CHAPITRE DEUXIEME : DEROULEMENT DU STAGE PROPREMENT DIT

Les activités au sein de l’HPGRB sont diversifiées et chaque département, chaque service œuvre pour offrir des meilleurs soins, un cadre approprié et un environnement sain.

Etant donné la multitude des services et vu le temps limité à un mois pour notre stage, nous sommes passé par le département de chirurgie dans le service de secrétariat et facturation  où les taches majeurs ont été la facturation des consultations, actes chirurgicaux, kiné, l’élaboration des fiches d’hospitalisations, des bons inter service,… ; dans le département de pharmacie avec comme taches l’inventaire comptable des produits pharmaceutiques du dépôt intermédiaire (DI), la détermination des consommations de trois mois du dépôt central (DC), dans département des services généraux avec comme tache l’élaboration des réquisition à présenter à la directions des achats des fournitures, la réception des réquisitions des départements et la livraison des fournitures ; dans le service da facturation des abonnés avec comme taches l’émission des factures par société abonnée et le classement de ces dernières avant leur livraison aux sociétés. Les services et départements dans lesquels nous sommes passés sont expliqués en détails ci-dessous.

 DEPARTEMENT DE CHIRURGIE

 Secrétariat et facturation

Le secrétariat et facturation du département de chirurgie est l’un des points de perceptions des frais au sein de l’hôpital général de référence de Bukavu. Il est spécifiquement rattaché au département de chirurgie et effectue des taches telles que : La perception des frais de consultations, La perception des frais d’actes chirurgicaux, La perception des frais de kinésithérapie, Perceptions d’autres frais relatifs au département de chirurgie, Emission des factures, L’émission des lettres, bons (de demande de consultation inter service et  de demande d’imagerie) et autres documents du département de chirurgie, Elaboration des programmes journaliers du bloc opératoire, Elaboration des fiches d’hospitalisation des patients

• Encodage et Elaboration des factures:

L’encodage consiste à intégrer le patient (nouveau) dans le système et lui attribuer un numéro d’identification (ID).

L’ID permet d’identifier le patient dans tous les départements où il sera amené à passer ainsi que son état de paye des services reçus.

L’encodage et la facturation à la consultation est achevé par la production d’une facture en 3 copies dont : Une pour le malade à annexer au carnet médical, Une pour le médecin consultant, Une qui accompagne le versement.

En cas d’erreur, le secrétaire caissier se réfère à au chef du département qui certifie l’erreur et la finance, qui est habilitée de corriger les erreurs effectue la correction dans le système.

Certains actes  ne sont pas disponibles dans le système. Pour des cas pareils  il sied de se référer au médecin pour soit donner un acte similaire de référence pour effectuer la facturation.

• Production des bons:
• Bon de demande de consultation inter service : utilisé pour demander une consultation dans un autre département
• Bon pour imagerie : utilisé pour radio et échographie
• Perception: Deux catégories de patients sont reçues :
• Les abonnés : les patients viennent avec des bons des maisons par exemple CICR, OCC, MSF/Espagne, MONUSCO, etc. cette catégorie consomme sans payer cash. A la fin des soins une facture est produite reprenant l’ensemble des couts des soins reçus par le patient et transféré à la maison émettrice du bon de soin qui à son tour se chargera du payement
• Les privés : ce sont des patients qui viennent se soigner sur leur propre frais. Est dans cette catégorie, tout patient non abonné. Les patients de cette catégorie payent cash leurs consultations et supportent les couts des soins reçus à son passage à l’HPGRB.

DEPARTEMENT DE PHARMACIE

Ce département s’occupe de la commande des médicaments, la réception des commandes et de la gestion du stock des médicaments au sein de l’hôpital général de référence.

La gestion du stock suppose la distribution des médicaments aux différents départements (chirurgie, pédiatrie, soins intensifs, médecine interne, pavillons cliniques, Gynécologie, bloc opératoire,….) suivant la demande adressée par ces derniers.

Le département est subdivisé en des services entre autres :

1. Le dépôt central (DC) : qui réceptionne les stocks des médicaments et effectue la distribution dans les services du département.
2. Le dépôt intermédiaire (DI): Réceptionne les produits provenant du dépôt central et s’occupe de la livraison aux services selon leurs demandes.
3. L’officine vente : S’occupe de la vente des médicaments aux patients privés sous présentation de l’ordonnance médicale
4. L’officine abonnée : S’occupe de la livraison des médicaments aux patients des sociétés abonnées également sous présentation de l’ordonnance médicale et du bon de soin émise par la société abonnée.
5. Le secrétariat : Enregistre dans le système les mouvements des stocks, les livraisons aux services et aussi les états des différents stocks.

