

II.1.1. ANALYSE DES DONNEES ORGANISEES

1. LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES (MCD)

Ce modèle nous permettra surtout de structure les concepts que nous irons utiliser dans notre modèle de gestion de produits finis en types d’entités, d’attributs, et leurs types d’associations ; ce modèle nous permettra également de lister et d’organiser les données qui seront utilisées dans le système d’information du domaine à étudier. Signalons que le modèle conceptuel des données est un schéma représentatif d’une structure d’information du point de vue de leurs données, c’est-à-dire leurs dépendances ou relations entre les différentes données du système d’information ; Ce modèle a pour but d’écrire de façon formelle les données qui seront utilisées dans le système d’information.

Il s’agira ici, d’une représentation des données qui sont facilement compréhensibles, permettant de décrire le système d’information à l’aide des entités. Il doit de préférence ne contenir que le cœur des informations nécessaires pour la réalisation des traitements conceptuels, déductibles et de préférence celles liées au choix organisationnel du système. Ce modèle est à la base de tous les systèmes de gestion de base de données (SGBD) appelés relationnels : (Access, Oracle, DB2), sui sont souvent les plus utilisés pendant cette période dans beaucoup d’entreprises commerciales comme dans les entreprises de production. Il permet donc une représentation de réel aperçu de l’entreprise sous formes des entités, associations et des propriétés.

• Une entité : c’est un objet de gestion considéré pour représenter l’activité à modéliser et sert à décrire plusieurs occurrences de la même information complexe. Les éléments de l’information modélisée par l’entité sont les propriétés, elles sont dites atomiques, dont l’une, unique et discriminant s’appelle identifiant, qui est la présentation formelle de la mémorisation d’une information complexe et cohérente. Une entité représente une case d’objet remarquable du domaine d’application et chacun de ses attributs représente une propriété.
• Une association ou relation: est un lien sémantique entre une ou plusieurs entités ; elle peut être porteuse (si elle peut changer à une entité) d’une ou plusieurs propriétés et très souvent décrite par un verbe d’action à l’infinitif.

• Une propriété ou un attribut: quant à elle, est un élément d’une entité, elle est dite une seule quand elle décrit la mémorisation d’une information élémentaire, elle a un nom unique qui permet de mémoriser une variable et doit avoir un sens ou une valeur pour chacune des occurrences de la composante.
• Une cardinalité ou une patte : c’est une précision portée sur une patte d’une association ; elle indique le nombre minimal et le nombre maximal des valeurs de relation pouvant exister pour chaque valeur d’objet.
• Une cardinalité minimale (0,1) : 0 veut dire que l’entité ne peut jamais intervenir dans une association, 1veut dire au contraire que l’entité intervint obligatoirement une fois dans l’association.
• La cardinalité maximale (1, n) : 1veut dire que l’entité ne peut intervenir plus d’une  fois dans l’association n veut dire au contraire que l’entité peut  intervenir plusieurs une  fois dans l’association.
• Identifiant: est une propriété qui ne peut pas prendre deux fois la même valeur dans deux occurrences d’entité, comme c’était signalé ci-haut c’est une propriété  particulière qui permet de connaitre chacune des occurrences d’objets.

Une occurrence constitue un identifiant d’une table si, à un instant, il ne peut exister plus d’une ligne possédant une valeur déterminée de cette colonne.

Objet du modèle conceptuel de données

Ce modèle vise à décrire formellement la signification des données (sémantique de données) du système d’information ; elle vise aussi à structurer les données indépendamment de choix d’implantation physique.