Chapter 2 : MODELISALISATION DU SYSTEME D’INFORMATION AU SEIN DU MAGASIN CENTRAL

2.0. Introduction

« L’efficacité de l’informatisation n’est mise en évidence que dans le système d’information. On entend ici par système d’information l’ensemble des moyens, procédures, applications et personnes qui manipulent un certain type de données. Par rapport aux applications informatiques, le système d’information inclut les personnels en amont pour la constatation des faits et la saisie des données, et les personnes en aval qui utilisent les résultats.

L’informatisation transforme les systèmes d’information existants par :

une substitution des moyens (automatisation des tâches) ;
une extension qualitative en termes de taille, délais, précision, ampleur des données, diffusion ;
la qualité de présentation de l’information » [PEA1990b].

Par ailleurs, la réalisation de l’efficacité de l’informatisation au sein d’une organisation doit passer par la conception d’un modèle. « Un modèle est une abstraction de quelque chose de réel qui permet de comprendre avant de construire, ou de retrouver les informations nécessaires pour effectuer des entretiens, des modifications et des extensions. Il est plus aisé de se référer à un modèle qu’à l’entité d’origine, car le modèle simplifie la gestion de la complexité en offrant des points de vue et des niveaux d’abstractions plus ou moins détaillés selon les besoins. L’abstraction, dans ce contexte, signifie l’examen sélectif de certains aspects du problème ; c’est l’outil qui permet de délimiter notre connaissance de l’univers aux entités et aux interactions qui nous concernent dans une situation donnée.

La modélisation est utilisée dans la conception des systèmes d’information informatisés à différents niveaux. Elle commence toujours par une étude préalable. » [KAS2011b]

Dans les lignes qui suivent, nous allons ainsi faire le diagnostic du système actuel du magasin central, puis l’analyse de flux, puis ensuite celle de besoins des utilisateurs après avoir présenté les exigences d’une gestion efficace de stocks, car il s’agit en fait d’un travail qui traite de la gestion du magasin ; et puis enfin, nous ferons la modélisation proprement-dite des données.

2.1. Diagnostic du système actuel du magasin central de la société Banro Congo/Bukavu

2.1.1- Champ d’action

Le magasin central de la société Banro Congo Mining/Bukavu est communément connu sous le nom « store » en anglais. L’utilité du ‘‘store’’ est liée au staff local et surtout au site. Le staff local est constitué du bureau administratif qui se trouve à Bukavu ; ce bureau est subdivisé en départements. Et le store doit répondre aux besoins de chaque département. Le site est constitué de projets d’explorations et d’exploitations de la société Banro ; actuellement nous retenons encore les sites de Twangiza, Namoya, Lugushwa et Kamituga que le ‘‘store’’ approvisionne en équipements de travail, en produits vivriers et manufacturés selon les besoins.

2.1.2-Activités principales du ‘‘store’’

Comme dans tout autre magasin classique, les activités principales du ‘‘store’’ consistent dans trois mots clés : demande, réception et livraison. La demande d’un produit s’effectue moyennant un document appelé : « la réquisition », la réception prenant en compte les entrées de produits dans le ‘‘store’’ s’effectue moyennant « l’accusé de réception » et la livraison prenant en compte les sorties le fait moyennant « le bordereau d’expédition ».

En ce qui concerne la demande de produits, plusieurs signatures valorisent une réquisition pour l’approuver ; le gestionnaire du magasin signe sur cette réquisition, le récepteur y appose aussi sa signature, le responsable de la logistique et si nécessaire le Vice-président également.

En ce qui concerne la réception de produits, elle s’effectue en fonction de l’achat à crédit ou cash auprès des maisons d’abonnement considérées comme fournisseur moyennant un bon de commande. En effet, la société Banro détient dans son magasin central une grande quantité d’exemplaires de bons de commande qu’elle fait fabriquer ailleurs ; ce document est donc considéré comme l’une des fournitures de bureau contenues dans le ‘‘store’’.

