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CHAPITRE DEUXIEME : DEROULEMENT DU STAGE

    Dans ce chapitre, nous présenterons d’une manière claire et concise le Projet SVS/HGR Panzi ainsi que le déroulement proprement dit de notre stage.

2.1. Calendrier de Stage

Durant notre stage au projet SVS/HGR Panzi, nous avons été affectés dans l’administration précisément aux services de comptabilités PMU/Suède et de MdM-Belgique, service de Logistique et le service de Magasin (dépôt).

Date (début fin)

Services d’affectations

Synthèse d’activités réalisées

Du 09 Aout au 26 Aout 2016

Comptabilité PMU/Suède

-Arrangement des pièces comptables suivant l’ordre chronologique des numéros dans les classeurs ;

-Numérotation et classification des rapports financiers (Banque et Caisse) ;

-Sceller les pièces justificatives des rapports financiers ;

-Scanner les documents des classeurs : Banque et Caisse pour l’audit externe ;

-Saisie du Procès-Verbal du contrôle caisse inopinée

-Brève explication du fonctionnementde logiciel Quick books,…

Du 26 Aout au 27 Aout 2016

Magasin (dépôt)

-Vérification des écarts sur les fiches de stocks et fiches de réceptions.

Du 29 Aout au 05 Septembre 2016

Comptabilité MdM/Belgique

-Sceller les documents de décaissement avec le tempo comptable ;

-Numérotation et classifications des pièces comptables pour l’audit interne

-Photocopier les pièces comptables à expédier pour la consolidation ;

-Brève explication de fonctionnement du logiciel SAGA.

Du 05 Septembre au 09 Septembre 2016.

Logistique

-Saisie des fiches de stock d’inventaire mensuel ;

-Saisie et calcul des factures pro-forma pour la sélection des fournisseurs.

2.2. LES PARTENAIRES FINANCIERS DU PROJET SVS/HGR PANZI

2.2.1. Le PMU-Inter life/Suède

    Le PMU est fondé par les églises pentecôtistes Suédoises en 1965, il a son siège à Stockholm d’où il est l’une des organisations Suédoises de secours international et de développement. Le PMU se concentre principalement sur la santé, l’éducation, les droits de l’homme et l’aide humanitaire, il reçoit son financement du gouvernement Suédois à travers l’Asdi (l’Agence Suédois de Coopération au Développement International), ECHO, Radio Suédoise (radiohjalpen) et autres organisations, des églises membres Suédoises et des donateurs privés .Le PMU gère et cofinance le projet SVS depuis 2004.

2.2.1.1. Le Service de Comptabilité du Projet SVS/PMU

    Le service de Comptabilité consiste à gérer la trésorerie : Banque, Caisse et coffre. Cette comptabilité utilise dix comptes principaux au maximum spécifié par le budget et doit être communiqués aux bailleurs de fonds, mais au cours de cet exercice le projet a utilisé 8 comptes seulement :

  • 21 : Transports/déplacements ;
  • 45 : Médicaments/hygiène ;
  • 51 : Administration ;
  • 61 : Frais de personnel ;
  • 67 : Révision ;
  • 71 : Education/Cours ;
  • 73 : Aliment/logement ;
  • 75 : Cout des matériaux.

Cette comptabilité utilise  le logiciel Quick books pour enregistrer les différentes opérations quotidiennes afin de balancer chaque fin du mois pour voir s’il y a erreur lors de la réconciliation Bancaire.

2.2.1.2.Les Documents importants utilisés dans le projet SVS

  • Le contrat du projet : c’est un document qui prend effet dès sa signature par toutes les parties, le contrat expire une fois le compte-rendu final du projet approuvé par le PMU.
  • Le budget : C’est l’expression chiffrée de la planification, il est annuel mais lorsqu’il devient insuffisant on peut le revoir.
  • Le contrat de financement : le bailleur donne le financement d’une manière anticipative en raison d’insécurité et de risque mais aussi pour ne pas l’utiliser à de fin privé qui ne respecte pas la convention avec le bailleur ;
  • Le suivi budgétaire : Permet de contrôler les lignes budgétaire qui sont en baisse ou en hausse du budget prévu par le bailleur .

L’extrait du tableau de suivi budgétaire proposé par le projet SVS au bailleur de fond PMU.

