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CHAPITRE DEUXIEME : ANALYSE ET CONCEPTION D’UN SYSTEME D’INFORMATION INFORMATISE

II.1. Analyse de l’existant 

Dans cette partie, il sera question de mener une  analyse critique  des différents documents essentiellement utilisés pour les approvisionnements, de la circulation de l’information au sein du Bureau approvisionnement, ainsi que de la proposition de solutions.

II.1.1. Documents existants

Les documents existants au Bureau Approvisionnements de la BCC/Bukavu sont les suivants :

  • La fiche de demande d’offre

C’est le document utilisé pour s’enquérir de la disponibilité et des prix des articles chez les fournisseurs avant de décider de la passation ou non de la commande. Elle se présente comme

suit :

Tableau II.1 : Fiche de demande d’offre

BANQUE CENTRALE DU CONGO

 Direction Provinciale de Bukavu

            

            DEMANDE  D’OFFRE

QUANTITE  

ARTICLES

PRIX  UNITAIRE

            

            Bukavu, le…………….......

                                                                     LE FOURNISSEUR

             

            (Sceau de l’Etablissement)

  • Le tableau comparatif des prix

Il  reprend les  prix respectifs pour chaque article. Ce tableau sert à la sélection du fournisseur sur base du prix  et éventuellement la qualité des produits. Il répertorie les trois  fournisseurs chez qui les demandes d’offre ont été envoyées.

 Il se présente comme indiqué à la figure de la page suivante :

Tableau II.2 : Tableau comparatif des prix

BANQUE CENTRALE DU CONGO  

Direction Provinciale de Bukavu

            TABLEAU COMPARATIF DES PRIX

QUANTITE

DESIGNATION ARTICLE

1er

FOURNISSEUR

2ème 

FOURNISSEUR

3ème

FOURNISSEUR

MAISON RETENUE

Bukavu, le…………….....................

                                                                                               Pour le Bureau Approvisionnement

  • Le bon de commande

C’est le document utilisé pour le réapprovisionnement. 

Tableau  II.3 : Bon de commande

                                                   BANQUE CENTRALE DU CONGO             

Institution des droits publics

RC. Kinshasa N° 143

BP. 2697- KIN 

                                                             

BON DE COMMANDE

N° BON DE COMMANDE

 97770

Fournisseur : ________________________

Adresse : ____________________________

ORIGINAL

Votre offre réf : ______________________

Du : ________________________________

QUANTITE

NATURE DE  LA COMMANDE

PRIX UNITAIRE

PRIX GLOBAL

            Total 

Total en lettres……………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….

……………………. , le …………………..20…….

Cachet,                                                                                    Signatures,

               
  • La réquisition

C’est  le document que les services de la BCC utilisent pour demander  les matériels et/ou fournitures au bureau approvisionnement. Pour les carburants, on utilise un autre document qu’on appelle « Bon de carburant ». Ces  deux documents se présentent respectivement comme ci-dessous :

Tableau  II.4 : Fiche  de réquisition des équipements, matériels et travaux.

BANQUE CENTRALE DU CONGO

 Direction Provinciale de Bukavu

            REQUISITION DES EQUIPEMENTS, MATERIELS, FOURNITURES, IMPRIMES ET TRAVAUX

CODE

DESIGNATION

QUANTITE DEMANDEE

QUANTITE ACCORDEE

STOCK

OBSERVATIONS

             

             

             

REQUERANT,                                    BUREAU APPROVISIONNEMENT,                               SCE ADMINISTRATIF,

                RECEPTION                                                                                                                       DIRECTION

Figure II.1: Bon de carburant.

  • La fiche (individuelle) de stock.

C’est une fiche qui reprend, pour chaque article disponible en  stock, le stock initial, la manière dont s’est fait le mouvement  en quantité (entrée et sortie en stock) ainsi que les quantités restant en stock. Elle se présente comme suit :   

Tableau  II.5: Fiche de stock.

BANQUE CENTRALE DU CONGO                                                              N°……………………

    ECONOMAT

Désignation :…………………………………………………

        1                    2                      3                     4                       5                     6                     7                        

8

Date

N° du Bon de commande

Fournisseur  ou Destination

Entrées

Sorties

Stocks

Dépôts

paraphe

Consommation semestrielle

De……………à …………

20……..