Au niveau de sites, le gestionnaire du magasin peut accuser réception soit en lettre ou soit par un tableau comportant en titres la description de produit, la quantité demandée, la quantité reçue, les références et les observations liées au produit ; dont voici la représentation :

Description	Qty d	Qty rec	Ref	Obs

Ici à Bukavu, on n’envoie pas d’accusés ou de bordereaux de réception, mais le récepteur place sa signature sur la réquisition pour approuver qu’il a reçu le produit selon son besoin.

En ce qui concerne la livraison ou l’expédition de produits, cette activité comprend quatre étape : la réception, le contrôle, l’empaquetage et l’expédition proprement-dite.

En effet, à l’entrée d’un produit, le gestionnaire du magasin en fait le ‘‘checking’’ ou contrôle. Le contrôle se fait sous deux aspects : la qualité et la quantité de produits. Ce contrôle s’effectue également à partir du produit original et permet de vérifier que le fournisseur ne se serait pas trompé par mégarde ou si le produit est conforme à la commande; toute faille constatée doit être signalée au chargé des achats.

L’empaquetage quant à lui, c’est dans le cadre d’ordonnancement ou arrangement des produits ; il s’agit ici d’un facteur déterminant dans l’expédition. Toujours faut-il tenir compte, lors de l’empaquetage, des notices de la nature de produits à expédier.

Quant à l’expédition proprement-dite, avant d’expédier, le gestionnaire du magasin doit veiller aux documents d’expédition des produits demandés par la réquisition. Partant, il élabore un document appelé le « bordereau d’expédition » qui accompagne les documents expédiés. Il faut encore dire que la réquisition sert de lampe témoin pour élaborer le bordereau d’expédition.

b) Modèle d’une réquisition

2.1.3-La tenue de la fiche de stock

Chaque produit a sa fiche de stock. Pour compléter une fiche de stock au sein du ‘‘store’’, le gestionnaire du magasin prend en compte les « shelves » et les « bins ». Un « shelf » représente le ranger contenant un ensemble de produits de meme nature ; par contre, un « bin » représente l’étagère ou l’emplacement de chaque produit dans le magasin central.

Exemple : Item Name : Blue pen

Shelf : A

Bin : A1

Min Stock level : 50

En effet, le « minimum stock level » ou stock minimum est la quantité à partir de laquelle le gestionnaire du magasin peut faire passer une commande sous peine de tomber dans une situation indésirable de rupture de stock.

Tableau de Fiche de stock

Item Name: Blue pen

Shelf: A

Bin: A1

Minimum stock level: 20

Date

Initial

Stock

Qtty received

Qtty dispensed

Balance

Given by

Taken by

Observation

12/05/012 14/06/012 22/06/012 29/06/012 10/07/012 15/07/012 31/07/012

50 75 55 30 20 65 55

0 0 0

0 0

25 20 15

75 55 30 20 65 55 50

Denise Denise Denise Denise

Freddy Freddy Freddy

Gordon

Pascal

Christian

Raymond

Nathalie

Christian

Willy

2 brockens

1 brocken 1 brocken

2 brockens

1 brocken

2 brockens

2.1.3-L’inventaire

« L’inventaire recense tout ce qui constitue la situation réelle de l’entreprise à la date du bilan

(biens, créances, ressources externes) » [MON1993]

Nous pouvons présenter le modèle du formulaire d’inventaire du ‘‘store’’.

					ENGINE
1	Auger machine	pce	1		KAL508	Out of order	Bukavu	Bukavu	Sent back
2	Auger machine	pce	1	Atlas Copco Cobratt	KAL507	In use	Geologist	sites
3	Campactor	pce	1	AMMANN91730	AR65	In use	Logistic	Bukavu	Campactor

KITCHEN
1	Fork	pce	20		In use	Store logist	Bukavu
2	Fork	pce	8		In use	Store logist	sites	Sent back
3	Knife	pce	2	???	In use	GIS	Bukavu