Après avoir constaté les besoins des différents services, le dépôt central passe commande auprès des différents fournisseurs dont les principaux sont BDOM, DCMP, LOTUS PHARMA…..

Le département réceptionne également des lots des médicaments obtenu comme don. En effet, différentes organisations donatrices offrent des médicaments à l’hôpital général tel que la MONUSCO, CORDAID,

Ce département se charge de déterminer pour chaque produit un niveau  à partir duquel il est nécessaire de passer une commande. C’est l’application de la notion de stock de sécurité.

DEPARTEMENT DES SERVICES GENERAUX

Ce département s’occupe des services généraux entre autres la logistique, l’achat et approvisionnement en fournitures, le service technique, le service d’entretien et assainissement, le service électricité,…

Pour le besoin de notre stage, nous avons été affectés au service de la logistique.

Service de la logistique

Ce service s’occupe de la gestion des fournitures consommables qui sont utilisées au sein de l’hôpital. De l’achat jusqu’à la livraison aux services et départements. Seules les fournitures sont gérées dans ce service.  Les médicaments et autres outils de laboratoires sont du ressort de la pharmacie, dépôt centrale qui telle que décrit ci –haut se charge des approvisionnements y relatives.

Le service se charge :

• De l’approvisionnement en fournitures
• De la livraison des fournitures aux services et départements
• De l’établissement de l’état des stocks pour certaines fournitures

1. Achats et approvisionnements

Les approvisionnements sont effectués par le service des achats et approvisionnements, qui après la validation de la réquisition par la direction (DAF et MD) et le déboursement de l’argent pour les achats se charge d’acquérir les fournitures sur les marchés.

Dans certains cas, et pour certains produits, il est exigé des factures pro forma des deux ou trois fournisseurs pour juger au près du quel acquérir la fourniture demandée.

A la réception des fournitures achetés, le service établi le bon/PV de réception des fournitures et  le magasin enregistre les quantités sur les fiches de stock pour actualiser la situation du stock fournitures.

2. La demande des fournitures des services et départements

A la réception de la demande de fourniture magasin, le service logistique l’envoie à la direction pour signature du DAF et du MD, les bordereaux de demande de fournitures des services sont accompagnés de la fiche de suivi des matériels et produits en magasin qui reprend la désignation de la fourniture, la quantité en stock, la quantité demandée et la quantité restante en stock. Les signatures de la direction confirment les livraisons des fournitures, matériels. Le service se charge de la livraison des fournitures aux services puis émet des bons de livraison aux services et département.

Autres taches :

• le service s’occupe de l’actualisation des fiches de stock des certaines fournitures stockables (Papiers, facturiers, cahiers, avons, raclettes, torchons, brosses, piles,…)
• classement des bons reçus et émis dans le service
• l’achat des fournitures sur le marché

SERVICES FINANCIERS

Service de facturation des abonnés

Le service de facturation des abonnés est un service attaché à la fiance et dirigé par un assistant financier qui gère les facturations des abonnés.

Les abonnés sont des patients traités sous assurance de leurs sociétés. Les sociétés signent des contrats d’abonnement avec l’hôpital général pour traiter leurs agents et se faire facturer les soins mensuellement. L’hôpital compte une cinquantaine des sociétés abonnées mais seules quelques-unes seulement fréquentent régulièrement.

L’assistant financier en charge de ce service  réalise comme taches :

• la centralisation des facturations des différents patients par société abonné pour sortir une facture unique de la société assureuse
• vérifie des éventuelles erreurs que les secrétaires (erreurs souvent de double facturation)
• élabore un relevé de facture qui accompagnera la facture à envoyer chez l’assureur.
• Corrige les erreurs commise dans le système par les secrétaires des départements (erreurs souvent sur l’identité du patient, de double enregistrement d’un patient en lui attribuant deux ID)

Au 27 de chaque mois, l’assistant financier procède à la l’élaboration de la facture unique de pour chaque société abonnée et établie un relevé de facture. Ce relevé comprend le numéro de la facture, le nom de la société, le mois de la facture et le montant total en chiffre et en toutes lettres. Le montant du relevé doit correspondre à celui de la facture. Ce relevé est signé par les services financiers, le DAF et le MD. Les bons amenés par les abonnés sont annexés sur les factures des sociétés pour être renvoyés à ces dernières. Le service conservant une copie. La facture une fois chez l’assureur, celui-ci dispose de 10 jours pour réclamer et/ou la payer cash ou via un versement à la banque (FNBank, TMB, BOA,…). Lorsque l’assureur dépasse le délai de payement, l’hôpital est dans le droit d’exiger un intérêt moratoire de 5% le mois.