20……..

20……..

20……..

Date et N° de facture 

Fournisseur 

Bon de commande

Prix Unitaire

Prix Total

observation

                                   

II.1.2.  Modèle conceptuel des flux (MCF)

Les buts du MCF sont, entre autres, de représenter les flux échangés entre les domaines d’activités d’une entreprise ou entre les activités d’un domaine d’étude et de délimiter avec précision un champ d’étude.

Dans un champ d’étude, les flux sont soit internes (i.e. échangés à l’intérieur du champ d’étude)  soit externes (i.e. échangés entre le champ d’étude et l’extérieur) [KAS2012].

 
   

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II.1.2. La matrice des flux des données

La matrice des flux est une matrice carrée  où tous les acteurs sont placés en ligne (origine de flux) et en colonne (but des flux) afin  d’assurer que tous les flux échangés par les acteurs du système d’information sont bien mis en évidence [UYE2012]. La matrice des flux modélisant notre domaine est la suivante :

 

Bureau

Approv.

Magasin Stock

Trésorerie interne & Budget

Responsable

Administratif

Service

Trésorerie

Commission de contrôle

Fournisseur 

DIPRO

Siège

Autres services

Bureau

Approv.

-    

-    

-            

TCP+Réquisition

Pour validation

-            

-            

Dmde d’offre ;

Bon de Cmde ;Pyt facture

-            

Dmde ordre de pyt 

-            

Magasin

 Stock

-    

-    

-            

-    

-            

-            

-            

-            

-            

Matériels et fournitures 

Trésorerie interne &

Budget

-    

-    

-            

-    

Bon  de trésorerie

-            

-            

-            

-            

-            

Responsable

Administratif

Enregistrement facture

-    

-            

-    

-            

-            

-            

TCP +

Réquisition 

-            

-            

Service

Trésorerie

Décaissement des fonds

-    

-            

-    

-            

-            

-            

-            

-            

-            

Commission de contrôle

-    

Stockage  + enregistrement 

-            

-    

-            

-            

-            

-            

-            

-            

Fournisseur

Offres validées

-    

-            

-    

-            

Livraison + factures

-            

-            

-             

-             

DIPRO

TCP validé

Réquisition validée 

-            

Factures validées 

-            

-            

-            

-            

-

Siège

Ordre de paiement

-    

-            

-    

-            

-            

-            

-            

-            

-            

Autres services

Réquisition 

-    

-            

-    

-            

-            

-            

-            

-            

-            

Tableau  II.6 : Matrice des flux

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II.1.3. Critique de l’existant

Le système existant présente les lacunes suivantes :

  • tous les documents étudiés ci-dessus sont des pré-imprimés tenus manuellement entrainant ainsi une lenteur et éventuellement des erreurs dans la gestion des approvisionnements et du stock ;
  • le schéma de circulation de l’information dans ce service est trop long : le document doit passer par plusieurs postes avant d’arriver à destination ; ce qui implique que si un responsable est absent du poste, les documents  y trainent en attente de  validation ;
  • la tenue manuelle des fiches de stock alourdit les opérations de stockage étant donné qu’il faut toujours parcourir et compléter des centaines fiches à chaque fois qu’il y a une opération y relative ; parfois, certains documents sont incomplets.

II.1.3. Proposition de solutions 

Eu égard à ce qui précède, nous proposons à la BCC/Bukavu d’automatiser le service chargé des approvisionnements pour remédier aux problèmes susmentionnés. Cela étant, la BCC pourra avoir les informations nécessaires, à temps réel et aux coûts réduits.

L’ordinateur, outil facilitant le travail, ne pouvant remplacer l’homme dans l’accomplissement de son travail, nous proposons également de revoir le circuit de circulation emprunté par les documents, car un long schéma de circulation de l’information rend difficile l’optimisation du temps de traitement.  Le  système est surchargé et le temps d’exécution des tâches  devient de plus en plus long. Ce qui ne faciliterait pas non plus la prise de décision.

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