					IMMEUBLE
1	Office	pce	1				Office	Bukavu	Durable materials
2	VIP House	pce	1				Guests	sites	Durable materials
3	Tents	pce	19	3X3m(AwningnTent)		In use	Muhumba	Bukavu	Wooden

					ACCOMODATION
1	Agrafeuse	pce	4			In use	Office	Bukavu	Office
2	Ethernet Switch	pce	1	DES-10240	F30H4AA004934	In use	Office	Bukavu
3	Ethernet Swich	pce	1	1-Direct	46095	In use	Office	Bukavu	William

2.1.4- Comportement des sites face à l’offre et à la demande des produits

Les sites tout comme le staff local étalent leurs réquisitions en fonction des besoins. Ces besoins peuvent être de trois ordres : les besoins d’ordre géologique, les besoins d’ordre nutritionnel ainsi que ceux du personnel des sites.

En ce qui concerne les besoins d’ordre nutritionnel, les sites envoyaient des réquisitions à tout bout de champs par le passé. Au fil de temps, ils ont résolu d’en envoyer celles susceptibles d’assurer une couverture de stock mensuellement ; c’est pourquoi de nos jours, chaque site envoie une réquisition par mois. Il en est de même pour les besoins d’ordre géologique sauf qu’ici, en cas d’urgence, l’on envoie des réquisitions même par e-mail qui doivent trouver une issue dans un bref délai.

2.2. Analyse de flux

« L’analyse des flux permet de représenter le fonctionnement global de l’entreprise. Un flux de données est la représentation d’un échange d’informations entre deux acteurs » [KAS2011c].

« Le diagramme des flux permet au concepteur de classer les acteurs en deux catégories : l’entreprise et le domaine étudié » [KAS2011d].

Dans le but de faire la modélisation du système existant qui soit le reflet du domaine étudié de manière à répondre enfin aux réels besoins de l’utilisateur, nous allons élaborer le diagramme de flux qui nous permettra, moyennant un schéma de circulation de l’information, d’établir deux autres outils d’analyses informatiques à savoir le tableau de BAHL et la matrice des

flux.

2.2.1- Diagramme de flux

Partant du diagramme de flux ci-haut, les informations au sein du magasin central circulent de la manière suivante :

demande de produits : c’est l’expression du besoin de personnel soit dans le staff local soit dans le site ;
offre à viser : le gestionnaire du magasin expose ce besoin au responsable de la logistique, en cas de nécessité ;
réquisition : il s’agit du formulaire que le gestionnaire du magasin délivre au personnel pour que ce dernier fasse la commande des produits dont il a besoin ;
Approbation : le responsable de la logistique signe la réquisition en provenance du personnel autorisant au gestionnaire du magasin la sortie du/des produit(s) en question ;
stock alerte : lorsqu’une situation de rupture de stock d’un ou de plusieurs produit(s) s’annonce, le gestionnaire du magasin fait rapport au responsable de la logistique ;
présentation de la réquisition : le responsable de la logistique s’entretient avec le Viceprésident pour valider la réquisition ;
demande de fond : le responsable de la logistique formule une demande de fond auprès de finances à base de la réquisition validée par le Vice-président ;
ordre de réapprovisionnement : le responsable de la logistique donne ensuite à un logisticien ou chargé des achats l’ordre d’acheter une quantité donnée de produits ;
commandes lancées à des maisons d’abonnement : le logisticien ou chargé des achats passe des commandes de réapprovisionnement auprès d’un ou de plusieurs fournisseur(s), moyennant le bon de commande, et se fixe avec lui (eux) sur les modalités de paiement ;
livraison : le fournisseur livre les produits commandés au logisticien ou chargé des achats et ce dernier les transporte jusqu’à destination, dans le store.
réception : avant de recevoir ces produits dans le magasin, le gestionnaire de store en fait le checking sur base du bon de livraison fourni par le fournisseur ; en d’autres termes, il vérifie si la qualité et la quantité des produits sont conformes à la commande ;
rapport : le logisticien ou chargé des achats présente au responsable de la logistique la situation des opérations d’approvisionnement effectuées. Cela permet à ce responsable de s’assurer que la commande est conforme à la livraison appréciée par le gestionnaire du magasin central ;
avis d’expédition : le gestionnaire du magasin à son tour peut approvisionner les sites en produits, selon leurs besoins, moyennant un bordereau d’expédition ainsi que le staff local à base de réquisitions lui présentées ;
inventaire : le responsable de la logistique fait le contrôle du magasin central à travers l’inventaire que le gestionnaire du magasin lui présente.