N° des comptes

Description

Exercices (Approd budget)

Mois (Monthlyexpenses)

Expensadded

Balance

Target (taux)

  • Relevé Bancaire/Extrait bancaire : C’est un document établit par la banque chaque fin du mois et qui consiste à vérifier le fond restant après l’utilisation mensuelle dans le but du projet ;
  • Chéquier :C’est un carnet de chèques, d’où un chèque c’est un ordre de paiement écrit par lequel une personne, titulaire d’un compte bancaire, effectue, à son profit ou au profit d’un tiers, le retrait ou le virement des fonds portés à son crédit ; 
  • Ordre de paiement : C’est un document établit par un client en vue de payer la dette envers son fournisseur, qui a un compte bancaire dans la même banque que son client ;
  • Réconciliation Bancaire : C’est un document établit par la banque en vue d’approuver s’il y a écart lors de transaction effectuée par son client ;
  • Contrôle Caisse :C’est un document établit par le comptable et approuver par la coordination dans le but de vérifier si les fonds alloués aux dépenses de l’organisation sont égales avec leurs pièces justificatives ; ce contrôle se fait 4 fois par mois, dont 2 contrôles inopinés et 2 autres ordinaires et sont sanctionnés par un procès-verbal ;
  • Bon de retrait : C’est un document qui prouve le retrait d’une somme en caisse ou en coffre afin de l’utilisabilité de l’organisation .Mais pour tout retrait caisse ne doivent pas dépassés 200$  dans le cas contraire ont établis  un chèque ou un ordre de paiement ;
  • Bon de versement /Retour en caisse : C’est un document établit par le logisticien pour justifier le surplus lorsque le prix du marché est inférieur au prix d’achat prévu ;

2.2.2. LE MEDECINS DU MONDE- Belgique

    C’est une Organisation Non Gouvernementale médicale membre du réseau international de Médecins du Monde. Cette organisation alloue un budget de 940 mille euros (dont 800 mille sont financés par ECHO). Est active depuis 1997, elle a son siège en Bruxelles. Le Médecins du Monde collabore avec l’Hôpital de la Référence de Panzi depuis Avril 2015, d’où il rejoint le projet SVS a besoin de matériel médical, de médicaments mais aussi de payer  les salaires de ses 115 collaborateurs historique de l’hôpital pour être en capacité de  prendre en charge  170 victimes des violences sexuelles par mois.

2.2.2.1. Le Service de Comptabilité du projet SVS /MdM-Belgique

                     Le service de comptabilité MdM travail au sein du projet SVS dans le but de  gérer la trésorerie.Cette comptabilité utilise le logiciel SAGA proposé par le bailleur afin d’enregistrer les différentes opérations quotidiennes effectués au sein du projet, en suite balancé lesdites opérations chaque fin du mois pour éviter les erreurs lors de la réconciliation bancaire .La demande de fond est mensuelle et se fait chaque le 20 de chaque mois. Le siège transfert le fond en banque par après le projet approvisionne le coffre puis la caisse.

Pour tout approvisionnement Coffre par la Banque on utilise une fiche d’approvisionnement établit par le financier,La caisse ne peut pas dépenser au-delà de 500$ par jours.

Une pièce comptable est constituée par certains documents suivants :

  • Relevé bancaire ou l’extrait bancaire ;
  • Bon de retrait caisse ;
  • Demande de paiement ;
  • Etat de besoin ou bon de réquisition ;
  • Les factures,…

2.2.2.2. Le Service de Logistique  du Projet SVS /MdM-Belgique

                     Ce service consiste à apporter ce qu’il faut là où il faut et quand il faut, la logistique tire son origine dans l’armée.

  1. Les activités logistiques

C’est l’ensemble de la composante  opérationnelle de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, ce qui comprend : la quantification, l’achat, la gestion d’inventaire, les transports, la collecte des données et la soumission des rapports. La gestion de la chaîne logistique est composée des activités logistiques ainsi que de coordination avec la collaboration du personnel ; elle recouvre toujours les fonctions :de transport, stockage, manutention et dans les entreprises de production elle tend à atteindre son domaine en amont vers l’achat et l’approvisionnement, en aval vers la gestion. Les composantes de la chaîne de distribution sont :

  1. Les documents importants utilisés dans le service de la logistique du projet SVS /MdM-Belgique
  • L’état de besoin ou bon de réquisition: C’est un document qui consiste à faire sortir quelque quantité d’un bien dans le magasin (vivres ou non-vivres), avec l’autorisation de la coordination et sous la demande de logisticien.
  • La Note de créance: C’est une pièce utilisée pour justifier une dépense lorsque le prix d’achat prévu est inférieur au prix de vente sur le marché. Cette note est établit pour que la personne qui a effectuée l’achat soit rembourser vu qu’elle a utilisé se propre frais pour cette transaction. Dans le cas contraire on établit un document appelé « le retour en caisse » qui justifie que le prix d’achat prévu est supérieur au prix de vente sur le marché.
  • Justificatif des dépenses : C’est un document qui consiste à justifier si les dépenses effectuée correspondent au bon de réquisition (état de besoin) et si possible on y ajoute les frais de la manutention constitué par : les frais de chargement, transport, le déchargement et le péage route.

2.2.2.3. Le Service de Magasin du projet SVS

C’est un service qui consiste à stocker et à déstocker les  quantités importantes demandés envi de satisfaire certains  besoin au sein du projet SVS. Ce service fonctionne en collaboration avec l’assistance sociale, la cuisine et la logistique.