PROCEDURE SUR OPENCLINIC

Sur OPENCLINIC, système utilisé par l’hôpital, l’accès requiert un compte. Une fois ouvert :

• Application ˃ Financier ˃ Factures assureur ˃ Compagnie d’assurance → une barre de recherche s’affiche permettant de recherche la société assureuse ainsi que les abonnées de ladite société. Toutes les autres opérations peuvent suivre comme générer la facture de la société, la liste des abonnés ayant visité l’hôpital pour la durée sélectionnée…
• La fusion des données de patient se fait quant à elle : connexion sur openclinic ˃système ˃ fusion dossiers patient ˃insérer soit les ID, les noms ou les dates de naissance ˃choisir le quel de deux dossiers à conserver dans le système.

TACHES REALISES AU SEIN DES SERVICES DE L’HPGRB

Les taches ci-dessous présentées sont réalisées du Lundi au vendredi de 7h30 à 15h avec une pause d’1h à 12h. Les samedis nous étant accordés pour travailler sur nos mémoires de fin de cycle. Sauf le samedi 19 Mars qui a été consacré à la formation sur l’utilisation du logiciel open clinic au sein du département de pharmacie.

Date	Service	Taches prévues	Taches réalisées	Observation	Encadreur
Lundi 06/03/2017	Secrétariat et facturation du département de chirurgie	Prise de connaissance des tâches quotidiennes du service et explications du déroulement des taches	Prise de connaissance des tâches quotidiennes du service et explications du déroulement des taches		MAMPENGU MONOTE
Mardi 07/03/2017	Secrétariat et facturation du département de chirurgie	-          Réceptions pour la consultation et rendez-vous pour l’urologie	-          Elaboration des fiches d’hospitalisation -          Enregistrement des malades hospitalisés sous le registre d’hospitalisation -          Encodage des malades  dans le logiciel pour consultation urologie -          Production des factures (pour consultation, contrôle, kinésithérapie, avances pulpectomie, cure herniaire,...) -          Elaboration du programme du bloc opératoire pour la journée du 08/03/2017. -          Elaboration d’un rapport journalier de la caisse -          Versement à la caisse principale  à 15h30.	Les taches ne suivent pas une chronologie. Des patients arrivent de manière instantanée. Seules les deux dernières sont à effectuer à la fin de la journée pour clôturer la journée	MAMPENGU MONOTE
Mercredi 08/03/2017	Secrétariat et facturation du département de chirurgie	-          Encodage des patients et facturation des consultations chirurgie digestive -          Perception des frais d’acompte sur facture -          Perception des frais de séances kinésithérapie	-          Encodage des patients et facturation des consultations chirurgie digestive -          Elaboration des fiches d’hospitalisation pour patient -          Elaboration du programme du bloc opératoire du 09/03/2017		MAMPENGU MONOTE
Jeudi 09/03/2017	Secrétariat et facturation du département de chirurgie	-          Encodage patients et facturation des consultations traumato-orthopédie -          Perception des frais d’acompte sur facture -          Perception des frais de séances kinésithérapie	-          Elaboration des  fiches d’hospitalisation et actualisation dans le système -          Encodage patients et facturation des consultations traumato-orthopédie		MAMPENGU MONOTE
Vendredi 10/03/2017	Secrétariat et facturation du département de chirurgie				MAMPENGU MONOTE
Lundi 13/03/2017	Secrétariat et facturation du département de chirurgie	-          Encodage patients et facturation des consultations traumato-orthopédie -          Perception des frais d’acompte sur facture -          Perception des frais de séances kinésithérapie	-          Elaboration fiches d’hospitalisation et actualisation du système -          Facturation des consultations et encodage dans le système -          Elaboration des carnes des nouveaux patients.	permutation du responsable du service et qui joue le rôle d’encadreur	FURAHA MUSHENGEZI DYNA
Mardi 14/03/2017		-          Encodage patients et facturation des consultations traumato-orthopédie -          Perception des frais d’acompte sur facture -          Perception des frais de séances kinésithérapie	-          Elaboration fiches d’hospitalisation et actualisation du système -          Facturation des consultations et encodage dans le système -          Elaboration des carnes des nouveaux patients.		FURAHA MUSHENGEZI DYNA