2.2.2- Tableau de BAHL

â„–	Flux	Données véhiculées		Origine		But
1	Demande de produit	- Nom du produit - Sa description - Quantité demandée		Personnel		Gestionnaire du magasin
2	Offre à viser	- Nom produit - Sa description - Quantité demandée		Gestionnaire magasin	du	Responsable de la logistique
3	Réquisition	- Nom produit - Sa description - Quantité demandée - Quantité à expédier - Date - Sa destination - Signatures		Gestionnaire magasin	du	Personnel
4	Approbation	- Nom produit - Sa description - Quantité demandée - Quantité à expédier - Date - Sa destination - Signatures		Personnel		Responsable de la logistique
5	Stock alerte	- Nom produit - Description - Quantité à acheter - Prix unitaire - Prix total		Gestionnaire du magasin		Responsable de la logistique
6	Présentation de la réquisition	- Nom produit - Description - Quantité à acheter - Prix unitaire - Prix total		Responsable de la logistique		Viceprésident
7	Demande de fond	- - --- -	Nom produit Description Quantité achetée Prix unitaire Prix total Signatures	Responsable de la logistique		Financier
8	Ordre de réapprovisionnement	- ---- - -	Nom produit Description Quantité achetée Quantité délivrée Prix unitaire Prix total Modalités paiement	Responsable de la logistique		Logisticien ou chargé des achats
9	Commandes lancées à des maisons d’abonnement	- --- -	Nom produit Description Quantité achetée Quantité délivrée Signatures	Logisticien ou chargé des achats		Fournisseur
10	Livraison	- - --- -	Nom produit Description Quantité achetée Prix unitaire Prix total Signature	Fournisseur		Logisticien ou chargé des achats
11	Réception	- - - - --- -	Produits demandé Description Quantités demandées Quantités reçues Quantités expédiées Références Observation Signatures	Logisticien ou chargé des achats		Gestionnaire du magasin

12	Rapport	- Nom produit - Description - Quantité achetée - Prix unitaire - Prix total - Modalité de paiement - Signature		Logisticien/chargé des achats		Responsable de la logistique
13	Avis d’expédition	- Produits demandés - Quantité demandée - Quantité reçue - Quantité expédiée - Date d’expédition - Références - Observations - Nom de gestionnaire du magasin - Nom du chauffeur - Signatures		Gestionnaire du magasin		Personnel
14	Inventaire	- Nom produit - Quantité en stock - Modèle du produit - Numéro série - Conditionnement - Usager - Destination - Observation		Gestionnaire du magasin		Responsable de la logistique

II.2.3- Matrice de flux

2.3 Les exigences d’une gestion efficace de stocks

« La direction a deux tâches fondamentales en ce qui concerne la gestion des stocks. L’une est d’établir un système de contrôle des stocks et l’autre est de prendre des décisions quant à la quantité à commander et au moment où il convient de le faire. Pour être efficace, la direction doit posséder :

un système de prise d’inventaire (contrôle des stocks de produits en cours et commandés) ;
une précision fiable de la demande qui comprend un indice d’erreur de précision possible ; 3) une connaissance des délais d’approvisionnement et de la viabilité de ces délais ;
une évaluation raisonnable des coûts de possession des stocks, de transmission de commande et de pénurie ;
un système de classification des articles en stock » [WIL2001].