Schématiquement :

  • L’assistance sociale établit l’effectif et propose à la cuisine, qui est le nombre des victimes des violences sexuelles à héberger au sein de l’hôpital ;
  • La cuisine exprime ses besoins au dépôt en fonction de l’effectif, qui exprime la quantité à consommer par jours ;
  • Le dépôt/magasin consiste à comparer si la quantité demander par la cuisine se trouve en stock ;
  • La logistique donne ordre au magasinier de déstocker la quantité demandé moyennant un bon de réquisition (état de besoin) approuvé par la coordination.

Les documents suivants sont utilisés dans ces services :

  • Fiche de stock: c’est une fiche d’où l’on note le stock physique de départ puis les mouvements de stock (entrées et sorties) souvent en calculant chaque fois le solde. L’extrait de fiche de stock

Date

Mouvement

Quantités

Inventaire théorique

Inventaire physique

Ecart

Entrées

Sorties

Stock

               

=consommation

Le service de dépôt  avec la collaboration de la cuisine sous le contrôle de nutritionniste propose la consommation par personne en fonction de l’effectif, soit la formule suivante :

  • Protocole: c’est la consommation journalière d’une personne en qualité et quantité. Toute quantité servie doit être suffisante, donc elle doit couvrir plus de 2100Kcal par jour, besoins recommandés par  l’OMS pour un adulte.
  • Fiche de Stock: C’est un document qui consiste à confirmer que les quantités achetés des vivres et non-vivres sont conformes à leurs stocks, pour éviter toute perte de poids pour certains biens lors de déstockage on arrondi par excès toute quantité supérieure à 0,5Kg et dans le cas contraire on arrondie par défaut pour toute quantité inférieur à 0,5Kg, afin d’éviter les écarts entre l’inventaire  physique et l’inventaire théorique.

Le projet SVS effectue l’achat de vivres au marché d’approvisionnement de Mudaka d’où sont chargés en colis, mais aussi le PAM soutient le projet en stock vivre.

2.3. DIFFICULTES RENCONTREES

L’hôpital Général de la Référence de Panzi et son projet SVS ne sont pas mis à l’écart des difficultés que connaissent les autres établissements privés à caractères publique de la RD Congo. Ce sont entre autre pour  l’hôpital de Panzi/projet SVS :

  • Le non implication de l’état congolais dans l’assistance des survivantes des violences sexuelles et son irresponsabilité qui entraine l’augmentation de l’effectif journalier des victimes des violences sexuelles au sein de  l’hôpital de Panzi ;
  • La manque d’eau et d’électricité en permanence, fournis par la REGIDESO et la SNEL /Bukavu ;

2.4. APPRECIATIONS PERSONNELLE

     Nous formulons nos appréciations sous deux volets : appréciations positives et difficultés majeurs.

2.4.1. Appréciations positives

  • Les agents du projet SVS /Panzi sont caractérisés par un accueil chaleureux ;
  • Une franche collaboration entre les agents et les stagiaires ;
  • Une bonne initiative aux stagiaires d’où, on a eu beaucoup de temps pour palper nos théories à la pratique surtout en matière de comptabilité et gestion.

2.4.2. Difficultés majeures

 

  • Forte augmentation hebdomadaire des victimes des violences sexuelles causées par l’irresponsabilité de l’Etat congolais dans la lutte contre l’impunité basée sur les viols et violences sexuelles.
  • Lemanque d’eau et d’électricité de la REGIDESO et la SNEL au sein de l’hôpital Général de la Référence de Panzi, ce qui entraîne une forte dépense allouée aux générateurs et aux panneaux solaires mais aussi à des machines qui servent à remonter l’eau de la source en profondeur.

2.5. SUGGESTIONS

    Nous avons d’abord encouragé les bonnes choses que nous avons rencontrées au sein du projet SVS/Panzi.Cependant, pour les autres maux qui rongent cette organisation caritative nous proposons ce qui suit :

A. L’hôpital Général de Référence de Panzi/ projet SVS

  • Dans la mesure possible d’augmenter la capacité d’accueil pour les victimes des violences sexuelles, parce que tous les jours il y a une forte augmentation d’effectif de ses victimes  venant des différents milieux ;
  • Mettre en place des stratégies efficaces pour dénoncer les auteurs de ces crimes et leurs condamnations, qui sont devenu une arme de guerre dans l’Est de la RD Congo.

B. Au Gouvernement de RD Congo

  • Assisté les survivantes des violences sexuelles sur tous les plans en s’impliquant sur l’aspect sécuritaire que matériel ;
  • Appeler l’Etat congolais à prendre sa responsabilité dans la lutte contre l’impunité dans tout le pays particulièrement dans la partie Est du paysd’où la guerre à répétition et l’insécurité sont à la base de viol et violence faite aux femmes et aux enfants.

C. A L’Université Evangélique en Afrique

  • Entretenir un cadre de collaboration avec les organisations/entreprises environnantes pour la facilitation des stagiaires ;
  • Organiser une séance de suivi pour les stagiaires afin de mieux

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