Mercredi 15/03/2017	Département de PHARMACIE		-          Enregistrement des PV de réception des lots de médicaments PNLT -          Enregistrement des PV de réception des lots de médicaments BDOM/CORDAID -          Enregistrement des PV de réception des lots de médicaments MONUSCO		Pharmacien MUGARUKA AKILIMALI
Jeudi 16/03/2017	Département de PHARMACIE	Encodage de l’Etat du stock dépôt intermédiaire(DI)	Encodage état de stock fin Février dépôt intermédiaire (DI)		Pharmacien Justin MUGARUKA AKILIMALI
Vendredi 17/03/2017	Département de PHARMACIE	Encodage de l’Etat du stock dépôt intermédiaire(DI)	Suite de l’Encodage de l’Etat du stock dépôt intermédiaire(DI)		Pharmacien Justin MUGARUKA AKILIMALI
Samedi 18/03/2017	Département de PHARMACIE	-          Encodage de l’Etat du stock dépôt intermédiaire(DI) -          Formation sur la gestion du stock via le logiciel réseau de l’HPGRB OpenClinic	-           Suite de l’Encodage de l’Etat du stock dépôt intermédiaire(DI) -          Formation sur la gestion du stock via le logiciel réseau de l’HPGRB OpenClinic	Formateur Dr Patrick MIRINDI	Pharmacien Justin MUGARUKA AKILIMALI
Lundi 20/03/2017	Département de PHARMACIE	-          Finalisation de l’encodage de l’Etat de stock	-          Finalisation de l’encodage de l’état de Stock  du dépôt intermédiaire -          Encodage dans le système OPENCLINIC des livraisons des produits du dépôt intermédiaire aux services		Pharmacien Justin MUGARUKA AKILIMALI
Mardi 21/03/2017	Département de PHARMACIE		-          Enregistrement des consommations des produits pharmaceutiques de Décembre, Janvier et Février -          Encodage dans le système OPENCLINIC des livraisons des produits du dépôt intermédiaire aux services		Pharmacien Justin MUGARUKA AKILIMALI
Mercredi 22/03/2017	Département de PHARMACIE		-          Enregistrement des consommations des produits pharmaceutiques de Décembre, Janvier et Février		Pharmacien Justin MUGARUKA AKILIMALI
Jeudi 23/03/2017	Département de PHARMACIE		-          Enregistrement des consommations des produits pharmaceutiques de Décembre, Janvier et Février -          Encodage dans le système OPENCLINIC des livraisons des produits du dépôt intermédiaire aux services		Pharmacien Justin MUGARUKA AKILIMALI
Vendredi 24/03/2017	Département de PHARMACIE		-          Enregistrement des consommations des produits pharmaceutiques de Décembre, Janvier et Février -          Encodage dans le système OPENCLINIC des livraisons des produits du dépôt intermédiaire aux services
Lundi 27/03/2017	Département des services généraux	Prise de connaissance du département	Prise de connaissance du département et explications des taches y exécutées		Achille  B.
Mardi 28/03/2017	Département des services généraux, Service de la logistique		-          Emission des bons de réception des fournitures -          Livraison des fournitures aux départements et services et émission des bons de livraison		Achille  B.
Mercredi 29/03/2017	Département des services généraux, Service de la logistique	Etablissement des réquisitions à présenter à la finance pour approbation	-          Etablissement des réquisitions à présenter à la finance pour approbation		Achille  B.
Jeudi 30/03/2017	Département des services généraux, Service de la logistique	-          Réception des réquisitions des services -          Livraison des fournitures aux services	-          Réception des réquisitions des services -          Livraison des fournitures aux services		Achille  B.
Vendredi 31/03/2017	Département des services généraux, Service de la logistique	-          Classement des bons de réquisition émis et reçus	-          Classement des bons de réquisition reçus et émis -          Mis à jours de fiches de stock de certaines fournitures		Achille  B.
Lundi 03/04/2017	Service facturation des abonnés	Prise de contact et présentation au service	-          Prise de contact et présentation au service		Jean-Luc AGANZE
Mardi 04/04/2017	Service facturation des abonnés		-          Explication et Apprentissage à l’utilisation de l’application Finance/facturation des abonnés sur OPEN CLINIC		Jean-Luc AGANZE
Mercredi 05/04/2017	Service facturation des abonnés		-          Classement des factures de BANRO Corporation selon les filiales		Jean-Luc AGANZE
Jeudi 06/04/2017	Service facturation des abonnés		-          Application sur openclinic : facturation des abonnés		Jean-Luc AGANZE