INTRODUCTION

0.1. Problématique

Le besoin d’acquisition des matériels et  fournitures (consommables) se pose dans les organisations. En effet, pour être rationnelles, celles-ci doivent assurer le suivi quant à l’acquisition et à l’usage des matériels et fournitures par des moyens et outils de gestion adéquats.

Etant donné les caractéristiques  des stocks  (épuisables et renouvelables), la nécessité de les  renouveler   est un impératif et une urgence qui n’épargne pas les gestionnaires de la Banque Centrale du Congo/Direction provinciale de Bukavu pour leur permettre la réalisation de leurs tâches quotidiennes.

Cependant, les outils et moyens mis en œuvre pour la gestion des approvisionnements et des stocks des matériels et fournitures à la direction provinciale de Bukavu sont inappropriés, vu l’évolution technologique.

En  effet, la tenue manuelle des bons de commande, fiches de stocks, réquisitions, tableaux comparatifs des prix et autres documents nécessaires est une source de lenteur et d’erreurs dans l’exécution des tâches quotidiennes. Tous les documents à leur disposition sont des pré-imprimés qu’ils complètent manuellement. Parfois on trouve des rubriques  incomplètes, des ratures mais aussi la perte des certaines informations pourtant nécessaires. 

 De ce qui précède, nous nous posons une série de question qui  guidera nos pas tout au long de notre travail :  

• Quels moyens peut-on mettre en œuvre pour assurer une bonne gestion des approvisionnements à la BCC/Bukavu ? 
• Quelles sont les conditions qui déclenchent l’opération d’approvisionnement ?
• Comment assurer le suivi et la statistique de consommation par service ?

• Hypothèse

Dans le cadre de notre travail, nous émettons l’hypothèse que le recours aux outils et moyens de traitement  automatique de l’information aiderait  la Banque Centrale du Congo/Bukavu à mieux gérer  ses approvisionnements, à assurer le suivi des matériels et des fournitures,  lui évitant ainsi les risques de rupture de stock, un stockage dépassant le seuil désirable ainsi que la lenteur et les erreurs dues à la tenue manuelle des fiches. De ce fait, l’automatisation des approvisionnements permettra à la BCC/Bukavu d’obtenir des informations précises sur la quantité de matériels et fournitures en stock et celle qu’il faut acheter, ainsi que sur les statistiques de consommation par service et/ou par période.

• Etat de la question

Pour aborder ce sujet, nous avons parcouru quelques travaux de nos prédécesseurs.

• D’abord le travail de fin de cycle présenté par BAGULA ZIRAJE à la Faculté des Sciences économiques et de gestion l’année académique 2005-2006 sur le  « Problème d’approvisionnement en inputs de base à la BRALIMA et son impact sur le profit ». Ici l’auteur  s’est fixé l’objectif de savoir comment la fonction vente influence l’approvisionnement des stocks des matières premières à la Bralima. 

Il a constaté  que la méthode utilisée dans la gestion des stocks est celle communément appelée FIFO (First In First Out, en français premier entrée premier sortie) et que le stock minimum des matières premières  est celui couvrant la période de quatre mois qu’il a expliqué par des tableaux de prévision et rythme  de consommation illustrant les différentes étapes. 

L’auteur a fini par l’évaluation des coûts d’approvisionnement et a constaté qu’au cas où l’entreprise réduit ses charges d’approvisionnement, elle maximise son profit tout en tenant compte du niveau des prix sur le marché, du niveau de la demande, du rendement des facteurs de production et de la répartition des coûts.

• Et puis le travail de fin de cycle présenté par MWAMINI MWANDULO Thérèse à la Faculté des Sciences l’année académique 2008-2009 sur la « Gestion de stock des fournitures de bureau cas de la BCDC ». Dans ce  travail, l’auteur s’est fixée comme objectif la mise en place d’un logiciel capable de gérer le stock de fournitures de bureau. Elle  a présenté les modalités et les étapes nécessaires  pour assurer une bonne gestion de stock et la répartition des fournitures de bureau dans les services  pour la consommation.