2.4. Les besoins des utilisateurs

Des observations que nous avons faites ont découlé les éléments suivants, déterminant les besoins des utilisateurs ; notamment les besoins du gestionnaire de « store » à savoir :

produire un logiciel dont l’état de sortie offre la possibilité d’imprimer une réquisition : outil de contrôle du gestionnaire du « store », ceci lui faciliterait la tâche dans l’analyse des besoins du personnel ainsi que dans l’enregistrement, la modification et l’actualisation des données lors de la demande et la livraison des produits ;

produire un logiciel qui soit de nature à présenter la fiche de stock pour chaque produit tout en déterminant, de façon automatisée, les calculs y relatifs ;

produire enfin, un logiciel qui soit en mesure d’établir un inventaire automatique : c’est d’ailleurs l’objectif ultime de ce travail puisque les processus d’élaboration des inventaires requièrent toujours un dur labeur de la part des magasiniers de la société Banro. D’où cet inventaire automatique devra présenter fidèlement la situation du store, pour ainsi dire, il sera le reflet de l’inventaire physique.

Dans le noble objectif de porter satisfaction aux besoins évoqués ci-haut, nous allons abonder dans la modélisation des données en vue de déboucher sur l’implémentation dudit logiciel.

2.5 La modélisation des données

2.5.1- Le dictionnaire de données

« Le SGBD gère un dictionnaire de données (ou catalogue), qui contient la description précise des composants du schéma de la base de données. Ce dictionnaire est utilisé par le SGBD mais accessible à l’utilisateur » [HAI2009].

Tables Champs Types Tailles

T_EQUIPEMENT -Shelf : Texte 5

Name_Equipement : Texte 50
Observation : Texte 50

T_ITEM - Bin : Texte 5

Item_Name : Texte 40
Unit : Texte 10
Quantity : Numérique Entier long
Model : Texte 25
Serial_Number : Texte 30
Conduction_Status : Texte 255
User : Texte 25
Location : Texte 255
Date_received : Date/heure Date générale
Date_expiry_item : Date/heure Date abrégée
Comment : Texte 50

T_STOCK - CodeStock : Texte 5

Description : Texte 50
Project : Texte 25
DateDispatched : Date/heure Date complète
Initial_stock : Numérique Entier long
Quantity_received : Numérique Entier long
Quantity_dispatched: Numérique Entier long
St_Balance : Numérique Entier long
Min_stock_level : Numérique Entier long
Given_by : Texte 30
Taken_by : Texte 30
Observ_stock : Texte 50

2.5.2- Le Modèle Conceptuel des Données (MCD)

« Le MCD (Modèle Conceptuel de Données) est un modèle abstrait de la méthode Merise permettant de représenter l’information d’une manière compréhensible aux différents services de l’entreprise. Il permet une description statique du système d’informations à l’aide d’entité et d’association.

Les concepts de base pour concevoir le modèle conceptuel sont : - Entité, - Propriété, - Identifiant, - Occurrence, - Relation(Association), - Cardinalité, - Contraintes d’Intégrité Fonctionnelles (CIF).

a) Entité

Une entité est un élément (objet, individu) du monde réel défini par une existence propre et utile pour l’organisation étudiée, des occurrences multiples (c’est-à-dire au moins deux) et des propriétés (au moins une dont un identifiant)

Pour le cas de notre travail, nous avons déterminé trois entités à savoir :

ITEM : il s’agit de l’entité qui représente tous les produits contenus dans le ‘‘store’’.

Par exemple, Pen est une entité qui représente le produit ‘‘stylo’’ ;

EQUIPEMENT : il s’agit de l’entité qui représente l’ensemble des produits de même

nature.

Par exemple, Stationnaries est une entité qui représente les fournitures de bureau ;

STOCK : il s’agit de l’entité qui représente les différents mouvements de produits au sein du ‘‘store’’. Cette entité permet donc d’avoir les informations essentielles sur le stock pour chaque produit.

Identifiant

Un identifiant, c’est une propriété qui permet de distinguer sans ambigüité, une occurrence d’une entité de toutes les occurrences. On le désigne souvent par le symbole (#).

