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CHAP III PRESENTATION DU LOGICIEL

Cette partie du travail va expliquer le logiciel qui accompagne ce manuel. Le logiciel est conçu dans Microsoft office version Access 2010 et est présenté comme une base de données.

Il se sert des modèles des documents utilisés à la Bralima pour l’enregistrement des informations sur la distribution des produits finis de  transport de la Bralima à leur clients.

C’est dans le souci de travail toujours avec plus de rapidité et d’exactitude que nous avons proposé un programme de gestion qui peut essayer d’en faciliter la tâche aux utilisateurs. Avant de donner des explications sur l’utilisation de ce programme, nous proposons de donner quelques compléments sur son élaboration.

III.1.  Quelques notions 

Le logiciel Microsoft Access contient des informations fondamentales ainsi que toutes les entités réunies telles que les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros, et les modules.

III.1.1. Les tables : Les tables contiennent des informations sur un sujet particulier. C’est par elles que tout doit commencer,  une table est une structure fondamentale du système de gestion de base des données relationnelles. Le mode feuille de données affiche la table que nous créons avec des lignes et des colonnes. Une table est constituée d’enregistrements, de champs et de noms de champ. Dans notre base des données nous aurons à utiliser les tables suivantes : 

Table1 : Client

Figure 3.3. Table1 : client

Table2 : Distribution

Figure 3.4. Table2 : Distribution

Table3 : Produit

Figure 3.5. Table3 : Produit        

Table4 : Sécurité

Figure 3.6. Table4 : Sécurité 

Table5 : Vendeur

Figure 3.7. Table5 : Vendeur

III.1.2. Les requêtes : Une requête est une question sur les données enregistrées dans nos tâches MS Access. En d’autres termes, c’est un élément essentiel de la base de données. Elle permet d’interroger la base de données pour en extraire les informations nécessaires. Elle permet donc de sélectionner les informations mais aussi de les trier, les organiser pour répondre à une demande spécifique. Elle  permet également d’effectuer les opérations élémentaires sur les enregistrements (moyenne, addition, soustraction, etc.)

Cette requête nous permet de faire une fiche contenant les informations sur la distribution des produits finis dans une entreprise comme celle de la BRALIMA Bukavu. 

Figure 3.8.  Requête Fiche de distribution                                                                                

III.1.3. Les Formulaires: Un formulaire est un objet de BD MS Access dans lequel on peut placer des contrôles servant à la saisie, affichage et modification des données enregistrées dans les tables.

Pour réaliser une tâche liée à ce formulaire, il revient à l’utilisateur de faire son choix en cliquant sur les cases à cocher pour avoir accès aux boutons des créations, des recherches et de mises à jour ou aux sous-formulaires permettant d’exécuter les aperçus ou les impressions des données enregistrées et avoir accès à un bouton de fermeture d’une BD.

Figure 3.9. Menu General

En cliquant sur le bouton «  APERÇU » ou  «  IMPRESSION », les formulaires suivant s’ouvrent :

Dans les formulaires ci-dessous, on peut avoir accès à toutes les données en attente d’impression. On peut accéder aux fiches de distribution des produits, aux états des clients, des distributions, des sécurités et des vendeurs.

Ce formulaire permet à l’utilisateur d’accéder aux autres formulaires liés à la création, la recherche et la modification.

Figure 3.11. Gestion des clients

Ce formulaire permet de saisir et de sauvegarder les données dans une table ou dans une requête. 

Figure 3.12 Ajout d’un client

Ce formulaire permet à faire la recherche des données enregistrées dans une table

  1. Enregistrement
  2. Premier enregistrement
  3. Enregistrement précédent
  4. Enregistrement actuel
  5. Enregistrement suivant
  6. Dernier enregistrement
  7. Nouvel enregistrement (vide)
  8. Il n’y a pas de filtre actif
  9. rechercher

Ce formulaire permet de faire la modification et la suppression des données enregistrées dans la table

Figure 3.14. Modifier un clients

III.1.4. Etat: l’assistant Etat permet de créer des états d’aspect professionnel pour afficher des données provenant d’une ou plusieurs tables. Sert à visualiser  et imprimer les informations provenant de la base des données. Sa forme et son apparence peuvent être définies selon les besoins, mais aussi les informations à afficher peuvent aussi être sélectionnées selon les besoins.

III.1.4.1. Liste des clients

Cet état permet de visualiser les données enregistrées dans la table client

Figure 3.15. Etat client

III.1.4.2. La fiche de distribution 

Cet état permet de visualiser les données enregistrées dans la requête fiche de distribution.

Il permet d’apercevoir la fiche de distribution des produits finis aux clients  de la Bralima/Bukavu. Il contient les données provenant de la requête fiche.

Figure 3.16. Etat fiche c’est pour faire sortir un état sur un papier(Faire l’impression d’un état) 

Figure 3.17. Imprimer un état

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