En nous inspirant de ces travaux, nous allons, en ce qui nous concerne, nous orienter plus vers la

conception et le développement d’un logiciel permettant un suivi adéquat des

approvisionnements (achats),  le stock et l’affectation des matériels et fournitures, non pas dans un but du lucre, mais plutôt pour usage final dans les services à la Banque Centrale du Congo/Direction provinciale de Bukavu.

• Choix et intérêt du sujet

Le choix porté sur  la « GESTION AUTOMATISEE DES APPROVISIONNEMENTS EN MATERIELS ET FOURNITURES. Cas de la BCC/Bukavu » est très significatif dans la mesure où nous  voulons analyser  et apporter, selon que nous le pouvons, la solution aux problèmes  résultant de la mauvaise gestion des matériels et fournitures dans les entreprises en général et à la Banque Centrale du Congo direction provinciale de   Bukavu en particulier. 

Le souci majeur  qui nous anime est de montrer que l’automatisation des approvisionnements est d’une importance capitale dans la prise de décision et l’usage des matériels. Elle permet sans doute  d’éviter des erreurs et de la lenteur dans la prise de décision. Ce travail constitue aussi un point de départ pour tout scientifique  qui orientera ses recherches dans le même angle d’idées.

• Délimitation et subdivision du travail.

Notre travail se limite aux opérations d’acquisition, de stockage et d’affectation des  matériels et fournitures au sein du service Administration de la Banque Centrale du Congo Bukavu et s’étend sur la période allant  de juillet 2011 à juillet 2012, soit une année.

Hormis l’introduction et la conclusion générales, notre travail se subdivise en deux chapitres : Le chapitre premier présente le cadre théorique du travail, des généralités sur la BCC/Bukavu et sur les approvisionnements. Le chapitre deuxième concerne la conception d’un système d’information informatisé, la modélisation, l’implantation et la présentation du logiciel.

• Méthode et techniques utilisées

Pour nous permettre d’atteindre nos objectifs, nous évoquons, sous ce point la méthode que nous avons utilisée,  à savoir la méthode MERISE.  « MERISE est un acronyme signifiant Méthode d’Étude et de Réalisation Informatique par les Sous-Ensembles ou pour les Systèmes d’Entreprise. Elle est une méthode de conception, de développement et de réalisation de projets informatiques qui date de 1978-1979, issue des travaux de Hubert  Tardieu» [KAS2012].

Nous avons usé de cette méthode pour l’analyse et la compréhension des problèmes, la décomposition de ces problèmes dans les différents cas, mais aussi pour produire les différents modèles nécessaires pour notre travail.

Quant aux techniques de recherche, il sied d’énumérer :

• la technique documentaire qui nous a permis de fouiller les archives et les documents administratifs, les livres, les travaux de fin de cycle et mémoires.
• la technique des interviews est «une opération d'entretien au cours de la quelle l’enquêteur interroge ses enquêtés» [KAS2012].  Elle  nous a permis d’obtenir gain de cause au moyen des séances d’entretien et des question-réponses  avec les responsables du service concerné.  
• la technique d’observation qui nous a permis de d’obtenir des informations par une observation déductive des faits.

0.7. Difficultés rencontrées

Au cours de ce travail, les difficultés qui nous ont le plus frappé sont celles liés à l’accès aux informations. 

En effet, vu les caractéristiques  très confidentielles de la BCC/Bukavu et des données qu’elle traite, nous avons eu du mal à accéder à certains documents contenant  pourtant des informations pertinentes pour l’élaboration de ce travail.

En plus, vu l’insuffisance du personnel dans cette institution, certains responsables étaient tellement occupés et, le cas échéant, ils ne nous  accordaient qu’un très court instant de dialogue et, à défaut, c’étaient des rendez-vous manqués.