Parmi tous les attributs de l’entité, l’identifiant est un attribut ou un ensemble d’attributs permettant de déterminer une et une seule entité à l’intérieur de l’ensemble.

Graphiquement les identifiants sont les attributs soulignés.

Propriété ou Attribut

Une propriété est une information élémentaire (rubrique, donnée) manipulable par le concepteur. Une propriété doit être décrite par un nom de propriété et prendre des valeurs ayant un sens dans le Système d’Information.

STOCK

CodeStock

Description

Date_dispatched

Quantity_received

Quantity_dispatched

St_Balance

Minimum_Stock_level

Given_by

Taken_by

Observ_Stock

EQUIPEMENT

Shelf

Name_Eq

Observation

Pour le cas de notre travail, essayons de donner les propriétés liées à chaque entité par la représentation suivante :

ITEM

Bin

Name_Item

Unit

Quantity

Model

Serial_number Date_received

Date_Item_expiry

Conduction_statut

User

Location

Comment

BANRO_BOOKS

Banro books

Documents de Banro

Occurrence

PLUMBING

Plumbing

Equipement pour la plomberie

FUEL

Fuel

Approvisionnement carburant

OTHERS_EQUIPEMENT

Others equipements

Produits divers

KITCHEN

Kitchen’s equipement

Produits de cuisine

STATIONNARIES

MACHINE

Stationnaries

Fourniture de bureau

Campement

Machine

Engins et outils de travail

ELECTRICITY

DRIL

Electricity

Equipements d’électricité

Dril equipement

Equipement de géologie

DRINKING

CAMPEMENT

Drinking equipement

Produits liquides consommable

Campement

Produits de campements

Une occurrence est un élément individualisé d’un objet appartenant à cet objet ; en d’autres termes, c’est un exemplaire de l’entité. A titre indicatif, pour l’entité EQUIPEMENT, nous avons au sein du magasin central de Banro/Bukavu onze occurrences que voici :

Relation ou association, cardinalités et Contraintes d’Intégrité Fonctionnelles (CIF)

Une relation est un lien (une association) qui unit deux entités (objets) ou plusieurs. Les relations sont caractérisées, comme les entités, par un nom et éventuellement des attributs.

La cardinalité quant à elle est le nombre de participations d’une entité à une relation.

On obtient ainsi les différents types de cardinalités : 0-1 (au plus un), 1-1 (un et un seul), 0-n (zéro ou plusieurs), 1-n (un ou plusieurs) et n-n (plusieurs à plusieurs).

Les CIF, à leur tour, permettent d’optimiser le MCD. En effet, elles permettent de minimiser le nombre de caractères dans la base de données. Une CIF indique que l’une des entités est totalement déterminée par la connaissance de l’autre.

2.5.3- Le Modèle Logique des Données (MLD)

a) MLD Relationnel

ITEM (#Bin, #Shelf, #CodeStock, Name_Item, Unit, Quantity, Model, Serial_number,

Date_received, Date_Item_expiry, Conduction_sta tut, User, Location, Comment)

STOCK(#CodeStock, Description, Date_dispatched, Quantity_received, Quantity_dispatched,

St_Balance, Minimum_Stock_level, Given_by, Taken_by, Observ_Stock)

EQUIPEMENT(#Shelf, Name_Eq, Observation)

b) Schéma du MLDR

2.5.4- Le Modèle Physique des Données (MPD)

C’est la traduction du MLD dans un langage de description des données spécifiques ; c’est-àdire mettre le MLD sur un support physique. En d’autres termes, c’est la mise en place de la base de données ; c’est-à-dire implanter une à une de chaque table en créant leur structure puis en les remplissant de données.

Le but du MPD est d’adapter le Base de données aux spécifications du SGBD et de l’aspect matériel sur lequel doit tourner l’application.

Ainsi pour concevoir le MPD, on doit se référer au type de SGBD et du logiciel d’implantation utilisé. » [KAS2010c]

Pour notre cas, nous avons utilisé le SGBD relationnel.

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